Zarządzanie ryzykiem w projektach usługowych

Precyzyjnie, w sposób mierzalny definiuj produkt końcowy projektu. Wszelkie wieloznaczne zapisy są czynnikiem ryzyka i powinny być zarządzone.

Drugim elementem kluczowym w projektach w środowisku klient/dostawca są jednoznaczne zdefiniowanie stanu końcowego realizowanej usługi (produktu końcowego projektu) - wraz z kryteriami jakości - oraz koncentracja na jego dostarczeniu. Idealną sytuacją jest taka, w której na początku projektu obie strony mają zdefiniowany i zaakceptowany stan końcowy usługi, a jego opis jest jednoznaczny, wyrażony w sposób mierzalny. Praktyka projektowa pokazuje, że kryteria bywają ogólne i wymagają dookreślania w trakcie projektu lub w najkorzystniejszym przypadku w pierwszym etapie projektu. Wynika to zwykle zarówno z natury projektu, jak i posiadanych zasobów specjalistycznych. Bez względu na przyczynę generuje to istotne ryzyko osiągnięcia celów i zapewnienia uzasadnienia biznesowego.

Pojawia się pytanie: kto jest właścicielem tego ryzyka? Często ryzyko to przenoszone jest umownie na dostawcę, a dostawca próbuje je z powrotem przenieść na klienta poprzez akceptowanie zapisów dodatkowych, np. notatek ze spotkań, wspólnych uzgodnień. W sytuacji niedookreślonego produktu wskazane jest systematyczne, realizowane z wyprzedzeniem, przeprowadzanie warsztatów i dookreślanie zakresu oraz jakości produktu końcowego. Często praca ta wykonywana jest jako osobny projekt poprzedzający projekt dostarczenia zdefiniowanej usługi.

Co ważniejsze, konieczne jest dokonanie oceny ryzyka wynikającego z nieprecyzyjnego opisu produktu i uzgodnienie pomiędzy klientem a dostawcą odpowiedzi na to ryzyko, w tym zdefiniowanie budżetu ryzyka przeznaczonego na finansowanie działań związanych z ryzykiem.

Jednoznacznie zdefiniuj role członków zespołu projektowego. Doprowadź do zrozumienia i akceptacji ról przez mianowane osoby.

Trzecim kluczowym elementem w projektach w środowisku klient/dostawca jest zdefiniowanie ról projektowych, czyli odpowiedzialności. Powinny być one stworzone w formie respektowanej zarówno przez klienta, jak i dostawcę. Ich tworzenie oraz akceptacja powinny odbyć się możliwie najszybciej - w chwili rozpoczynania projektu lub najpóźniej w pierwszym etapie projektu. Role powinny zostać przydzielone osobom posiadającym niezbędne pełnomocnictwa w organizacji.

Jednoznacznie zdefiniowane role pomagają zarządzać ryzykiem pokrywania się obowiązków lub luk przypisania odpowiedzialności wśród członków zespołu projektowego. Obydwie sytuacje generują istotne ryzyko projektowe: konflikt uprawnień decyzyjnych, brak pokrycia odpowiedzialności za część zakresu projektu.


TOP 200