Komputery, serwery drukarki i oprogramowanie, a także sprzęty biurowe. Ciężko nad tym zapanować, jeśli nie dba się na bieżąco o wiedzę, co i gdzie zostało zainstalowane. O ile w małych firmach nie ma problemu przy inwentaryzacji zasobów IT, to w dużych przedsiębiorstwach może to stanowić nie lada wyzwanie. Po za tym jednorazowy spis to nie wszystko. Zmieniają się konfiguracje, pojawia się nowe oprogramowanie, bądź wygasają licencje. Te fakty również należałoby odnotować.

Ale wiedza o tym, jakie posiadamy zasoby to nie wszystko, co daje nam ewidencja. To również ład i porządek, który nie pozwoli administratorom odpowiedzieć „nie wiem” na pytanie przełożonego o lokalizację dowolnego elementu infrastruktury. Niestety bardzo często zdarza się, że firmy zaniedbują ten aspekt zarządzania IT. Wtedy zazwyczaj inwentaryzację wykonuje się na potrzeby księgowości i ewidencji środków trwałych, poświęcając jednorazowo mnóstwo czasu, a i tak zdarza się, że czegoś nie można znaleźć.

Zobacz również:

• Ta technika rozwiązuje problem ograniczonej wielkości okien kontekstowych obsługujących modele językowe LLM

Od czego zacząć?

Na pewno od przemyślenia, co chce się uzyskać. Wtedy będzie można zdecydować na jakim poziomie zostanie wykonana inwentaryzacja. Czy należy skupić się jedynie na całych zestawach komputerowych, czy może na wszystkich komponentach tego zestawu? Dużo zależy również od narzędzi, jakie zostaną wykorzystane do bieżącej ewidencji.

Jeśli określony zostanie już poziom szczegółów, jakie zostaną uwzględnione podczas ewidencji, należy dobrać odpowiednie narzędzie zarówno do przeprowadzenia inwentaryzacji oraz do późniejszej ewidencji zasobów. Powinno ono spełniać wszystkie najważniejsze założenia oraz być na tyle elastyczne, aby można je było dostosować do zmian, jakie będziemy chcieli wprowadzić.

Z pewnością należy tez zacząć od inwentaryzacji zasobów. Pomimo możliwości wykorzystania aplikacji do audytu oprogramowania i sprzętu, pierwszą gruntowną inwentaryzację należy wykonać samodzielnie sprawdzając, analizując i spisując każdy zasób. Oczywiście w środowiskach dużych korporacji jest to trudne i czasochłonne, tym bardziej, gdy w grę wchodzą odległe oddziały firmy.

Niemniej jednak za pierwszym razem może okazać się to niezbędne, aby mieć pewność, że dany sprzęt znajduje się tam, gdzie powinien być. W małych firmach do zarządzania ewidencją z pewnością wystarczyłby arkusz kalkulacyjny, gdyż dużo rzadziej zdarzają się tu zmiany sprzętu i oprogramowania. Poza tym ilość elementów infrastruktury jest znacznie mniejsza i łatwiej w takim spisie odszukać żądany element. Później w przypadku wdrożenia oprogramowania dedykowanego do ewidencji łatwiej jest też z importem danych.

Jak sobie ułatwić życie, czyli dobre praktyki

Samo wykonanie inwentaryzacji i audytu oraz wdrożenia oprogramowania do ewidencji to nie wszystko. Należy trzymać się kilu prostych zasad, żeby za kilka miesięcy, czy lat równie łatwo było odnaleźć szukany element.

Dużą rolę odgrywa tu systematyczność. Każdą zmianę w infrastrukturze należy natychmiast odnotować. Aktualizacja stanu odłożona na później zapewne nigdy nie nastąpi.

Ważną rzeczą jest również fizyczna identyfikacja sprzętu. Każdy element objęty ewidencją powinien być oznaczony, w taki sposób, aby można było jednoznacznie stwierdzić, czy sprzęt lub oprogramowanie znajdują się we właściwym miejscu. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie naklejek z kodem kreskowym, tak aby przy użyciu czytnika łatwiej można było go znaleźć w bazie. Większość aplikacji do ewidencji posiada opcję przypisania kodów kreskowych do istniejących zasobów, a dostępne na rynku drukarki etykiet dodatkowo ułatwią sprawę.

Ewidencjonując zestawy warto rozważyć rozdzielenie jednostek centralnych od monitorów, gdyż często zdarza się, że ten drugi element jest szybciej wymieniany oraz jest łakomym kąskiem do zmiany w przypadku, gdy odchodzi pracownik, który miał lepszy sprzęt. Wtedy niejednokrotnie zmiana następuje bez wiedzy działu IT. Dlatego też Ewidencja powinna zawierać lokalizację zasobu oraz przypisanie do użytkownika. Każdy będzie dbał o swój sprzęt i zastanowi się nad wszelkimi zmianami na własną rękę w momencie, gdy razem z zestawem na początku pracy w firmie otrzyma protokół przekazania. Świadomość odpowiedzialności za powierzony sprzęt powoduje, że rzadziej zmienia on właściciela bez wiedzy osób zarządzających zasobami IT. Warto również do każdego elementu zawartego w bazie ewidencji dołączyć zeskanowaną fakturę. Łatwiej wtedy zrealizować zgłoszenie serwisowe lub reklamacyjne, nie czekając, aż odpowiedni dokument trafi do nas z działu księgowości.

Ewidencjonować można wszystko, co przechodzi przez ręce działu IT, a jest rozdysponowane wśród użytkowników, bądź między działy. Włączając w to aplikacje, serwery, drukarki, skanery, urządzenia wielofunkcyjne, a nawet materiały eksploatacyjne. Ostatni element należy uzasadnić tym, że wielu firmach, szczególnie dużych korporacjach działy niejednokrotnie posiadają odrębne budżety, a wtedy ze szczególną uwagą należy dysponować tymi zasobami. Konieczna jest wiedza kto zakupił te materiały oraz komu zostają wydane, tak aby ogólny bilans finansowy zawsze się zgadzał.