W każdej jednostce gospodarczej, niezależnie od profilu jej działalności, funkcjonuje system logistyczny obejmujący dwa rodzaje przepływów: zasobów materiałowych i informacji o zasobach.

Wypracowując dobry system logistyczny, nie wystarczy uzdrowić sytuację w obszarze prawidłowych przepływów materiałowych. Jest to oczywiście warunek konieczny, ale nie wystarczający. Z dobrym systemem logistycznym mamy do czynienia w sytuacji, gdy w jednostce gospodarczej rownolegle występuje dobry przepływ informacji.

System informacyjny, będący integralnym składnikiem systemu logistycznego, można porównać do układu pompującego świeże informacje o fizycznym przepływie wszelkich dóbr. Układ taki utrzymuje równomierne działanie całego systemu logistycznego. Nieustannie dostarczana informacja jest podstawą do podejmowania działań.

Mówiąc o informacji - jako o przedmiocie systemu informacyjnego - musimy z niej wydzielić pojęcie danych. Dane są faktami, oddzielnymi pozycjami, którym brak integralności lub uporządkowania, natomiast informacja jest wynikiem organizacji danych. Wynik ten uzyskiwany jest za pomocą systemu informatycznego - narzędzia służącego do integrowania danych pochodzących z wielu źródeł - w określony strumień informacji.

Jeżeli przyjmiemy założenie, że jesteśmy w posiadaniu odpowiednich środków technicznych umożliwiających swobodny dostęp do danych, to w dobrym systemie informacyjnym nie powinno być żadnych ograniczeń w generowaniu informacji. Natomiast to, jakie informacje mają być w systemie generowane, zależy w głównej mierze od dobrze przygotowanego projektu przetwarzania danych.

Projektowanie systemu

Projektowanie jakiegokolwiek systemu informacyjnego zawsze powinno być poprzedzone zdefiniowaniem potrzeb informacyjnych, przeprowadzonym wg ostrych kryteriów kosztów/zysków. Określenie zapotrzebowania na informacje musi wynikać z równowagi między poniesionymi kosztami związanymi z uzyskaniem tych informacji a ewentualnymi korzyściami. Korzyści te polegają na zmniejszeniu ryzyka w działalności podstawowej (produkcja lub handel), w wyniku otrzymywania oczekiwanej informacji we właściwym czasie.

Niestety, bardzo często się zdarza, że etap projektownia systemu informacyjnego jest pomijany. Wdrażanie nowego opartego na wybranym systemie informatycznym, odbywa się drogą kolejnego wdrażania gotowych jego modułów. Tym samym, potrzeby informacyjne zaspokajane są przede wszystkim w obszarze działalności operacyjnej. Oczekiwanie, że system niejako samodzielnie zrealizuje agregację informacji w górę (na wyższe szczeble zarządzania), prowadzi bardzo szybko do rozczarowań. Metoda modułowego dochodzenia do dobrego systemu informacyjnego jest oczywiście możliwa do przyjęcia, ale tylko w przypadku dużych, w pełni zintegrowanych systemów informatycznych, ponieważ systemy te funkcjonują już w wielu jednostkach gospodarczych od wielu lat. Można mieć wówczas gwarancję, że taki system w wyczerpujący sposób zaspokoi wszystkie potrzeby informacyjne, gdyż funkcjonuje w szerokim spektrum przedsięwzięć gospodarczych - jest systemem "doświadczonym", jeżeli w stosunku do systemu informatycznego można użyć takiego pojęcia. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z innymi systemami, stopnie agregacji informacji wynikają z koncepcji systemu, która została przyjęta przez twórców oprogramowania, niestety nie zawsze zgodnie z oczekiwaniami użytkownika. Możemy wówczas wyróżnić dwie metody postępowania:

1. Czynniki decyzyjne danej jednostki gospodarczej dostosowują swoją strategię działania do możliwości informacyjnych systemu informatycznego.

2. Czynniki decyzyjne podejmują działania prowadzące do modyfikacji systemu, poprzez opracowanie nowego projektu przetwarzania danych, z uwzględnieniem zdefiniowanych przez siebie wymagań, odnośnie agregacji danych.

W sytuacji, gdy system informatyczny opracowano w sposób na tyle uniwersalny, że zaspokaja on wszystkie oczekiwania, ewentualnie gdy nie określono specjalnych wymagań informacyjnych, rozsądnym kierunkem postępowania będzie rozwiązanie wymienione w punkcie 1. Natomiast gdy przedsiębiorstwo funkcjonuje jak organizm, w którym wszystkie jego elementy pracują na jeden cel - zadowolenie klienta, to system informatyczny powinien być traktowany jak narzędzie, a nie jako cel sam w sobie. Dokonanie wyboru odpowiedniego systemu informatycznego, który miałby być narzędziem w dobrym systemie informacyjnym, zawsze powinno być poprzedzone przeprowadzeniem szczegółowej analizy potrzeb informacyjnych sformułowanych w trakcie tworzenia projektu przetwarzania danych. W ten sposób, system informatyczny będzie zwierał tylko niezbędne funkcje występujące na poziomie działalności operacyjnej oraz te funkcje, które udostępniać będą przetworzone informacje z dołu do góry, kolejno agregując w odpowiedni sposób dane źródłowe.