Zarządzanie ryzykiem w projektach usługowych

Cele projektu usługowego narażone są na ryzyko, sam projekt jest także czynnikiem ryzyka w osiąganiu celów organizacji dostawcy i klienta.

Każdy kierownik realizując projekt, powinien odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań dotyczących: uzasadnienia biznesowego, produktu końcowego czy struktury organizacyjnej projektu. Odpowiedzi na te pytania powinny być ciągle aktualizowane z uwzględnieniem sytuacji niepewnych - ryzyka. Wynikiem tej analizy powinny być scenariusze postępowania, przypominające przewidywanie z wyprzedzeniem kilku ruchów przez wytrawnych szachistów. Z tą różnicą, że kierownik projektu pracuje z zespołem, dzięki czemu może osiągnąć efekt synergii. Poniżej przedstawiamy kilka elementów, na które należy zwrócić uwagę w relacjach klient-dostawca.

Stwórz własne uzasadnienie biznesowe oraz wspieraj stworzenie go przez dostawcę. Utrzymaj uzasadnienie aktualne i wiążące w trakcie całego projektu.

Przede wszystkim pojawiają się pytania: jak efektywnie zarządzać środowiskiem klient/dostawca? Jak zarządzać ryzykiem w tym środowisku? Praktyka wskazuje, że punktem wyjścia jest uzasadnienie biznesowe, którego istnienie i aktualność są warunkiem sine qua non sukcesu każdego projektu. Poprawnie skonstruowane uzasadnienie powinno umożliwić dokonanie oceny, czy projekt jest i pozostaje potrzebny, korzystny i wykonalny, a więc czy warto go rozpoczynać i czy można go zamknąć.

Każdy kierownik projektu dostarczającego usługi powinien zadbać, aby jego klient zdefiniował i utrzymywał aktualne uzasadnienie biznesowe. Dostarczy ono motywacji dla organizacji do realizacji projektu, a jednocześnie możliwości oceny efektywności projektu. Dostarczy także mechanizmu oceny zmian w zakresie projektu, gdy pojawi się wniosek o ich wprowadzenie, np. gdy klient zechce wdrożyć dodatkową funkcjonalność.

Należy pamiętać, że większość korzyści zdefiniowanych w uzasadnieniu biznesowym zwykle osiąganych jest po zakończeniu projektu. A zatem po zakończeniu dostarczania usługi, po stronie klienta jest dołożenie starań, aby uzyskać korzyści. Działania te często są pod wpływem ryzyka, na które dostawca nie ma wpływu. Dlatego też istotne dla dostawcy jest przekazanie klientowi zaleceń działań następczych, poprojektowych, mających na celu wsparcie uzyskania korzyści.

Dobrze skonstruowane uzasadnienie biznesowe powinno obejmować m.in. powody rozpoczęcia projektu, koszty, korzyści, terminy, ryzyko oraz niekorzystne konsekwencje. Utrzymanie aktualnego uzasadnienia wymusza w projekcie systematyczność pracy i aktualnych źródeł informacji do podejmowanych w projekcie decyzji (plany, zapisy, opisy produktów). W praktyce uzasadnienia biznesowe bywają redukowane do oceny opłacalności projektu lub są pomijane. Jeszcze częściej nie są wzajemnie komunikowane.


TOP 200