Przygotować firmę na zmiany

Przygotowując firmę do wdrożenia zintegrowanego systemu wspierającego zarzą-dzanie, musimy być przygotowani na zmianę dotychczasowych metod działania or-ganizacji. Już samo wykorzystanie standardowych, zaszytych w systemie rozwiązań - potrzebne, aby minimalizować ryzyko uzależnienia się od dostawcy oraz kłopotliwych procesów aktualizacji i upgradów - implikuje konieczność modyfikacji procesów biz-nesowych. Z kolei w obszarze procesów kluczowych, gdzie modyfikacje systemu do specyficznych potrzeb użytkownika mogą być uzasadnione i potrzebne, największy wysiłek wiąże się z koniecznością uspójnienia i uporządkowania danych, co często skutkuje potrzebą odzwierciedlenia w systemie większej ilości danych, niż firma gromadziła dotychczas. To właśnie w warstwie analitycznej, dla której bazą mogą być dane zbierane w systemie ERP, pozycjonuje się dzisiaj główne źródło zróżnicowania organizacji względem konkurencji. W tym kontekście tandem rozwiązań ERP i Business Intelligence stanowi źródło przewagi konkurencyjnej.

Wprowadzone na życzenia klienta zmiany w standardowej funkcjonalności oprogra-mowania nie pozostają bez wpływu na bezpieczeństwo całego systemu. Dlatego też zasadne jest wdrożenie jednoznacznych mechanizmów zarządzania modyfikacjami. Powinny one obejmować m.in. autoryzację, kontrolę, a także walidację sposobu wy-konania modyfikacji oraz jej wpływu na całość systemu. W ramach procesu kontroli konieczne jest odpowiednie udokumentowanie zmian w systemie oraz jasne okre-ślenie podziału ról i obowiązków uczestników procesu biznesowego.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

O ile o zarządzaniu zmianą w ramach projektów wdrożeniowych mówi się często, o tyle za mało czasu poświęca się kwestii odpowiedniego zarządzania oczekiwaniami. Jest to tymczasem obszar kluczowy, zwłaszcza że w miarę trwania projektu wcześniej spisane założenia krystalizują się i przekształcają w kolejne wymagania. Skrupulatne zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy projektu pozwala zadbać o to, aby oczeki-wania były realne i koncentrowały się na zakresie istotnym z punktu widzenia korzy-ści biznesowych. Takie podejście wymaga jednak pełnej świadomości kwestii związa-nych z budową systemu ERP, a także ryzykiem projektowym i możliwymi komplika-cjami.

Niezbędna elastyczność...

Praktyka wdrożeniowa pokazuje również, że zarówno wykonawca, jak i zamawiający bardzo rzadko znają dokładnie zapisy umowy wiążącej obie strony. Działania projek-towe są realizowane przy założeniach zgodnych z powszechnym stwierdzeniem, że umowy sporządza się na wypadek wojny, a nie pokoju. Prowadzi to do paradoksal-nych sytuacji, w których podczas prac wdrożeniowych zapomina się o rzeczach istot-nych albo traci czas na realizację wymagań nieobjętych umową. Z tego właśnie po-wodu podstawą dobrze zarządzanego projektu wdrożeniowego powinna być znajo-mość wzajemnych zobowiązań. Dzięki temu możliwe jest skuteczne zarządzanie od-stępstwami od założonego schematu działań. Odstępstwa takie są naturalną częścią każdego projektu wdrożeniowego. Zbyt dużo jest czynników mogących wpływać na pierwotne uzgodnienia stron - poczynając od zmian w otoczeniu organizacji, poprzez zmiany zespołu, aż do zmian zakresu prac. Brak reakcji na takie czynniki może powo-dować, że końcowy efekt wdrożenia nie spełnia rzeczywistych potrzeb zamawiające-go. Z drugiej strony bezkrytyczne akceptowanie zmian skutkuje utratą kontroli nad projektem, co z kolei wiąże się z dużym prawdopodobieństwem porażki projektu.