Zdrowy rozsądek

Określenie realistycznego terminu zakończenia projektu to niezbędny krok w realizacji całego przedsięwzięcia. – Terminowa realizacja działań, w ramach uzgodnionego budżetu, wymaga zaangażowania wszystkich stron. W definiowaniu oczekiwanych rezultatów i obowiązujących dat musi każdorazowo uczestniczyć przedstawiciel klienta, zarządu i zespołu projektowego. Tylko tam można zagwarantować porozumienie, zgodność oczekiwań i zaangażowanie wszystkich stron na każdym etapie projektu – radzi Hernan Clarke, prezes 4Sight Technologie, dostawcy oprogramowania do zarządzania projektami.

Jasny podział ról i obowiązków

Na każdy etapie projektu, już na samym jego początku, warto określić dokładny podział ról i obowiązków wszystkich osób zaangażowanych w przedsięwzięcie. Każdy członek zespołu powinien mieć jasną wizję co do tego, jak jego udział w projekcie przekłada się na sukces, i jak poszczególne elementy są ze sobą połączone.

Zadaniem menedżera jest wyraźne komunikowania członkom zespołu ram czasowych i działań obowiązujących w projekcie. Ma to ogromne znaczenie również w obszarze komunikacji z zarządem, którego kalendarze są często zajęte na kilka tygodni z wyprzedzeniem. Każda osoba zaangażowana w projekt musi dokładnie znać terminy i cele poszczególnych spotkań.

- Warto upewnić się, że wszyscy rozumieją cele, znają terminy i mają jasność co do stosowanych w projekcie wskaźników efektywności. Zarządzanie oczekiwanymi rezultatami to kluczowy aspekt każdego projekty. Aby było możliwe, musi istnieć nić porozumienia między wszystkimi zaangażowanymi stronami i obowiązywać wspólna definicja tych celów. Często zdarza się, że takie informacje nie są przejrzyście przekazywane, co jest błędem i rodzi wiele nieporozumień – wyjaśnia Eugene Slobodetsky, menedżer projektów w Lyons Consulting Group.

Komunikacja w zespole

Niepotrzebne domysły, zamiast rzetelnych informacji, mogą zaszkodzić współpracy zespołowej, podejmowanym działaniom i sprawić, że terminy będą zagrożone. Istotnym warunkiem skutecznej realizacji projektu i jego celów jest przejrzysty plan komunikacji, czasem nawet przesadzonej. Powinien on czytelnie prezentować zakres działań, definiować właścicieli każdego zdania i określać terminy ich realizacji. Ważna jest też bieżąca aktualizacja statusu projektu oraz informacja o tym, kto powinien zostać powiadomiony o ewentualnych problemach.

Identyfikacja potencjalnych zagrożeń

Każdy projekt powinien uwzględniać szereg zmiennych, ale tak naprawdę nikt nie jest w stanie przewidzieć każdej sytuacji. – Uczulenie pracowników na możliwość wystąpienia problemów lub zagrożeń sprawi, że nieoczekiwane zdarzenie nie będzie dla nich całkowitym zaskoczeniem. Dodatkowo, praca nad identyfikacją punktów zapalnych w procesie rozwijania produktu pozytywnie wpływa na relację z klientem. Dzięki niej będzie on szybko reagował na potencjalne zagrożenia, aby projekt mógł być realizowany zgodnie z założonym harmonogramem. Ewentualne odstępstwa od uzgodnionych terminów nie będą duże – radzi Dan Bodenstein, dyrektor ds. operacyjnych w Boulder Engineering Studio.