Starcie tytanów. Gmail vs. Outlook: Który jest lepszy dla biznesu?

Jeśli chodzi o pocztę, kalendarz i kontakty, Microsoft Outlook od dawna jest monopolistą, ale warto przyjrzeć się zestawowi Gmaila, Kalendarza Google i Kontaktów Google w ramach Google Workspace. Wydawać by się mogło, że media społecznościowe, platformy czatowe i wideokonferencje zastąpiły pocztę elektroniczną jako najważniejszy środek komunikacji w miejscu pracy. To mylne wrażenie. Poczta elektroniczna pozostaje siłą napędową biznesu i będzie nią nadal w przewidywalnej przyszłości.

Starcie tytanów. Gmail vs. Outlook: Który jest lepszy dla biznesu?

Grafika: Thinkstock

W obszarze poczty elektronicznej do celów służbowych światowy rynek zdominowały: Microsoft Outlook i Gmail firmy Google. Outlook od dawna jest standardem w miejscu pracy, ale Gmail depcze mu po piętach, zyskując coraz większą popularność. Każdy z nich znacznie się zmienił na przestrzeni lat i nadal się zmienia. Dlatego warto co jakiś czas porównać oba rozwiązania.

Gruntownie przetestowałem oba. Zbadałem ich podstawowe interfejsy, sposób tworzenia, czytania i odpowiadania na wiadomości oraz opcje zarządzania pocztą. Porównałem też funkcje kalendarza w Outlooku z Kalendarzem Google, towarzyszącym Gmailowi, oraz możliwości kontaktów w Outlooku z Kontaktami Google.

Zobacz również:

  • Gmail – trzy poziomy szyfrowania
  • Google wprowadza telefony Pixel 6 i 6 Pro z chipsetem Tensor

Kilka uwag na temat ceny: Gmail jest częścią licencjonowanego pakietu Google Workspace (dawniej G Suite) dla firm i jest bezpłatny do użytku indywidualnego. Program Microsoft Outlook jest dostępny jako część pakietu Microsoft Office, który ma wiele różnych wersji do użytku osobistego lub biznesowego, i jest dostępny w ramach rocznej subskrypcji Microsoft 365 lub Office 365 bądź jednorazowego zakupu (Microsoft nazywa go „wieczystą” wersją pakietu Office). Osoby prywatne mogą korzystać z wersji online Outlooka za darmo, ale jej funkcjonalność nie jest tak rozbudowana, jak w przypadku klienta instytucjonalnego.

Dla potrzeb tego artykułu pracowałem głównie z desktopową wersją Outlooka dla Windows w Microsoft 365. Osoby prywatne i firmy, które korzystają z bezterminowej wersji Outlooka, mogą nie mieć wszystkich opisanych tu funkcji. Ponieważ świat jest wieloplatformowy, przetestowałem również aplikację desktopową Outlooka na macOS, aplikacje mobilne i aplikację webową. Gmail jest oparty na przeglądarce internetowej i testowałem go w przeglądarkach Chrome i Edge. Google oferuje też aplikacje Gmaila dla Androida i iOS, więc te również przetestowałem.

A więc, zaczynajmy!

Gmail

Gmail stawia przede wszystkim na prostotę. Jak zaraz się przekonacie, Outlook sprawia wrażenie, jakby trzeba było mieć doktorat, aby opanować jego podstawowy interfejs. Z kolei Gmail wygląda na pierwszy rzut oka, jakby każdy uczeń szkoły podstawowej mógł od razu zacząć z niego korzystać. Zaczynasz od razu w skrzynce odbiorczej i widzisz całą swoją pocztę, a wiadomości, których jeszcze nie przeczytałeś, są pogrubione. Kliknij tę, którą chcesz przeczytać, aby ją otworzyć. To już wszystko.

Podobnie, aby utworzyć nową wiadomość e-mail, kliknij przycisk „Skomponuj” w lewym górnym rogu ekranu (Google jest w trakcie wprowadzania pewnych zmian w interfejsie, więc na tym przycisku może pojawić się ikona ołówka lub znak plusa). Chcesz przeszukać swoją pocztę? Zacznij wpisywać tekst w polu „Przeszukaj wszystkie wiadomości”, a wyniki pojawią się natychmiast.

Nie daj się jednak zwieść prostemu interfejsowi - Gmail kryje w sobie mnóstwo możliwości pracy z wiadomościami. Po najechaniu kursorem na dowolną wiadomość w skrzynce odbiorczej po jej prawej stronie pojawią się ikony różnych funkcji zarządzania pocztą, takich jak archiwizowanie wiadomości lub oznaczanie jej jako nieprzeczytanej.

Więcej opcji pojawia się po otwarciu wiadomości. W dolnej części wiadomości znajdują się wyraźnie oznaczone przyciski odpowiedzi do nadawcy, odpowiedzi do wszystkich odbiorców wiadomości i przekazywania wiadomości dalej, a także przyciski w prawym górnym rogu obszaru wiadomości służące do drukowania, oznaczania wiadomości jako ważnej i inne. Powyżej wiersza tematu znajduje się pasek narzędzi z przyciskami, które umożliwiają wykonanie takich czynności, jak archiwizacja wiadomości, zgłoszenie jej jako spamu, usunięcie i inne.

Jeśli klikniesz przycisk menu z trzema kropkami znajdujący się po prawej stronie w obszarze wiadomości, uzyskasz jeszcze więcej opcji, między innymi dodanie nadawcy do listy kontaktów, zablokowanie dalszych wiadomości od nadawcy, zgłoszenie wiadomości jako spamu lub próby wyłudzenia informacji oraz przetłumaczenie wiadomości. (Istnieje kilka innych sposobów zarządzania wiadomościami z poziomu skrzynki odbiorczej i okna wiadomości, które omówię w sekcji Zarządzanie pocztą).

Gmail ma panel podglądu podobny do tego w Outlooku; można dostosować jego wygląd oraz również wiele innych elementów całego interfejsu. Można tam wybrać „Gęstość” skrzynki odbiorczej (ile wiadomości mieści się na danej powierzchni), „typ” skrzynki odbiorczej (np. najpierw ważne wiadomości, najpierw nieprzeczytane, najpierw oznaczone gwiazdką itd.), czy i gdzie ma się pojawiać okienko czytania, czy ma być wyświetlany wątek wiadomości e-mail oraz motyw, czyli wygląd graficzny.

Dodatkowe ustawienia można poznać wybierając przycisk Zobacz wszystkie ustawienia w pobliżu górnej części panelu „Szybkie ustawienia”. Ostrzegamy, że po kliknięciu tego przycisku od razu wpada się w gąszcz ustawień i można się pogubić we wszystkich opcjach.

Ale tak naprawdę podstawowy układ Gmaila po prostu działa. Ta zasada projektowania - prosty, nieskomplikowany interfejs z zaawansowanymi funkcjami łatwo dostępnymi za pośrednictwem przycisków i menu - sprawia, że czytanie wiadomości i odpowiadanie na nie to pestka.

Outlook

Jeśli szukasz prostego, nieskomplikowanego i łatwego w obsłudze interfejsu do tworzenia i czytania poczty, nie znajdziesz go w Outlooku. Jego domyślny widok w Mailu, z trzema panelami pełnymi przycisków i ikon, zwieńczony interfejsem wstążki o zaskakującej złożoności, utrudnia skupienie się na tym, co dokładnie chcesz zrobić. Microsoft wydaje się uważać, że więcej znaczy lepiej, ale w przypadku poczty elektronicznej czasami więcej znaczy mniej.

Nie chodzi tylko o to, że ekran jest zagracony tak wieloma opcjami. Nawet coś tak podstawowego jak przeglądanie skrzynki odbiorczej może być mylące. Duża część problemu wynika z ogólnej konstrukcji programu - trzy szyby, z których lewa (szyba folderów) jest podzielona na sekcje. Na górze znajduje się sekcja Ulubione, a pod nią lista kont pocztowych, które mamy skonfigurowane w Outlooku. Plusem jest to, że możesz używać Outlooka do jednoczesnego czytania i zarządzania kilkoma kontami pocztowymi - czego nie możesz robić w Gmailu - ale lewy panel jest przez to bardziej zagmatwany. Każde konto ma swój własny zestaw folderów pod spodem, w tym Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane, Elementy usunięte i tak dalej.

Czym więc są Ulubione i czym różnią się od kont pocztowych, które są pod nimi wymienione? Pozycje na liście Ulubione, którą Microsoft nazywa „folderami”, mogą być dowolnymi elementami - od pojedynczych folderów poczty po całe konta e-mail. Folder można dodać do Ulubionych, przeciągając go tam lub przechodząc na kartę Folder na całej wstążce i wybierając polecenie „Dodaj do ulubionych”. Aby usunąć folder, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie „Usuń z Ulubionych”.

Na samym dole lewego panelu znajdują się ikony służące do nawigacji po komponentach Outlooka - Kalendarz, Kontakty i Zadania. Po raz pierwszy Microsoft sprawił, że w Outlooku wszystko jest proste i łatwe - wystarczy kliknąć jedną z ikon, aby przejść do tego komponentu. Jest też trzykropkowe menu, które pozwala dodać ikony dla Notatek, Folderów i Skrótów.

Aby zobaczyć wiadomości dla danego konta pocztowego, przejdź do tego konta w lewym panelu i kliknij „Skrzynka odbiorcza” tuż pod nim. Lista wiadomości w skrzynce odbiorczej tego konta zostanie otwarta w środkowym okienku, pokazując nadawcę, temat, godzinę i datę każdej wiadomości.

Microsoft nie mógł się oprzeć, aby nie umieścić więcej elementów sterujących w górnej części środkowego panelu. Jest tam zestaw zakładek oznaczonych jako „Skoncentrowane” i „Inne”. Jest to funkcja zarządzania pocztą o nazwie Focused Inbox („Skoncentrowana skrzynka odbiorcza”), które omówię w dalszej części artykułu. Na razie wystarczy powiedzieć, że ważniejsze wiadomości powinny pojawić się w zakładce „Skoncentrowane”; aby zobaczyć pocztę, którą Outlook uznał za mniej ważną, musisz kliknąć zakładkę „Inne”.

Po prawej stronie zakładek „Skoncentrowane” i „Inne znajduje się jeszcze jedno menu do sortowania listy wiadomości według daty, nadawcy, tematu i tak dalej. To wszystko przydatne funkcje, ale umieszczenie ich wszystkich na górze środkowego panelu powoduje ogólny bałagan.

Najbardziej wysunięty na prawo panel jest panelem czytania. Po zaznaczeniu wiadomości w środkowym okienku, jej treść pojawia się w okienku odczytu. W górnej części wiadomości znajdują się przyciski umożliwiające wysłanie odpowiedzi do nadawcy, wysłanie odpowiedzi do wszystkich osób, które otrzymały wiadomość, oraz przesłanie jej dalej.

U góry całego ekranu Outlooka znajduje się wstążka, która w stanie domyślnym ma niezliczoną ilość opcji i funkcji. Na przykład na zakładce „Strona główna” możesz zaklasyfikować wiadomość jako śmieci, usunąć ją, zarchiwizować, utworzyć spotkanie z odbiorcami, przenieść do innego folderu, skategoryzować, oznaczyć do uzupełnienia i wiele innych. Podobne opcje można znaleźć na innych kartach wstążki, służących do wysyłania i odbierania, zarządzania folderami i zmiany widoku.

Prawdę mówiąc, Microsoft najwyraźniej zrozumiał, że nie każdy chce widzieć każdą dostępną opcję przez cały czas. W 2019 roku udostępnił nową, uproszczoną wersję „Wstążki” dla subskrybentów Microsoft 365 i Office 365.

Na uproszczonej wstążce znajduje się tylko jeden rząd przycisków najczęściej używanych poleceń. Na prawym końcu wstążki znajduje się ikona z trzema kropkami. Kliknięcie jej spowoduje wyświetlenie menu rozwijanego zawierającego wszystkie pozostałe polecenia z tej karty na pełnej wstążce. Jest to tak samo wydajne jak pełna wstążka, ale nie jest zagracone mnóstwem rzeczy, których rzadko się używa. (Możesz przełączać się między uproszczoną i pełną wstążką, klikając małą ikonę z symbolem strzałki w górę lub w dół przy prawej krawędzi wstążki).

Istnieją również inne sposoby na uproszczenie interfejsu Outlooka. W sekcji Układ na karcie Widok wstążki znajdziesz opcje sterowania okienkiem folderów (możesz je zminimalizować, dostosować to, co się w nim pojawia, lub całkowicie wyłączyć) i okienkiem odczytu (możesz sprawić, by pojawiało się na prawo od listy wiadomości e-mail, pod listą lub wcale).

Skutek? Jeśli korzystasz z domyślnego interfejsu Outlooka, spodziewaj się, że będziesz nękany przez złożoność. Ale jeśli włączysz uproszczoną wstążkę, okaże się, że jest to znacznie bardziej przyjazny i prosty program pocztowy. Nie oznacza to jednak, że jest on tak prosty i łatwy w obsłudze jak Gmail.

Poruszanie się po interfejsie: Podsumowanie

Gmail ma znacznie czystszy i mniej zagracony interfejs niż domyślny interfejs Outlooka. Dla tych, którzy wolą prostotę, będzie on znacznie lepiej pasował. Jeśli jednak włączysz w Outlooku uproszczoną wstążkę, przekonasz się, że Outlook jest znacznie mniej zagmatwany, nawet jeśli nie jest tak prosty jak Gmail.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200