Oprócz modułu ewidencji, który jest podstawowym elementem programu, standardowym dodatkiem jest również moduł audytu. Dzięki niemu możliwa jest zdalna inwentaryzacja sprzętu oraz identyfikacja oprogramowania. Porównując ze stanem bazy oprogramowanie wykrywa nielegalne wykorzystanie aplikacji zainstalowanych na komputerach. Podnosi to poziom bezpieczeństwa eliminując świadome, bądź przypadkowe naruszenie praw autorskich i warunków licencji.

Moduł audytu daje szerokie możliwości w zakresie stopnia dokładności badanego środowiska. Skanując rejestry komputerów oraz porównując z danymi historycznymi poprzednich audytów jest w stanie dostarczyć raport o wszelkich zmianach w systemie użytkownika.

Zobacz również:

• System MS-DOS wrócił po latach w postaci open source

Ilość funkcji programu Uplook można zwiększyć dzięki kolejnym dodatkowym modułom, które pozwalają na monitorowanie pracy systemów komputerowych, nadzorowanie działań użytkowników w zakresie wykorzystania aplikacji oraz odwiedzania stron internetowych oraz system Helpdesk. Jednak są to już elementy poprawiające bezpieczeństwo i wydajność pracy.

GLPI

Darmową alternatywą oprogramowania do ewidencji jest GLPI, system do zarządzania zasobami IT (sprzęt, oprogramowanie, materiały eksploatacyjne) . We współpracy z oprogramowaniem do audytu OCS Inventory tworzy bardzo dobry system automatycznej inwentaryzacji. Dzięki funkcjom zarządzania zasobami, bazy wiedzy, obsługi umów czy wypożyczania sprzętu GLPI wspomaga działy IT w zakresie organizacji pracy. System jest niezwykle elastyczny w konfiguracji, więc można go dostosować do restrykcyjnych wymagań środowiska, w którym ma pracować. Ilość dostępnych funkcji można zwiększać dzięki wykorzystaniu dodatkowych modułów.

Aplikacja OCS Inventory wykonuje audyt i zbiera dane ze stacji roboczych dzięki zainstalowanemu w systemie agentowi. Informacje, które agent jest w stanie przekazać są bardzo szczegółowe, dzięki czemu administrator ma wgląd w całą konfigurację skanowanego zasobu. GLPI importuje te dane w postaci zestawów komputerowych, a możliwość dodawania nowych parametrów pozwala na przypisywanie użytkowników oraz danych nie uwzględnionych w audycie.

Dzięki szablonom inwentaryzacji, które można dowolnie modyfikować, do ewidencjonowanych zasobów można dodawać praktycznie wszystkie elementy wyposażenia firmy (telefony komórkowe, samochody, sprzęt biurowy). Ciekawym rozwiązaniem jest to, że zapamiętane obiekty mogą posiadać stan pozwalający na użyczanie, co umożliwia wprowadzanie harmonogramu wypożyczeń lub rezerwacji sal spotkań. GLPI może również posiadać w bazie materiały eksploatacyjne, dzięki czemu tworzony jest magazyn części zamiennych, który dzięki przypisaniu do odpowiednich urządzeń pozwala śledzić historie ich użycia. Standardowo do każdego urządzenia można dołączyć skan dokumentów gwarancyjnych bądź fakturę zakupu. Dzięki temu łatwo sprawdzić czy na dany element ewidencji obowiązuje jeszcze gwarancja.

Oprócz lokalnej bazy użytkowników, GLPI potrafi zintegrować się z Active Directory, co z pewnością może się przydać w dużych środowiskach do utrzymania aktualnego stanu aktywnych użytkowników.

Cały system ewidencji (GLPI) oraz audytu (OCS Inventory) zarządzany jest z poziomu przeglądarki internetowej przez panel webowy dostępny również w języku polskim, dzięki czemu odchodzi konieczność instalacji konsoli.

Niestety w przeciwieństwie do komercyjnych odpowiedników Instalacja oraz konfiguracja GLPI nie należy do najłatwiejszych. Jednak jeśli użytkownik przebrnie przez gąszcz ustawień i dostosuje system do własnych potrzeb będzie cieszył się sprawnie działającym systemem ewidencji i audytu.

Podsumowanie

Każda osoba odpowiedzialna za zarządzanie zasobami firmowymi wie, jak ważna jest ewidencja sprzętu firmowego. Bez tego nie da się precyzyjnie określić co dzieje się ze sprzętem, czy zestawy komputerowe wykorzystywane są zgodnie z ich przeznaczeniem oraz czy przypadkiem w firmie nie używa się nielegalnego oprogramowania. Systematyczność oraz odpowiednio dobrane narzędzie do nadzorowania zasobów firmowych z pewnością pozwoli osobom odpowiedzialnym uniknąć bałaganu oraz zaoszczędzić dużo czasu, gdy nadejdzie konieczność sprawdzenia czy wszystko jest na swoim miejscu. Firmy, które jeszcze nie wdrożyły u siebie żadnego systemu ewidencji powinny zrobić to jak najszybciej zanim rosnąca ilość elementów infrastruktury spowoduje, że będzie trzeba zaangażować w tworzenie bazy zbyt duże środki.