Rozważmy choćby skanowanie zastępujące dokument papierowy jego postacią elektroniczną, zwane żargonowo skanowaniem niszczącym. Oznacza to, że rezygnujemy z uciążliwego przechowywania ton "makulatury" na rzecz efektywnego posługiwania się wyłącznie e-dokumentami. Co jednak się stanie, gdy niezbędna będzie ich migracja do innego systemu elektronicznego? Jakie są gwarancje zachowania autentyczności e-dokumentu w procesie transformacji jego formatu, jeśli będzie to konieczne? Takie pytania mogą wydawać się banalne odniesieniu do działalności bieżącej, ale nabierają znaczenia w perspektywie dziesięcioleci.

To prawda, że podpis na papierze może wyblaknąć, ale także w informatyce rozważa się niebezpieczeństwo "wyblaknięcia podpisu elektronicznego". Sytuacja taka może nastąpić, gdy z przyczyn kryptograficznych niezbędne jest odnowienie e-podpisu bezpieczniejszymi algorytmami. W spornych przypadkach dochodzenia do prawdy trudno będzie liczyć na rozstrzygające odnalezienie "włosa Kopernika". Innymi słowy: w odniesieniu do krytycznej dokumentacji (np. notarialnej) trudno wyobrazić sobie jej istnienie jedynie w wersji elektronicznej, i to takiej, która podlega całkowicie zautomatyzowanym modyfikacjom uwarunkowanym technicznie czy organizacyjnie.

Cyfrowa amnezja

Tak sformułowane wątpliwości, realnie odzwierciedlające aktualną sytuację, nie oznaczają, że jesteśmy skazani na dokumentacyjny papier także w przyszłości. Istniejące luki powodują, że powstają coraz lepsze systemy e-dokumentacji, które za cel stawiają sobie bezpieczne (prawnie i technicznie) transformacje danych - wymieńmy tu choćby standaryzujące dokonania globalnego konsorcjum OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) takie jak SAML (Security Assertion Markup Language), dotyczący autentyfikacji i autoryzacji, czy XACML (eXtensible Access Control Markup Language) przeznaczony dla sfery e-biznesu.

Kluczowym elementem idealnego systemu e-dokumentacji jest możliwość protokołowania wszelkich operacji związanych z przetwarzaniem e-dokumentu podczas całego cyklu jego istnienia. Taka opcja przypomina nieco znaną z technologii wiki "historię edycji".

Zastój w rozwoju nowych technologii e-dokumentacyjnych miałby dla ludzkości katastrofalne skutki. Należy mieć nadzieję, że pojawią się efektywne metody zapamiętywania informacji, gwarantujące uniknięcie "cyfrowej amnezji" - zarówno w skali mikro (przedsiębiorstwo, urząd), jak i makro (Internet).