Te cechy systemów zarządzania informacją przestrzenną przekładają się bezpośrednio na korzyści dla wszystkich jednostek urzędu, korzystających z danych przestrzennych. Jest to szybkość, precyzja i dokładność podejmowania decyzji, unikanie błędów, możliwość prezentowania i analizowania na bieżąco planów zagospodarowania i ich skutków, przejrzystość, możliwość prezentowania danych mieszkańcom, np. w Internecie. "Systemy GIS umożliwiają podjęcie decyzji w oparciu o analizy zysków i strat wykonanych na podstawie posiadanych danych. Dzięki temu nie podejmuje się decyzji w ciemno, tylko racjonalnie i optymalnie, co jest szczególnie ważne przy planowaniu" - wyjaśnia Jan Maciej Czajkowski. Jerzy Borys, p.o. naczelnika Wydziału Informatyki w Urzędzie Miasta Katowice zwraca również uwagę na korzyści finansowe związane z wykorzystywaniem systemów GIS przez urzędy. "Stosowanie systemu zarządzania informacją przestrzenną ma kolosalny wpływ na porządkowanie zasobów miejskich, co w efekcie minimalizuje i optymalizuje wydatkowanie środków pieniężnych z budżetu miasta" - mówi Jerzy Borys.

Potrzebne wsparcie z góry

Wykorzystanie systemów GIS łączy się jednak z koniecznością posiadania wykwalifikowanych ludzi, narzędzi, oprogramowania, sprzętu, przetworzonych na formę elektroniczną danych. Przedstawiciele urzędów, które są na zaawansowanym etapie wdrażania GIS przyznają, że wymaga to dużych wysiłków organizacyjnych i finansowych.

Podstawową barierą w szerokim wykorzystywaniu systemów zarządzania informacją przestrzenną pozostaje jednak bariera mentalna. Brak funduszy na realizację projektów związanych z GIS wynika w znacznej części z braku świadomości decydentów możliwego wykorzystania tego rodzaju narzędzi w pracach urzędu. A wsparcie i zaangażowanie na poziomie kierownictwa, czyli prezydenta lub wiceprezydenta, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu wdrożenia systemu GIS w urzędzie. "To jest projekt, który dotyczy całego urzędu i podległych mu jednostek. Jeżeli nie będzie miał wsparcia kierownictwa, które będzie motywowało pracowników, to się nie uda" - wyjaśnia Jan Maciej Czajkowski. Drugim, niezbędnym elementem jest systematyczne finansowanie projektu, które powinno być przewidziane w wieloletnim planie, by zapewnić stabilność projektu.

Z jakimi kosztami powinien liczyć się urząd planujący inwestycje w GIS? "Dla średniego, kilkutysięcznego miasta, wdrożenia takiego systemu, który by obejmował podstawowe <<funkcje miasta>>, będzie trwało 3-5 lat i będzie wymagało maksymalnych nakładów w drugim roku wdrożenia. Te nakłady powinny się <<zamortyzować>> po jakichś 5 latach od zakończenia wdrożenia" - mówi Jan Maciej Czajkowski. W jakiego rodzaju narzędzia powinny być zainwestowane te pieniądze? To zależy od wielkości, potrzeb i możliwości miasta. Zdaniem Czajkowskiego, duże i średnie miasta mogą zbudować sobie własny system zarządzania informacją przestrzenną, ponieważ będzie to dla nich bardziej opłacalne. Natomiast w małych gminach władze powinny przede wszystkim zidentyfikować krytyczne dziedziny informacji. "Moim zdaniem, są to na pewno: planowanie przestrzenne i ochrona środowiska. Te dwie dziedziny, ze względu na unijne wymagania, są krytyczne dla jakichkolwiek inwestycji" - wyjaśnia Czajkowski. Władze powinny też rozważyć bezinwestycyjną obsługę tych podstawowych dziedzin, które mogą zapewnić małemu miastu firmy usługowe.