Podstawową zasadą, która powinna obowiązywać podczas projektowania dobrego systemu informacyjnego, jest umożliwienie zbierania na najniższym szczeblu agregacji, odpowiednich danych w odpowiednim miejscu i poddawanie ich systemowemu przetwarzaniu na tyle sposobów, na ile jest to konieczne.

Oczekiwany wynik w każdym wypadku musi być sensowny w kategoriach decyzji, które mają być na jego podstawie podjęte, co wynika wprost ze zdefniowanych potrzeb informacyjnych. Na różnych szczeblach zarządzania występują różne poziomy zapotrzebowania na określone informacje.

Informatyka dla logistyki

System informacyjny spełnia w logistyce następujące funkcje:

1. Jest mechanizmem inicjującym chronologicznie następne działania, np. przetwarzanie zamówień inicjuje działania w dziedzinie kontroli kredytów, kompletowania zamówień i planowania dostaw.

2. Umożliwia planowanie procesu logistycznego, poprzez prognozowanie zamówień i dostarczanie informacji dla planowania usprawnień.

3. Sygnalizuje i kontroluje procesy w działalności produkcyjnej.

4. Koordynuje funkcje dystrybucyjne i łączy je z innymi obszarami działania.

5. Łączy system przedsiębiorstwa z systemami zewnętrznymi klientów, dostawców, przewoźników itp.

Typowy logistyczny system informacyjny, obejmujący swym zasięgiem kompletację materiałów, produkcję i wysyłkę produktów, traktowany jest jako dwie proste pętle.

Zarówno w działalności produkcyjnej, jak i handlowej, pętla dostawców obejmuje zakup surowców we właściwym czasie, do właściwego miejsca, po najlepszych kosztach. Natomiast pętla klienta, zainicjowana złożeniem zamówienia, obejmuje działania związane z przetworzeniem zamówienia, czyli wyprodukowaniem dóbr i ich dostarczeniem do klienta. W wyniku połączenia obu tych pętli, za pomocą narzędzia typu system informatyczny, tworzony jest integralny informacyjny system logistyczny. Dane dostarczane do takiego systemu mogą być przetwarzane za pomocą różnych programów komputerowych, nawet pochodzących od różnych producentów. Niestety, największym niebezpieczeństwem autonomicznego stosowania techniki komputerowej w zarządzaniu przedsiębiorstwem jest możliwość kształtowania się licznych, izolowanych i nie dających się wzajemnie dopasować rozwiązań indywidualnych (systemów, podsystemów, programów), z których każde może być efektywne samo w sobie, ale które nie dają w sumie efektywnego rozwiązania całej problematyki przetwarzania danych dla zarządzania przedsiębiorstwem. Konieczne jest wówczas zachowanie zasady, aby wszystkie programy potrafiły w sposób zintegrowany odnosić się do tych samych danych. Jeżeli programy wchodzące w skład systemu informacyjnego zostały zaprojektowane tak, że w harmonijny sposób obsługują wsólne zbiory z danymi, to mamy do czynienia ze zintegrowanym systemem informacyjnym. Praktyka jednak wykazuje, ze osiągnięcie pełnej integracji danych możliwe jest głównie w jednolicie zaprojektowanym, kompleksowym systemie informatycznym, najlepiej pochodzącym od jednego producenta. Dobry system informatyczny powinien mieć aspiracje do opanowania całego logistycznego systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie. Jest to możliwe głównie w przypadku zintegrowanych systemów informatycznych.

Jakość systemu informacyjnego weryfikowana jest w sposób praktyczny w działających aplikacjach. Jedną z najbardziej złożonych aplikacji systemów informatycznych realizowanych na poziomie operacyjnym, jest kontrola przepływów materiałowych. Aplikacje takie integrują przetwarzanie zamówień, kontrolę i lokalizację zapasów oraz harmonogramy operacji magazynowych. Dobry system informacyjny "wie" wszystko o wszystkich operacjach przeprowadzonych w całym łańcuchu przepływu towarów.

Niezawodność informacji

Wprowadzanie dużej liczby danych operacyjnych zawsze związane jest z ewentualnością wystąpienia błędów na wejściu do systemu informacyjnego. Nie zauważony błąd merytoryczny (pomyłka w identyfikacji) może być przyczyną poważnych perturbacji w następnych chronologicznie etapach przetwarzania danych. Po zrealizowaniu funkcji agregacyjnych błąd taki jest trudny do wykrycia, a znakomicie może zniekształcić wyniki. Dlatego też w dobrym systemie informacyjnym kontrola merytoryczna danych wejściowych powinna stać na bardzo wysokim poziomie. Niekiedy kontrolę tę można prawie całkowicie pominąć, jeśli zostanie wyeliminowany czynnik ludzki, z natury rzeczy omylny. Ciężar niezawodnego wprowadzania danych do systemu przesuwany jest z człowieka na urządzenia identyfikujące i wprowadzające dane. W tym celu wykorzystać można kody kreskowe, jako graficznie przedstawione identyfikatory, wykorzystywane np. do kontroli fizycznych przepływów towarów w systemie logistycznym.