Z naciskiem na lepszy biznes

W firmach coraz mniej jest projektów typowo informatycznych. Ich miejsce zajmują projekty biznesowe, w których IT pełni rolę środka umożliwiającego osiąganie celów.

Zdecydowana większość projektów związanych z inwestycjami lub zmianami w środowisku IT ukierunkowana jest na osiągnięcie celów biznesowych. Zakup nowego serwera czy wdrożenie dodatkowej funkcjonalności w zakresie użytkowanego oprogramowania ma przynieść określony rezultat. Nadrzędna rola biznesu oznacza, że to on podejmuje wiążące decyzje o uruchomieniu projektu. Problemom w rozumieniu celów biznesowych w projektach IT, informowaniu o rodzajach ryzyka oraz zarządzaniu projektami na pograniczu informatyki i biznesu poświęcono dwudniową konferencję Computerworld "Zarządzanie projektami".

Setki projektów Onetu

O konieczności stworzenia odrębnej, wyspecjalizowanej w koordynacji celów i prac projektowych, jednostki w strukturach Grupy Onet.pl na konferencji opowiadali przedstawiciele portalu. "Okazało się, że każdy dyrektor ma setki strategicznych projektów. Wszyscy chcieli mieć wszystkie cele zrealizowane w terminie i w budżecie, oczekując przy tym pełnej gotowości na zmiany w zakresie, ale nie w budżecie projektów. Jednocześnie wszyscy kierownicy liniowi twierdzili, że koncentrują się na bieżących sprawach, a bez dodatkowych zasobów nie będą w stanie zrealizować żadnych następnych projektów. Z kolei szeregowi pracownicy, chcąc dobrze wywiązywać się ze zobowiązań, zawyżali bufory zadań. Problemem była też motywacja w zespole. Wobec częstych zmian ludzie czuli się jak wymienne zasoby. Nie budowali relacji ani z zespołem, ani z produktem" - mówi Jarosław Walaszek, kierownik Działu Zarządzania Projektami w Grupie Onet.pl.

Rozwiązaniem wspomnianych problemów miało być stworzenie środowiska projektowego opartego na strukturze macierzowej. Taka organizacja miała pozwolić m.in. na uproszczenie procesów zarządzania zespołem oraz komunikacji w ramach zespołu projektowego i całej organizacji. Powstało też oddzielne biuro wyspecjalizowane w zarządzaniu portfelem projektów. Ostatecznie Biuro Projektowe w Grupie Onet.pl znajduje się w strukturach Departamentu IT. Reprezentanci działów biznesowych na bieżąco pomagają oceniać inicjatywy, budować portfel projektów i zarządzać budżetami. Podejmowane są inicjatywy, m.in. oparte na filozofii łańcucha krytycznego działania, zmierzające do minimalizowania ryzyka zbyt bezpiecznej estymacji buforów. Dział Zarządzania Projektami w Grupie Onet.pl czerpie też z filozofii SCRUM. Z kolei zaangażowaniu pracowników sprzyjać ma system motywacyjny, w którym to szefowie projektów udzielają ewentualnych premii. Według Jarosława Walaszka, ważne było, aby biuro projektowe zostało dobrze umocowane w strukturze organizacji i wspierało cele wszystkich działów firmy.