Zarządzać miastem

W odróżnieniu od innych aplikacji (program do obsługi kadr, płac czy wspomagania pracy księgowości) nie ma gotowych programów typu SIP, które miasto mogłoby sobie kupić. Rynek światowy (w praktyce ograniczający się do kilku producentów) dostarcza wyłącznie narzędzi do napisania odpowiednich aplikacji, dostosowanych do potrzeb konkretnego miasta. Zawsze jest to "szycie garnituru na miarę". Z tego względu niezwykle istotne jest znalezienie właściwego partnera do współpracy. W Polsce jest niewiele firm informatycznych, które mają doświadczenie w realizacji takich przedsięwzięć, a zwłaszcza w ich późniejszym wdrażaniu. Zawsze przed podjęciem decyzji warto skontaktować się z miastem, w którym taki system został zrealizowany, zapoznać się z jego działaniem i uzyskać bezpośrednią opinię użytkowników.

Systemy SIP mogą być stosowane także w miejskich zakładach budżetowych czy spółkach komunalnych, realizujących m.in. zadania miasta w zakresie np. komunikacji publicznej, obsługi sieci wodociągowych, kanalizacyjnych czy ciepłowniczych, drogownictwa, utrzymania zasobów mieszkaniowych.

Zawsze jednak należy pamiętać o konieczności integrowania, zarówno zbiorów danych, jak i pracy aplikacji w poszczególnych zakładach z miejskim systemem informatycznym. W przypadku lokalizacji poszczególnych podmiotów w różnych częściach miasta dochodzi dodatkowy istotny problem, związany z koniecznością realizowania sieci rozległych.

Możliwość zewnętrznego (oczywiście ograniczonego przepisami prawa) dostępu osób fizycznych lub instytucji do danych, zawartych w zasobach informatycznych miasta, jest często dla zainteresowanych bardzo ważna z punktu widzenia realizowanych zadań. Przykładem jest możliwość korzystania z danych ewidencji pojazdów czy kierowców, a także z adresowych baz danych przez policję lub straż miejską w sposób "on line". Pozwala to na skuteczne eliminowanie fałszywych dokumentów podczas kontroli drogowych, a także szybką identyfikację nie zarejestrowanych pojazdów. Innym przykładem może być zainteresowanie ze strony banków czy instytucji ubezpieczeniowych informacjami z ewidencji gruntów i budynków, w przyszłości połączonymi z danymi z ksiąg wieczystych. Taki dostęp do informacji (w tym przypadku komercyjny) pozwala na uniknięcie znaczących strat, związanych np. z zabezpieczeniami udzielanych przez banki kredytów.

Informacja w samorządowej praktyce

W roku 1990, w którym odrodził się samorząd terytorialny, praktycznie nie było zinformatyzowanych baz danych dotyczących miast. Teoretycznie istniała baza PESEL (choć w praktyce aktualność danych nie przekraczała 40-50%) oraz w niektórych miastach - system ewidencji gruntów, zawierający równie dużo błędów. W praktyce więc miasta musiały zaczynać prace nad informatyzacją od podstaw.

Początkowo w miastach często podejmowano decyzje o informatyzacji w sposób przypadkowy, opierając się na opiniach osób, nie posiadających fachowej wiedzy o projektowaniu dużych, złożonych systemów informatycznych. Toteż wielokrotnie dokonywano nieprzemyślanych zakupów sprzętowych bądź decydowano się, bez odpowiednich analiz, na jakąś znaną firmę sprzedającą oprogramowanie. W tym czasie nie istniał rynek producentów oprogramowania dla potrzeb gmin. Produkowane były fragmentaryczne aplikacje, przerabiane z analogicznych produktów, dostosowanych do potrzeb firm komercyjnych (typu: kadry i płace, ewidencja środków trwałych itp.). W wielu miastach powstały sytuacje, w których zaczęto podejmować z konieczności nieefektywne próby połączenia ze sobą kilku różnych aplikacji, wyprodukowanych przez różnych dostawców.

W tej fazie dominowały próby informatycznego wspomagania pracy urzędów. Do rzadkości należały sytuacje, by od podstaw konsekwentnie zaplanowano i podjęto realizację projektu informatyzacji w jego pełnej złożoności.

Tak jak w przypadku wprowadzania informatyzacji obsługi urzędów miast największą barierą jest konieczność niezwykle starannego zaprojektowania systemu obiegu dokumentów i jego konsekwentne stosowanie (potrzeba pokonania wielu starych nawyków urzędników - dotyczy praktycznie wszystkich pracowników urzędów), to w przypadku wprowadzania zaawansowanych systemów informatycznego wspomagania decyzji, dotyczących przestrzeni miasta (systemy informacji przestrzennej typu SIP), głównym problemem jest bariera wiedzy technicznej i opanowania dość skomplikowanych narzędzi, dotycząca tym razem tylko określonej grupy wytypowanych do obsługi systemu osób. Nie do uniknięcia jest tu cykl dość kosztownych szkoleń i co najmniej roczna praktyka.

Ponadto cykl dobrze przemyślanych szkoleń muszą przejść wszyscy pracownicy urzędu. Powinni oni nauczyć się podstaw wykorzystywania informatyki w pracy biurowej wraz z nauką kilku najczęściej stosowanych aplikacji, jak edytor tekstu lub arkusz kalkulacyjny. Zalecane jest przeprowadzenie końcowego egzaminu wraz z wystawianiem ocen. Ułatwia to zdecydowanie późniejsze poprawne zorganizowanie pracy w urzędzie.

Oddzielnym problemem, tam gdzie istnieje rozbudowana sieć komputerowa, zwłaszcza w złożonych systemach heterogenicznych, jest sprawa bieżącej technicznej obsługi systemów, konserwacji sprzętu i oprogramowania oraz codziennego wspomagania pracy urzędu. Na początku można wykorzystywać potencjał kontrahenta, realizującego projekt (z tego powodu właśnie najbardziej celowe jest korzystanie z lokalnych partnerów - o ile oczywiście spełniają odpowiednie kryteria merytoryczne). Na pewnym etapie rozwoju systemu, gdy w sieci pojawia się coraz więcej aplikacji, konieczne jest zatrudnienie i odpowiednie wyszkolenie grupy osób, pełniących funkcje, zarówno administratorów systemu, jak i pomocy technicznej dla pracowników. Z praktyki można powiedzieć, że w urzędzie, w którym funkcjonuje pełen system obsługi obiegu dokumentów wraz ze zintegrowanymi bazami danych opisowo - przestrzennymi, przy stałej pracy w sieci 60-100 osób, do utrzymania sprawności funkcjonowania systemu informatycznego istnieje potrzeba zatrudnienia 4-6 wysoko kwalifikowanych osób (warto zwrócić tu uwagę na często spotykany problem odchodzenia takich pracowników po okresie ich dobrego wyszkolenia do innej, lepiej płatnej pracy). Konieczne jest jednocześnie zawarcie z wykonawcą miejskich systemów informatycznych (najlepiej, aby to była jedna firma) odpowiedniej wieloletniej umowy na utrzymanie i aktualizację wykonanych aplikacji, zwłaszcza w sytuacji częstych zmian przepisów prawa, dotyczących gmin.