Najważniejszą cechą systemu obsługi profilaktycznej jest systematyczność i standaryzacja prostych czynności inspekcyjnych i "codziennych" zabiegów, takich jak wymiana oleju, smarowanie czy dociąganie obluzowanych nakrętek. Standardy i wytyczne dotyczące tych czynności powinny zostać opisane w instrukcjach i podręcznikach. Należy również wprowadzić do użytku jasno określone standardy oceny rezultatów inspekcji i zorganizować ich systematyczną rejestrację. Zapisane dane będą bowiem niezbędne przy sporządzaniu kolejnych planów inspekcji.

Drugim istotnym warunkiem skuteczności systemu obsługi profilaktycznej jest jasne określenie odpowiedzialności za realizację opracowanych procedur. Na ogół wydziałowi utrzymania ruchu pozostawia się odpowiedzialność za przebieg całej fazy rozruchu i oddawania urządzeń do eksploatacji zarówno po zainstalowaniu nowych urządzeń, jak i po remontach. W okresie operacyjnym natomiast oddelegowanie do wydziału produkcyjnego odpowiedzialności za proste czynności inspekcyjne i konserwacyjne, a także wymianę narzędzi i matryc prowadzi zazwyczaj do radykalnej redukcji kosztów utrzymania ruchu. Możliwe jest wówczas wprowadzanie elementów bardziej zaawansowanych strategii utrzymania produktywnego.

Planowanie obsługi profilaktycznej - dwa podejścia. Najpowszechniejszą praktyką jest umieszczanie w planie remontów na najbliższy okres (miesiąc, kwartał) urządzeń, w których stwierdzono pogorszenie osiągów lub drobne uszkodzenia. Jest to w istocie nadal obsługa reaktywna, a tylko sama reakcja zostaje opóźniona w czasie. Jeśli jednak zostanie zastosowane silniejsze kryterium włączenia danej pozycji do planu remontów, np. "znaczące pogorszenie jakości maszyny, na co wskazuje zmiana monitorowanego parametru jej stanu", będziemy mieli do czynienia ze znaną z norm brytyjskich obsługą "okazjonalną". Ponieważ monitorowanie stanu maszyny w celu przewidywania żywotności części jest kosztowne, obsługa okazjonalna wykazuje użyteczność w przypadkach, gdy:

części są kosztowne, trzeba więc zużywać je prawie "do końca"

nagłe uszkodzenia powodują poważne zniszczenia.

Drugi rodzaj planowania to obsługa cykliczna: inspekcja, czasem też wymiana części, prowadzona w stałych odstępach czasu. Wymagana jest w odniesieniu do urządzeń objętych specjalnymi przepisami bezpieczeństwa (np. ciśnieniowych, elektroenergetycznych) oraz w przypadkach, gdy:

nagłe uszkodzenia mogą spowodować istotne zniszczenia

zamiast ograniczać się do inspekcji lepiej jest wymieniać części w stałych odstępach czasu, ponieważ są niedrogie.

Strategia obsługi predyktywnej łączy wszelkie koncepcje zapobiegania uszkodzeniom w momencie wyznaczonym na podstawie informacji o postępie nienormalności stanu urządzenia, uzyskiwanej przy użyciu monitoringu. Nie zawsze jest to obsługa najbardziej oszczędna z uwagi na wysokie koszty monitorowania. Ważne jest więc, aby unikać pokusy zbyt intensywnego obsługiwania profilaktycznego. Jednak postęp technik pomiarowych i stale powiększająca się wiedza naukowa o dynamice różnych procesów degradacji materiałów (pełzania, utleniania, nawęglania, korozji, zmęczenia, zużycia ściernego itd.) prowadzi do systematycznego spadku kosztów monitoringu i przewidywania. W związku z tym występuje tendencja do poszerzania zakresu przypadków, w których obsługa predyktywna jest ekonomicznie uzasadniona.

Obsługa korekcyjna zmierza do podniesienia niezawodności i podatności naprawczej urządzenia. Najczęściej w tym celu stosuje się środki inżynierskie:

przeróbki i ulepszenie części lub podzespołów łatwo psujących się,

dokonywane po dokładnym zidentyfikowaniu przyczyny uszkodzenia;

ulepszenie projektu komponentu o niskiej podatności naprawczej;

modyfikacja lub ulepszenie obiektu, jeśli występuje podstawowy defekt powstały w fazie projektowania (inne projektowane warunki eksploatacji).

Eliminowanie potrzeby obsługi oznacza "ekonomiczne" projektowanie z użyciem metod inżynierii niezawodności, inżynierii utrzymania maszyn, ekonomiki inżynierskiej itd., zakładające, że projektowane urządzenie będzie "bezobsługowe". Po zużyciu wymienia się je na nowe.