Realna ocena swojej siły zakupowej

Bądź realistą w ocenie swej siły negocjacyjnej! Jeśli jesteś przedstawicielem małej firmy i poszukujesz outsourcera do obsługi kilkudziesięciu PC-tów, miej świadomość, że Twoja siła negocjacyjna w zetknięciu z dużym outsourcerem będzie niewielka. Jeśli nawet zdecyduje się on przedstawić Ci swoja ofertę, to prawdopodobieństwo zmiany zaproponowanych przez dostawcę standardowych warunków umowy będzie małe. I odwrotnie - będąc przedstawicielem dużej organizacji dobrze się zastanów, zanim oddasz swój kluczowy system do obsługi małemu usługodawcy. Nawet jeśli będziesz w stanie wymusić na nim niemal dowolne zapisy kontraktowe, w tym choćby wielkie kary umowne, należy się zastanowić, czy taka firma rzeczywiście będzie w stanie wywiązać się z przyjętych zobowiązań. Pamiętać jednak należy, że nie zawsze poszukiwanie równego sobie partnera musi być konieczne. Być może w niektórych przypadkach zachowanie pewnej dysproporcji pomiędzy stronami umowy może być uzasadnione. Poza kwestiami związanymi z samą skalą operacji i kontraktu, warto też wziąć pod uwagę dojrzałość procesową organizacji dostawcy oraz porównać ją ze stopniem naszego rozwoju. Wydaje się, że w chwili obecnej polski rynek zapewnia już dość spory wybór usługodawców, więc dla większości procesów przetargowych z pewnością możliwe będzie zaproszenie kilku rozsądnie dobranych, potencjalnych oferentów.

Specyfika kontraktu

Temat ten był już w nieco zbliżonej formie podnoszony w kontekście przygotowań długofalowych do renegocjacji, tym niemniej warto go tu jeszcze raz przywołać, jako że w samym procesie renegocjacji odgrywa on również bardzo istotną rolę. Jeśli do obsługi zewnętrznej klient oddał proces lub obszar powtarzalny i powszechnie dostępny na rynku, wówczas w przyszłych negocjacjach będzie miał w ręku silne argumenty, a wyszukanie alternatywnego dostawcy nie będzie rodziło żadnych problemów. Jeśli zaś pierwotna umowa outsourcingowa dotyczyła unikalnego środowiska bądź systemu IT, a ponadto firma klienta w trakcie funkcjonowania kontraktu pozbyła się wiedzy związanej z tym specyficznym środowiskiem, wówczas znalezienie alternatywy dla obecnego dostawcy może być bardzo trudne lub wręcz niemożliwe.

Gotowość do zmian

Świat się zmienia, otoczenie biznesowe się zmienia. Zmienia się i outsourcing. Kontrakty stają się krótsze. Klienci posiadają coraz większą wiedzę. W dzisiejszych czasach przepisanie na nowo kontraktu nie jest substytutem dbania o konstruktywną relację z dostawcą. Tam, gdzie w relacjach z outsourcerem pojawiają się poważne problemy, odpowiedzią może być zerwanie umowy i uruchomienie nowego przetargu. Ale choć nowy przetarg jest bardziej medialny, mądre firmy starają się po cichu uzyskać większą wartość z obecnego kontraktu outsourcingowego.