"Specjaliści od zarządzania sytuacją kryzysową nie tylko nie absorbują cennych zasobów firmy, ale pomagają w pełni wykorzystać potencjał organizacji, który w kryzysie zwykle dramatycznie spada" - mówi Jacek Mamot, prezes zarządu K2Consulting. Według niego, angażując specjalistów od zarządzania kryzysem, należy oczekiwać natychmiastowej poprawy efektywności działań antykryzysowych, wynikającej m.in. z wdrożenia procesów kontrolnych i najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami kryzysowymi. "Jako osoby z zewnątrz, konsultanci stanowią naturalną barierę, która nie przepuszcza emocji, a jednocześnie weryfikuje kompletność i jednoznaczność informacji" - dodaje. To zaś umożliwia podejmowanie racjonalnych decyzji o kolejności rozwiązywania problemów.

Warto jednak dodać, że nadrzędnym celem konsultantów nie jest merytoryczna pomoc w rozwiązywaniu problemów, ale jak najszybsze uruchomienie mechanizmów umożliwiających wyprowadzenie firmy z sytuacji kryzysowej. Jednocześnie działania nie poparte konkretnym wsparciem ze strony zarządu i wolą zmiany organizacji same w sobie nie poprawią sytuacji firmy. "Wsparcie zarządu pokazuje, że firma nadal widzi cel w realizacji projektu jednocześnie daje przykład i sygnał do mobilizacji. W takich sytuacjach zespoły projektowe często zatracają świadomość celu projektu i w miarę, jak kryzys postępuje, o pierwotnych celach biznesowych przestaje się pamiętać" - stwierdza Wojciech Woziwodzki. Współpraca z kierownictwem ułatwia również odpowiednią ocenę priorytetów i podział obowiązków - kto ma gasić pożar, a kto kontrolować bieżącą działalność firmy.

Pełna mobilizacja

Sprawna akcja gaszenia dużego pożaru wymaga zaangażowania i koordynacji działań podejmowanych przez odrębne, ale ściśle współpracujące ze sobą zespoły strażackie. Podobnie, do kryzysowych procedur zarządzania projektem warto zaangażować możliwie najliczniejszy zespół pracowników kompetentnych w poszczególnych obszarach działalności firmy i aktywnie wspieranych przez zarząd. Stopień mobilizacji organizacji musi być również uzależniony od wagi problemu. Ocena stopnia zaawansowania projektu kryzysowego winna opierać się na mechanizmach bieżącej kontroli ryzyka i opóźnień wobec założonego harmonogramu i budżetu.

Jeśli organizacja nie dysponuje własnymi procedurami albo gdy posiadane narzędzia okazują się niewspółmierne ze skalą kryzysu - konieczne może okazać się zlecenie stosownych analiz firmie zewnętrznej. Analiza przyczyn kryzysu, jego przebiegu i objawów powinna odbywać się na możliwie najwcześniejszym etapie. Niemniej istotne jest zbudowanie konsekwentnego i elastycznego planu działania w kryzysie. Powinien on być zorientowany na przywrócenie sprawności biznesowej i osiągnięcie pierwotnego celu projektu, który stał się źródłem kryzysu. Wszystkie istotne decyzje powinny być równolegle wcielane w życie.