Powiadomienia o kamieniach milowych w projekcie

Ciekawym rozwiązaniem jest ustawienie powiadomień w kalendarzu, alarmujących cały zespół o konieczności podjęcia kroków niezbędnych do zakończenia projektu i obowiązujących terminach. To dobry sposób za wzmocnienie zaangażowania w zespole i zagwarantowanie terminowej realizacji projektu. Dzięki temu członkowie zespołu będą koncentrować się na właściwych zadaniach, których wykonanie pozwoli na zakończenie poszczególnych etapów projektu.

Strategia eskalacji

– Nigdy nie jest tak, że wszystko idzie zgodnie z planem. Nadzór nad oczekiwanymi rezultatami wymaga ścisłej współpracy z zarządem i opracowania jasnych wytycznych dotyczących eskalacji problemów. Dlatego, że nie w każdym przypadku jest ona konieczna. Jeśli pewne kwestie można rozwiązać na poziomie zespołu, który będzie ponosił za to odpowiedzialność i będzie odpowiednio rozliczany, warto zrezygnować z ich eskalacji - radzi Joseph Czarnecki, wiceprezes ds. produktów i wsparcia sprzedaży w IPS Learning.

Regularne spotkania statusowe

– Regularnie organizujemy spotkania weryfikujące pracę dla każdego klienta. Odbywają się one co dwa tygodnie w formie rozmowy telekonferencyjnej lub bezpośredniego spotkania – mówi Paula Tompkins, założycielka i prezes ChannelNet.

Jednak, aby te spotkania były produktywne, ważne jest otwarte i uczciwe podejście. Członkowie zespołu powinni wiedzieć, na jakim etapie działań, znajdują się inni pracownicy oraz wspólnie decydować o tym, jak omijać pewne przeszkody lub zapobiegać zagrożeniom. Bezpośrednia komunikacja między wszystkimi zaangażowanymi stronami to najlepszy i jednocześnie najbardziej wydajny sposób na zapewnienie realizacji projektu na wysokim poziomie.

Przekazywanie złych wieści

Jeśli wydarzy się cokolwiek, co może wpłynąć na termin realizacji projektu, warto natychmiast poinformować o tym wszystkie osoby w niego zaangażowane. Nigdy nic dobrego nie wyniknęło z próby ukrycia problemu. Aby móc szybko zaradzić problemom, trzeba je wyraźnie i spójnie komunikować – mówi Mike Vitale, dyrektor ds. technologii w TalkPoint.

Każdy projekt będzie napotykał przeszkody. Kluczem jest wczesne ujawnienie problemów, w jak najbardziej uczciwy sposób. Klienci i zarząd doceniają to, że informuje się ich raczej wcześniej niż później. A jeśli już musimy zakomunikować złe wieści, warto jednocześnie zaprezentować możliwości rozwiązania problemu, aby maksymalnie ograniczyć opóźnienia w projekcie i obniżyć poziom ogólnej frustracji.