http://www.urisa.org

http://www.ncgia.ucsb.edu

W urzędach miast jest zgromadzona duża liczba danych w postaci różnego rodzaju rejestrów, kartotek czy ewidencji. Praktycznie wszędzie występuje znaczna nadmiarowość informacji (np. w różnych rejestrach dotyczących mieszkańców podaje się zwykle dane adresowe, każdorazowo pytając o nie petenta, choć powinny być one zawarte w rejestrze PESEL i pozyskiwane tylko z tego rejestru). Takie postępowanie musi prowadzić do błędów związanych z pomyłkami, np. we wpisywaniu nazw ulic, które bywają skracane czy zniekształcane tak, że w efekcie jedna ulica może występować w zbiorach danych pod kilkoma nazwami.

Proces przenoszenia danych ze zbiorów papierowych do informatycznych baz danych musi uwzględniać tego rodzaju błędy. Trzeba podkreślić, iż dobrze zaprojektowany system informatyczny znacząco wspomaga porządkowanie informacji i wymusza korzystanie z jednolitych słowników nazw, wspólnych dla wszystkich aplikacji kartotek itp.

Ze względu na szczególny rodzaj informacji, wykorzystywanych w instytucjach administracji publicznej, dotyczących różnorodnych dóbr osobistych mieszkańców, konieczne jest zapewnienie ochrony tych danych przed dostępem do nich niepowołanych osób. Wymaga tego prawo. Problem poufności informacji w systemach informatycznych nie zawsze jest dostatecznie zauważany, choć coraz częściej jest uwzględniany w projektowanych aplikacjach.

W dużych kompleksowych systemach informatycznych ponad 90% wartości systemu stanowi wartość informacji. Poza tym ze względu na fakt, iż gromadzone dane dotyczą często zjawisk nie powtarzających się (np. zarejestrowane dane o stanie środowiska naturalnego w pewnym okresie) gromadzona informacja musi być bezpiecznie archiwizowana oraz powinny być tworzone zapasowe kopie zbiorów danych. Niektóre gminy w bolesny sposób przekonały się o potrzebie prowadzenia systematycznej archiwizacji. Duże objętości zbiorów danych, zwłaszcza graficznych, nie ułatwiają tej czynności, choć obecne technologie masowego zapisu danych pozwalają na skuteczne tworzenie zbiorów bezpieczeństwa.

Klucz do miasta: system informacji przestrzennej

Brak szybkiego dostępu do potrzebnych danych bądź ich mała aktualność powodują powstawanie poważnych błędów w trakcie procesów decyzyjnych, zarówno na szczeblu urzędu miasta, jak i organów gminy (zarządu czy rady miasta). Szczególnie brzemienne w skutki, w tym także finansowe, mogą być również błędy popełniane w procesach planowania rozwoju przestrzennego miasta. Dlatego właśnie miasta, oprócz informatyzacji pracy urzędu, zaczęły podejmować działania zmierzające do tworzenia informatycznych systemów informacji przestrzennej (SIP).

Systemy informacji przestrzennej (w Polsce znane jako SIP, na Zachodzie jako GIS - Geographic Information Systems) są obecnie na świecie podstawowym narzędziem do złożonych analiz relacji między różnymi obiektami, umieszczonymi we wspólnej przestrzeni. W przypadku ich stosowania w miastach, najczęściej dotyczą kilkunastu - kilkudziesięciu najważniejszych dla miasta zakresów działalności, tworząc tzw. warstwy tematyczne. Typowym przykładem wielowarstwowego systemu SIP jest właśnie plan lokalny zagospodarowania przestrzennego miasta w jego części graficznej (składającej się zwykle z wielu map tematycznych), połączonej jednoznacznie z częścią opisową do każdej mapy oraz legendą (słownikiem oznaczeń). Taka informacja, w odpowiedni sposób wprowadzona do systemu informatycznego, tworzy właśnie system informacji przestrzennej, który zawsze powinien być jednoznacznie powiązany z głównymi bazami danych: PESEL, ewidencją pojazdów i kierowców, ewidencją gruntów i budynków oraz (po zinformatyzowaniu pracy sądów) bazą danych z ksiąg wieczystych.