Minimalizowanie barier kontraktowych związanych z wyjściem

W tym obszarze proponuję zwrócić uwagę na dwie zasadnicze kwestie. Pierwszą jest upewnienie się, że posiadana przez klienta pierwotna umowa daje jasną i sprawiedliwą podstawę do jej zakończenia "z powodu" i "na życzenie". Nawet jeśli wyjście z kontraktu będzie się wiązało z poniesieniem określonych opłat na rzecz outsourcera, to fakt posiadania przez klienta takiej opcji będzie niewątpliwie działał na dostawcę mobilizująco. Drugą kwestią jest wyjaśnienie wątpliwości związanych z transferem i zachowaniem zasobów ludzkich oraz własności intelektualnych.

Zachowanie wiedzy eksperckiej z outsourcowanego obszaru

Zarówno sama umowa, jak i sposób naszego działania już po podpisaniu kontraktu musi zapewnić, że po stronie klienta pozostanie określona wiedza z outsourcowanego obszaru, która w razie niepowodzenia relacji z outsourcerem umożliwi bezpieczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa przez okres wymagany do ustabilizowania sytuacji. Istotne jest więc takie poprowadzenie relacji z outsourcerem, żeby z biegiem czasu nie tracić umiejętności rozumienia technicznych i funkcjonalnych aspektów kontraktu. W większości przypadków (może z wyjątkiem tych najmniejszych umów) pożądane jest uruchomienie dedykowanego biura zarządzania kontraktem (Contract Management Office).

W krótkiej perspektywie

Dla efektywności procesu renegocjacji nie mniej istotne jak działania długoterminowe, jest też właściwe przygotowanie się w krótkiej perspektywie. Również i tu warto zwrócić uwagę na trzy kluczowe kwestie, których odpowiednie zaadresowanie może znacznie wzmocnić pozycję negocjacyjną klienta.

Właściwy timing procesu

Przy rozpoczynaniu procesu renegocjacji umowy absolutnie kluczową sprawą jest ustalenie i konsekwentne trzymanie się właściwego timingu procesu. Warto sobie uświadomić, że dla większych kontraktów outsourcingowych określić można następujące, szacunkowe czasy trwania poszczególnych etapów:

- 2 do 6 miesięcy trwa zazwyczaj proces renegocjacji;

- 12 do 18 miesięcy jest wymagane na nowy, pełny proces przetargowy.

Wynika z tego jednoznacznie, że dla dużych kontraktów okres 18 do 24 miesięcy to minimum na bezpieczne przeprowadzenie procesu renegocjacji. Oczywiście, dla kontraktów mniejszych okresy te mogą zostać odpowiednio skrócone. Dość bezpiecznym wydaje się przyjęcie ogólnego założenia, że proces renegocjacji umowy outsourcingowej powinno się rozpoczynać nie później niż na 30% czasu łącznego, na jaki została podpisana umowa, licząc od daty wygaśnięcia umowy. Przykładowo, oznacza to, że renegocjację umowy 3-letniej powinno się zacząć na przełomie 2. i 3. roku jej trwania. Dzięki takiemu podejściu, pozycja i siła negocjacyjna klienta zostanie istotnie wzmocniona. W przeciwnym wypadku, jeśli klient będzie zbyt długo czekał z uruchomieniem procesu renegocjacji, finalnie może nie mieć realnej alternatywy dla odnowienia aktualnego kontraktu na warunkach dostawcy! Z rynku polskiego znany jest mi przypadek, kiedy klient zbyt długo zwlekał z przedłużeniem obowiązywania bieżącej umowy outsourcingowej, więc dostawca zagroził mu wystawieniem serwerów "na deszcz", jeśli umowa nie zostanie w ciągu kilku dni podpisana. Poskutkowało... W jakże innej pozycji negocjacyjnej byłby ten klient, gdyby dostawca wiedział, że klient ma wystarczająco dużo czasu na wybranie innego outsourcera.