Wdrożenie, czyli czas na porządki

Mówiąc o zarządzaniu zmianą i powiązanym z nim zarządzaniem oczekiwaniami, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Przede wszystkim zmiany w zakre-sie projektu powinny być dobrowolne, a nie narzucone. Modyfikacje założeń należy przeprowadzać w taki sposób, aby osoby najbardziej dotknięte zmianami w pełni się z nimi identyfikowały. W wielu projektach wartość wsparcia ze strony firm doradczych widać właśnie w umiejętności sprzedaży pomysłów wewnątrz organizacji i do-prowadzeniu do skutecznego ich wdrożenia.

... i gotowość do zmian

W praktyce widać również niechęć kierowników projektów do rezygnacji z pierwotnie określonych wymagań. Tymczasem eskalowanie zakresu przy zachowa-niu pierwotnie ustalonego wynagrodzenia jest traktowane jako rzecz normalna. Trzeba pamiętać, że rezygnacja z wymagań zbędnych, nawet zakontraktowanych, pozwala zespołom wdrożeniowym skupić się na priorytetach, natomiast eskalacja zakresu nawet bez dotykania wynagrodzenia wykonawcy skutkuje wzrostem ryzyka opóźnienia prac, a w efekcie wzrostem kosztów po stronie zamawiającego.

Zobacz również:

  • Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Ostatnią kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest szybkość podejmowania decyzji o zmianie. Zwłaszcza w obliczu trudnych decyzji należy pamiętać, że nawet zła decy-zja jest lepsza niż żadna. Otuchy może dodawać również fakt, że zgodnie z badaniami Malcoma Gladwella szybkie decyzje bywają równie trafne jak decyzje podejmowane ostrożnie i z rozwagą.

Na wszelki wypadek

Opisywane zmiany dotyczą przede wszystkim obszarów biznesowych. Jednak również po stronie IT konieczne jest przeprowadzenie działań dostosowawczych. W przypadku młodych, dynamicznie się rozwijających organizacji bardzo często umowy wdrożeniowe na system ERP jako pierwsze narzucają konieczność wdrożenia pod-stawowych zasad ładu informatycznego. Niezbędne jest wdrożenie przynajmniej podstawowych struktur help desku, z co najmniej jedną linią wparcia, oraz zaimple-mentowanie procedur na wypadek awarii. Ze względu na krytyczność procesów wspieranych systemem ERP - choćby przyjęć i wydań towarów, sprawozdawczości zewnętrznej, czy też procesów sprzedaży - wskazane jest wdrożenie elementów pla-nowania ciągłości działania. Należy pamiętać, że skuteczność realizacji tych działań w znacznym stopniu może przesądzić o pozytywnym bądź negatywnym odbiorze pro-jektu przez użytkowników biznesowych.

Wyobraźmy sobie projekt, w którym wykonawca jawnie mówi o popełnionych przez siebie błędach. Zamawiający dyscyplinuje swój zespół. aby dostarczyć wykonawcy komplet danych na czas, wykonawca na bazie swojego doświadczenia rekomenduje odejście od pierwotnego zakresu, a zamawiający niekoniecznie naciska na realizację wszystkiego. Takie projekty sporadycznie, ale jednak się zdarzają.

Autor jest prezesem zarządu firmy konsultingowej Softtutor Consulting.


TOP 200