Elementem powiązanym ze zrozumieniem ryzyka jest pejoratywne postrzeganie ryzyka jako zagrożenia, podczas gdy ryzyko może być zarówno zagrożeniem, jak i szansą dla projektu. Widać to podczas sesji identyfikowania ryzyka, kiedy to większość zgłoszonego ryzyka stanowią zagrożenia, nie zaś szanse. Wynika to często z uwarunkowań kulturowych, a komunikacja i zmiana postrzegania ryzyka w kategoriach szansy wpływa na zwiększanie korzyści wynikających z projektu. W odpowiedzi na drugą barierę należy wskazać, że każde ryzyko powinno być opisane przez przyczynę, niepewne zdarzenie oraz wpływ na osiągnięcie celów. Definicja taka umożliwia postrzeganie ryzyka w sposób deterministyczny, dający możliwość wpływu na przyczyny oraz skutki ryzyka.

Kolejną barierę można pokonać poprzez organizowanie sesji identyfikacji oraz przeglądu ryzyka przez zespół zarządzania projektem z udziałem ekspertów oraz przedstawicieli klienta i dostawcy. Przeglądów takich można dokonywać w ramach raportowania postępów prac, analizując, co zostało wykonane, co zostanie wykonane oraz jakie pojawiają się lub pojawiły szanse i zagrożenia. Źródłem takich informacji dla kierownika projektu są najczęściej kierownicy zespołów, sponsorzy, komitet sterujący.

Pamiętajmy jednak, aby każdy mógł zgłosić ryzyko do kierownika projektu. Wyniki identyfikacji, oceny czy planowania reakcji na ryzyko powinny być utrwalone w rejestrze ryzyka. Dobrą praktyką staje się prowadzenie wspólnego - dla klienta i dostawcy - rejestru ryzyka, w którym uprawnieni przedstawiciele stron mogą dokonywać wpisów oraz aktualizacji i który jest dostępny do wglądu dla całego zespołu zarządzania projektem. Praktyka taka ułatwia identyfikowanie ryzyka z bezpiecznym wyprzedzeniem, nie zaś reagowanie wtedy, gdy ryzyko się materializuje i przestaje być ryzykiem, a staje się zagadnieniem.

Adam Chmielewski, PMP, konsultant, akredytowany trener PRINCE2, PMBoK Guide i M_o_R, pracownik Centrum Rozwiązań Menedżerskich, Devoteam Consulting