"Widać już pierwsze efekty nowej strategii. Nawet o rząd wielkości spadły koszty niektórych usług IT świadczonych spółkom Grupy" - mówi Marek Frąckiewicz. Negocjacje przeprowadzone w bieżącym roku i wszystkie, podpisane w ich wyniku umowy ramowe dotyczą całej Grupy PKN Orlen. "W stosunku do największych dostawców stosujemy skoordynowane podejście. To pozwala - wykorzystując pozycję grupy, największej w tej części Europy - ustawić właściwe relacje" - opowiada. "Bardziej liczy się korzyść z perspektywy całej Grupy, a nie na poziomie pojedynczych spółek, czy samego Biura Informatyki" - dodaje.

Otwarty dobór partnerów IT

Jednym z celów - przeprowadzanych w PKN Orlen - zmian było otwarcie się na nowych dostawców. Sposobem zapewnienia otwartości jest ogłaszanie przetargów na stronach internetowych Działu Zakupów oraz przeprowadzanie elektronicznych aukcji. "Dokonaliśmy także analizy każdego ze strategicznych obszarów i systemów wspierających jego funkcjonowanie. Określiliśmy wymagania co do dostawców je oferujących, a następnie przekazaliśmy im nowe zasady współpracy. Ci, którzy się do nich dostosowali pracują z nami nadal" - opowiada Marek Frąckiewicz.

PKN Orlen przygotował alternatywy dla większości ze stosowanych rozwiązań. "Jesteśmy praktycznie przygotowani do przejścia na nowe technologie. W kilku przypadkach już z takiej alternatywy skorzystaliśmy" - dodaje. W ten sposób PKN Orlen zabezpiecza się przed niepewnością co do zachowań dostawców. Tak było np., gdy jeden z nich drastycznie podniósł koszty wsparcia. "Negocjować można z każdym i w każdej sytuacji wymaga to bardzo mocnego przygotowania merytorycznego. Niezbędne jest też wsparcie ze strony Zarządu i bliska współpraca z obszarem zakupów" - radzi Marek Frąckiewicz.

Centralizacja, automatyzacja - poprawa marży

Jednym z najważniejszych projektów aplikacyjnych kończących się w tym roku było uruchomienie systemu SAP Retail. Dzięki temu każda transakcja, dokonywana na dowolnej z ponad 1300 stacji benzynowych PKN Orlen rejestrowana jest w centralnym systemie. Pozwala to na scentralizowane zarządzanie sprzedażą i zaopatrzeniem stacji w stopniu dotychczas nieosiągalnym. Pełna kontrola asortymentu towarów, rozliczeń, promocji, bogate źródło danych o sprzedaży - to zalety nowego systemu. Teraz koncern zamawia wówczas, gdy czegoś potrzebuje i tyle, ile potrzebuje, szeroko korzystając z elektronicznych form wymiany danych. Dzięki mechanizmom nowego systemu zmniejszyć ma się koszt magazynowania towarów. Lepsze dopasowanie oferty i cen oznaczać też będzie wzrost sprzedaży.

Ważnym projektem było także zrealizowanie z powodzeniem pilota projektu harmonogramowania produkcji w ramach obszaru SCM (Supply Chain Management). "To trudny projekt, z uwagi na stopień technologicznego skomplikowania rafinerii i powiązania z innymi procesami harmonogramowania w obszarze logistyki i sprzedaży. Kluczowa jest realizacja kolejnych systemów tego typu i w tych obszarach w ramach projektu COM (Całościowej Optymalizacji Marż) w celu ułatwienia procesu decyzyjnego w zakresie zarządzania marżą - opowiada Dyrektor Działu Aplikacji Piotr Wawak.