Starcie tytanów. Gmail vs. Outlook: Który jest lepszy dla biznesu?

Pisanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail

Jak łatwo jest utworzyć i wysłać podstawową wiadomość e-mail lub odpowiedzieć na wiadomość e-mail? A co, jeśli zechcesz poszaleć, zmieniając czcionki i atrybuty czcionek, dołączając pliki i zdjęcia, wstawiając tabele i wykresy? A co jeśli chcesz sprawdzić pisownię lub gramatykę swojej poczty przed wysłaniem? Wszystko to i jeszcze więcej znajdziesz w tej sekcji.

Gmail

Jak w przypadku prawie wszystkiego, co ma związek z Gmailem, tworzenie podstawowych wiadomości jest bardzo proste: Kliknij przycisk „Utwórz” (ze znakiem plusa lub ikoną ołówka) w lewym górnym rogu ekranu, a pojawi się okno „Nowa wiadomość”. Wybierz swoich odbiorców, wpisz nazwę, temat i treść wiadomości, dołącz ewentualne załączniki i gotowe. Bez kłopotu i zamieszania.

Zobacz również:

  • Google zwiększa bezpieczeństwo poczty w usłudze Workspace
  • YouTube Shorts przekroczyło granicę 50 mld wyświetleń dziennie

To nie znaczy, że Gmail nie ma wielu zaawansowanych funkcji do tworzenia poczty. Do wyboru jest jedenaście różnych czcionek i cztery rozmiary tekstu, a także zwykła kontrola nad atrybutami czcionek, takimi jak pogrubienie, podkreślenie itp. Można również wybrać wyrównanie tekstu i wcięcie oraz tworzyć listy wypunktowane i numerowane w swojej poczcie. Opcje te znajdziemy na pasku narzędzi na dole ekranu, tuż nad przyciskiem „Wyślij”. (Kliknij podkreśloną literę „A” tuż po prawej stronie przycisku „Wyślij”, aby ukryć lub odsłonić pasek narzędzi formatowania).

Jeśli chodzi o dołączanie zdjęć, plików i obiektów, również masz do dyspozycji wiele opcji, które znajdziesz pod paskiem narzędzi formatowania. Opcje są nieco mylące, dopóki się do nich nie przyzwyczaisz. Na przykład pliki można załączać na wiele sposobów. Kliknięcie ikony wstawiania (spinacza do papieru) umożliwia przeszukiwanie dysku twardego w poszukiwaniu plików dowolnego typu. Ale jest też inny przycisk do wstawiania zdjęć (ikona tego, co wydaje się być małą górą), który nie przenosi Cię do folderu Zdjęcia, co wydaje się logiczne, ale zamiast tego do Twojego konta Zdjęcia Google, jeśli je posiadasz. Jeszcze inny przycisk pozwala wstawiać pliki z dysku Google Drive.

Inne przyciski na tym samym pasku narzędzi pozwalają wstawić: emotikonki, łącze do pliku online, strony internetowej lub adresu e-mail; a także podpis. Dopóki nie przyzwyczaimy się do tego, co robią poszczególne przyciski, jest to dość mylące.

Szkoda, bo opcja wstawiania zdjęć jest świetna. Masz podgląd wszystkich zdjęć w folderze, więc łatwo jest wybrać to, które chcesz, i możesz wstawić zdjęcia jako załączniki lub jako wbudowane obrazy. Jeśli wyślesz je jako obraz wbudowane, po kliknięciu na obraz w e-mailu, otrzymasz kilka opcji, w tym posiadanie go jako jego oryginalny rozmiar, najlepszy rozmiar dopasowany do ekranu, lub jako mały obraz.

Oprócz tego wszystkiego jest jeszcze kilka innych miłych funkcji. Klikając ikonę menu z trzema kropkami w prawym dolnym rogu ekranu, można sprawdzić pisownię wiadomości, nadać jej etykietę, która pomoże uporządkować skrzynkę pocztową (więcej na ten temat poniżej), usunąć formatowanie z wiadomości, aby była zwykłym tekstem, wydrukować ją i przejść do trybu pełnoekranowego.

Ponadto podczas pisania Gmail sugeruje słowa i wyrażenia, których możesz użyć - wystarczy nacisnąć klawisz Tab, aby zostały wstawione. Gdy po raz pierwszy wprowadzono tę funkcję, zwaną „inteligentnym uzupełnianiem”, nie podobała mi się, ponieważ przerywała mój tok myślenia i trudno było ją zignorować. Jednak od tego czasu przyzwyczaiłem się do niej i odkryłem, że jest to zaskakująco przydatna oszczędność czasu.

Wszystkie te same opcje są dostępne podczas odpowiadania na wiadomości e-mail. Dodatkową oszczędnością czasu jest to, że Gmail może zbadać treść wysłanej do Ciebie wiadomości i zasugerować tekst, który mógłbyś zamieścić w swojej odpowiedzi. Google nazywa tę funkcję „inteligentną odpowiedzią” i jest ona domyślnie włączona.

Jeśli chcesz wyłączyć Inteligentne uzupełnianie lub Inteligentną odpowiedź, kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu Gmaila i kliknij opcję „Zobacz wszystkie ustawienia”. Przewiń w dół do sekcji „Inteligentna kompozycja” („Smart Compose”) i wybierz opcję „Wyłącz sugestie pisowni.

Przydatna jest również możliwość cofnięcia wysłania wiadomości przez Gmaila - innymi słowy, odebrania jej - w ciągu pierwszych kilku sekund po jej wysłaniu. Po wysłaniu wiadomości wyświetlany jest mały napis "Wiadomość wysłana", a obok niego przycisk Cofnij. Wystarczy kliknąć ten przycisk, aby cofnąć wiadomość. Po Cofnij wiadomość znika, jednak nie można już cofnąć wiadomości.

Mimo mylących opcji wstawiania, Gmail ogólnie świetnie łączy prosty wygląd z rozbudowanymi funkcjami podczas tworzenia poczty.

Outlook

Podczas gdy niektóre części Outlooka cierpią z powodu zbyt wielu funkcji upchniętych na zbyt małej przestrzeni, nie jest to prawdą, jeśli chodzi o tworzenie nowych wiadomości pocztowych. Kliknij ikonę Nowa wiadomość e-mail, znajdującą się po lewej stronie karty „Strona główna” na wstążce, a pojawi się okno, w którym wypełnisz adresy e-mail, temat i treść wiadomości. Jeśli tworzysz prostą wiadomość, to wszystko, czego potrzebujesz. Wystarczy kliknąć duży przycisk Wyślij i gotowe.

Odpowiadanie na e-maile jest równie proste. Gdy przeglądasz wiadomości w trzypanelowym widoku Outlooka, kliknij wiadomość w środkowym okienku, a pojawi się ona w okienku odczytu. W górnej części obszaru wiadomości znajdują się przyciski do odpowiadania nadawcy, odpowiadania wszystkim, którzy otrzymali wiadomość, oraz przekazywania wiadomości dalej. Alternatywnie, możesz kliknąć dwukrotnie na wiadomość w środkowym okienku, aby otworzyć ją w osobnym oknie, gdzie zobaczysz ten sam ekran i otrzymasz te same opcje, co przy tworzeniu nowej wiadomości.

W Outlooku opcje te są bardzo bogate. Dostęp do nich prowadzi poprzez wstążkę na górze okna kompozycji - i to niezależnie od tego, czy używamy zwykłej wstążki, czy jej uproszczonej wersji. Powyżej pokazaliśmy pełną wstążkę, aby łatwiej było dostrzec polecenia, ale w przypadku uproszczonej wstążki każde polecenie, którego nie widać, jest dostępne pod ikoną z trzema kropkami po prawej stronie.

W Outlooku masz do dyspozycji bardziej rozbudowane funkcje obsługi tekstu niż w Gmailu - możesz na przykład używać dowolnych czcionek dostępnych w systemie i zmieniać tekst na dowolny rozmiar, a nie tylko kilka opcji dla każdej z nich, jak w Gmailu. Zmiana kolorów tekstu, pogrubianie tekstu, centrowanie tekstu na stronie itd. to również nic trudnego. Outlook znacznie przewyższa Gmaila, jeśli chodzi o radzenie sobie z tekstem.

Świetnie radzi sobie także z obsługą załączników. Jeśli używasz innych aplikacji pakietu Office, takich jak Word i Excel, po kliknięciu ikony Dołącz plik wyskakuje lista ostatnio używanych plików w usłudze OneDrive firmy Microsoft. Biorąc pod uwagę, że prawdopodobnie będziesz wysyłać innym osobom pliki, nad którymi ostatnio pracowałeś, jest to duża oszczędność czasu. Możesz też wybrać do wysłania dowolny plik na swoim komputerze, klikając przycisk Przeglądaj ten komputer po kliknięciu przycisku Dołącz plik. Aby przeglądać pliki w usłudze OneDrive w Internecie, kliknij przycisk „Przeglądaj lokalizacje internetowe”. Możesz też łatwo wysłać inne elementy, w tym wizytówkę, pozycję z kalendarza lub dowolną pozycję utworzoną w Outlooku, klikając przycisk Outlook Item.

To wszystko to tylko podstawy. Na wstążce znajdziesz wyjątkowo rozbudowane narzędzia do tworzenia poczty, w które warto się zagłębić. Kilka ciekawostek: Na zakładce Wstawianie będziesz mógł wstawiać tabele, kształty, ikony, modele 3D, zrzuty ekranu, które wykonujesz za pomocą Outlooka, linki, zakładki, równania, zdjęcia z Bing i wiele innych. Zakładka Opcje oferuje jeszcze większą kontrolę nad czcionkami, kolorami i efektami, w tym możliwość korzystania z motywów. Można również zażądać potwierdzenia dostarczenia lub przeczytania wiadomości po jej dostarczeniu lub przeczytaniu, opóźnić dostarczenie wiadomości o określony czas i nie tylko.

Zakładka Formatuj tekst, co nie jest zaskakujące, daje dość pełną kontrolę nad sposobem wyświetlania tekstu i akapitów oraz umożliwia tworzenie i wybieranie różnych stylów tekstu i akapitów, które można ponownie wykorzystać. Zakładka Recenzja to miejsce, w którym znajdziesz takie opcje jak sprawdzanie pisowni, tezaurus, tłumaczenie tekstu i odczytywanie tekstu wiadomości na głos.

Dość powiedzieć, że jeśli jest coś, co chcesz zrobić podczas pisania i wysyłania e-maila, możesz to zrobić w Outlooku. Wystarczy zajrzeć na wstążkę.

Pisanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail: Podsumowanie

Outlook ma o wiele więcej funkcji do tworzenia i wysyłania poczty niż Gmail. To prawda, że aby je wszystkie znaleźć, trzeba się nieźle naszukać po wstążce i być może nigdy ich nie użyjesz. Jeśli jednak chcesz korzystać z zaawansowanych opcji, to zdecydowanie przewyższają one Gmaila. A nawet jeśli nie interesują Cię wymyślne narzędzia, podstawowy interfejs do tworzenia nowej wiadomości pocztowej jest wystarczająco łatwy i prosty.

Zarządzanie pocztą – grupowanie, tworzenie etykiet, wątki

Przeciążenie pocztą elektroniczną jest jednym z największych czynników obniżających produktywność w życiu zawodowym. Pracujemy nad wieloma projektami naraz, a każdy z nich zasypuje nas zbyt dużą ilością wiadomości. Problematyczna jest nie tylko sama ich ilość, ale również śledzenie ich wszystkich. Coś tak prostego, jak przygotowanie się do spotkania poprzez przeczytanie wszystkich związanych z nim e-maili z ostatnich dwóch miesięcy, może zająć zbyt wiele czasu, ponieważ tak trudno je znaleźć.

Aby rozwiązać ten problem, zarówno Outlook, jak i Gmail oferują szereg narzędzi do zarządzania pocztą. Przyjrzałem się, jak wypadają one w tej ważnej dziedzinie.

Gmail

Gmail oferuje wiele narzędzi do zarządzania pocztą. Domyślnie wiadomości przychodzące są wyświetlane na jednej długiej liście, z najnowszymi na górze, a Gmail ma osobne karty dla wiadomości z mediów społecznościowych i promocji reklamowych. Karty te i inne można skonfigurować, klikając ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu i wybierając opcję Zobacz wszystkie ustawienia, a następnie klikając kartę Skrzynka odbiorcza u góry ekranu i wybierając karty, które mają być wyświetlane, a które nie. Stamtąd można skonfigurować skrzynkę odbiorczą na wiele innych sposobów, w tym włączać i wyłączać okienko czytania, zlecać Gmail umieszczanie znacznika obok wiadomości uznanych przez niego za ważne (na podstawie dotychczasowego zachowania i innych czynników) i nie tylko.

Podobnie jak Outlook, Gmail obsługuje widok wątków, w którym grupowane są wiadomości e-mail o tym samym temacie. Jednak w przeciwieństwie do Outlooka nie radzi sobie dobrze z konwersacjami e-mail z wieloma wątkami. W Gmailu nie ma możliwości wyświetlania osobnych wątków w ramach konwersacji. Każda nowa wiadomość jest ułożona chronologicznie, więc musisz przewijać wszystkie wiadomości i próbować znaleźć sens w poszczególnych wątkach. W długich, złożonych wiadomościach z wieloma wątkami jest to niezwykle trudne.

Najważniejszą funkcją zarządzania pocztą w Gmailu są etykiety. Są one podobne do folderów Outlooka, ale - jak zaraz wyjaśnię - etykiety potrafią bardzo przydatną sztuczkę, której zwykłe foldery nie potrafią.

Etykiety pomagają uporządkować pocztę, umożliwiając oznaczanie wiadomości - w tym nie tylko odebranych, ale także szkiców i wiadomości wysłanych - odpowiednimi etykietami. Gmail oferuje kilka wbudowanych etykiet, takich jak Wyróżnione gwiazdką, Wersje robocze i Przeszukane, ale można też tworzyć własne etykiety. Możesz więc na przykład utworzyć osobne etykiety dla każdego ze swoich projektów, dla przyszłych pomysłów, dla informacji o budżecie itd. Następnie oznaczasz wiadomości odpowiednimi etykietami.

Na przykład, aby łatwo śledzić wszystkie wiadomości związane z plany budżetowymi na 2022 rok, możesz utworzyć etykietę o nazwie „Prognozy budżetowe na 2022” i oznaczyć wszystkie odpowiednie wiadomości tą etykietą, a wszystkie one pojawią się po kliknięciu „Prognozy budżetowe 2022” na pasku nawigacji. Przydatne jest również to, że możesz zagnieżdżać etykiety pod innymi etykietami. Tak więc, na przykład, można utworzyć etykietę „Przychody” pod etykietą „Prognozy budżetowe na rok 2022”, a następnie etykiety „Przychody z reklam” i „Przychody z subskrypcji” pod etykietą „Przychody”.

Etykiety są wyświetlane w lewym okienku Gmaila w porządku alfabetycznym. Dzięki temu łatwo je wszystkie zobaczyć na pierwszy rzut oka i wybrać odpowiednią. Wystarczy kliknąć nazwę etykiety w lewym okienku, aby zobaczyć tylko wiadomości oznaczone tą etykietą. Aby utworzyć etykietę, przejdź na sam dół obszaru etykiet w okienku po lewej stronie i kliknij opcję „Zarządzaj etykietami” (być może trzeba będzie kliknąć przycisk Więcej, aby zobaczyć tę opcję w okienku). Następnie kliknij przycisk Utwórz nową etykietę i wpisz nazwę etykiety. Jeśli etykieta będzie zagnieżdżona, w polu tekstowym „Następna etykieta pod” wpisz nazwę etykiety nadrzędnej. Następnie kliknij przycisk „Utwórz”.

To, co sprawia, że etykiety są szczególnie elastyczne, to możliwość zastosowania wielu znaczników etykiet do jednej wiadomości. Jeśli więc masz etykiety „Spotkanie na koniec roku” i „Prognozy budżetowe na rok 2022”, możesz zastosować obie etykiety do wiadomości e-mail z planem spotkania na koniec roku, jeśli w planie są projekcje budżetowe. Foldery wyszukiwania w Outlooku (o nich więcej za chwilę) oferują podobną elastyczność, ale korzystanie z nich nie jest tak intuicyjne i łatwe, jak z etykiet w Gmailu.

Dodawanie etykiet do wiadomości jest proste. Gdy czytasz wiadomość, kliknij ikonę „Etykiety” u góry wiadomości, tuż po lewej stronie ikony menu z trzema kropkami, a następnie wybierz żądane etykiety lub kliknij przycisk „Utwórz” nową, aby utworzyć nową etykietę. Etykiety można również stosować do grupy wiadomości, zaznaczając je, klikając ikonę „Etykiety” i wybierając dla nich etykiety. Jeśli piszesz wiadomość, kliknij ikonę menu z trzema kropkami w prawym dolnym rogu ekranu, kliknij „Etykieta”, a następnie z menu, które się pojawi, wybierz żądane etykiety lub kliknij „Utwórz nową”.

Mam jeden nit do odebrania z funkcji. Jestem wielkim fanem utrzymywania czystej skrzynki odbiorczej - to znaczy, kiedy obsługuję kawałek poczty, chcę go z skrzynki odbiorczej i złożyć z dala od pod odpowiednimi etykietami. W ten sposób nie jestem witany tysiącami wiadomości za każdym razem, gdy zaglądam do skrzynki odbiorczej. Oznaczenie wiadomości etykietą w Gmailu nie powoduje jednak automatycznego usunięcia jej ze skrzynki odbiorczej. Domyślnie wiadomość pozostaje w skrzynce odbiorczej, a etykieta (etykiety) jest wyświetlana na liście wiadomości po lewej stronie tematu.

Gmail ma wiele innych przydatnych narzędzi do zarządzania pocztą, ale żadne z nich nie jest tak przydatne jak etykiety. Dość przydatna jest funkcja „nagradzania”, która wyświetla otrzymane wiadomości e-mail, w odniesieniu do których nie podjęto żadnych działań, i/lub wysłane wiadomości, na które nie otrzymano odpowiedzi. Jeśli poszperasz w Ustawieniach, znajdziesz tam również kilka innych funkcji zarządzania pocztą, w tym możliwość skonfigurowania filtrów do podejmowania działań na przychodzącej poczcie, takich jak automatyczne stosowanie etykiety do wiadomości od określonego nadawcy i archiwizowanie ich. (Opcje filtrów w Gmailu nie są jednak tak rozbudowane jak te dostępne w regułach Outlooka).

Dużo czynności związanych z zarządzaniem pocztą można wykonywać bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej. Najedź kursorem myszy na dowolną wiadomość na liście wiadomości, aby zobaczyć ikony umożliwiające szybkie wykonanie na niej czynności, takich jak archiwizowanie, usuwanie, oznaczanie jako przeczytanej lub nieprzeczytanej albo drzemanie. Archiwizacja wiadomości usuwa ją ze skrzynki odbiorczej, ale zachowuje do niej dostęp dzięki etykietom i wyszukiwaniu, natomiast drzemka odsyła ją tymczasowo i sprawia, że pojawia się ona ponownie w wybranym przez nas momencie.

Ważne wiadomości można również oznaczyć gwiazdką, aby były widoczne na pierwszy rzut oka. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć gwiazdkę po lewej stronie nazwy nadawcy na liście wiadomości. Kliknięcie wiadomości prawym przyciskiem myszy na liście poczty powoduje wyświetlenie menu z kilkoma dodatkowymi szybkimi akcjami, w tym odpowiedzią do nadawcy, przekazaniem wiadomości dalej, przeniesieniem jej do etykiety, oznaczeniem jej etykietą podczas pozostawiania w skrzynce odbiorczej oraz wyciszeniem, aby nie była widoczna w skrzynce odbiorczej, ale nadal pojawiała się podczas wyszukiwania.

Za pomocą pól wyboru znajdujących się w skrajnie lewej części listy wiadomości można zaznaczyć jedną lub więcej wiadomości, na których mają zostać wykonane działania. Gdy to zrobisz, nad listą wiadomości pojawi się pasek narzędzi z przyciskami do większości wyżej wymienionych działań oraz kilku dodatkowych, takich jak zgłoszenie wiadomości jako spamu i dodanie jej do Zadań Google. (Kliknij ikonę menu z trzema kropkami po prawej stronie, aby zobaczyć dodatkowe opcje.) Ten sam pasek narzędzi pojawia się u góry ekranu po otwarciu wiadomości.

Wreszcie, jeśli szukamy ważnej poczty, można oczywiście skorzystać z bardzo rozbudowanych narzędzi wyszukiwania Google. Do wyboru mamy proste wyszukiwanie, czyli wpisanie szukanej frazy w polu „Wyszukaj pocztę” u góry ekranu lub użycie języka wyszukiwania Google, aby uzyskać bardziej precyzyjne wyszukiwanie. Typ: 2021 Budżet Do: Jan Kowalski In: FirmaX ma: załącznik, a znajdziesz listę każdej poczty w folderze FirmaX wysłanej do Jana Kowalskiego ze słowami „budżet 2021” i z załącznikiem. Możesz zrobić o wiele więcej, w tym używać dat i tak dalej. Przejdź do strony wsparcia Google „Operatorzy wyszukiwania, których możesz używać z Gmailem”, aby uzyskać pełną listę.

Wszystko to oznacza, że jeśli chcesz zarządzać pocztą, organizować ją i znajdować, Gmail świetnie sobie z tym radzi - jeśli tylko jesteś zdyscyplinowany, aby konsekwentnie stosować etykiety. Jednak jednym z ważnych obszarów, w którym nie radzi sobie najlepiej, jest obsługa wątków wiadomości.

Outlook

Outlook oferuje kilka narzędzi do zarządzania pocztą. Wprawdzie ich opanowanie wymaga czasu, ale w sumie są one bardzo pomocne w walce z przeciążeniem pocztą i pomagają łatwo znaleźć potrzebne wiadomości.

Najnowsza funkcja nosi nazwę „Skrzynka odbiorcza skoncentrowana”. Gdy jest włączona, podczas przeglądania folderu poczty e-mail pojawiają się dwie karty: „Skoncentrowane” i „Inne”. Outlook decyduje, jakie wiadomości są według niego najważniejsze i filtruje je na liście Skrzynka Skoncentrowana. Wszystkie inne wiadomości są, co nie jest zaskakujące, umieszczane na liście Inne.

Osoby, którym nie podoba się, że Microsoft podejmuje za nich tego typu decyzje, mogą kliknąć zakładkę Widok na wstążce, a następnie kliknąć „Pokaż skrzynkę skoncentrowaną”, aby wyłączyć tę funkcję; kliknij ją ponownie, aby ją włączyć. Gdy funkcja „Skupiona skrzynka odbiorcza” jest wyłączona, nad listą wiadomości e-mail nadal widoczne są dwie zakładki: jedna dla wszystkich wiadomości, a druga tylko dla nieprzeczytanych.

W praktyce stwierdzam, że Outlook zazwyczaj dokonuje inteligentnych wyborów, co powinno znaleźć się w Skupionej, a co w Pozostałych - poczta służbowa i osobista jest kierowana do Skupionej, podczas gdy reklamy i biuletyny są wysyłane do Pozostałych. I można uczynić ją bardziej użyteczną poprzez trening - jeśli wiadomość pojawi się na niewłaściwej liście, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i wybierz „Przenieś do Innych” lub „Przenieś do Skupionych”. Tak więc funkcja jest przydatna. Microsoft powinien jednak lepiej zadbać o to, by ludzie wiedzieli, czym jest i jak działa skrzynka Skoncentrowana, zwłaszcza, że funkcja jest domyślnie włączona.

Innym narzędziem, które Outlook oferuje, aby pomóc w zarządzaniu przychodzącymi wiadomościami, jest widok konwersacji z wątkami, który grupuje wiadomości i odpowiedzi w ramach tej samej konwersacji e-mail. Często w długich łańcuchach e-maili z wieloma uczestnikami, toczy się wiele wątków. Na przykład w pojedynczej rozmowie na temat wprowadzenia produktu na rynek może być jeden wątek dotyczący zmian, jakie należy wprowadzić w prezentacji produktu, inny dotyczący terminu wprowadzenia produktu na rynek itd.

Outlook lepiej radzi sobie z obsługą wiadomości w wątkach niż Gmail, choć nie domyślnie. Domyślnie nie widzisz konwersacji pocztowych jako wątków, więc nie możesz łatwo po nich nawigować. Możesz jednak włączyć przesyłanie wiadomości w wątkach, przechodząc na kartę Widok i zaznaczając opcję Pokaż jako konwersacje w sekcji Wiadomości. Każda wiadomość z co najmniej jedną odpowiedzią będzie miała trójkąt skierowany w prawo po lewej stronie nazwy nadawcy, pokazujący, że istnieje wiele wątków. Kliknij ten trójkąt, a pojawią się wszystkie wątki. Kliknij dowolny wątek, a będziesz mógł przejść bezpośrednio do niego i przeczytać tylko istotne wiadomości. Jest to ogromna oszczędność czasu, gdy utkniesz w niekończącym się, skomplikowanym łańcuchu wiadomości e-mail.

Dwie inne przydatne funkcje obsługi wątków znajdują się w grupie Usuń na karcie głównej. Jeśli zaznaczysz wiadomość w konwersacji, którą nie jesteś zainteresowany, możesz kliknąć przycisk „Ignoruj”, a Outlook automatycznie przeniesie bieżącą wiadomość i przyszłe wiadomości w konwersacji e-mail do folderu Elementy usunięte.

Jeszcze mocniej działa funkcja Czyszczenie, której możesz użyć do uproszczenia wątków poczty i ułatwienia ich śledzenia. Prawdopodobnie najbardziej irytującą rzeczą w długich wątkach pocztowych jest to, jak wiele razy oryginalna wiadomość i wcześniejsze odpowiedzi są powtarzane, ponieważ są cytowane i ponownie cytowane w odpowiedziach innych osób. To sprawia, że o wiele trudniej jest śledzić długie wątki, ponieważ musisz przewijać wiele powtarzających się wiadomości. Kiedy używasz Czyszczenia, sprawdza on wątek i jeśli znajdzie tę samą wiadomość powtarzającą się wiele razy, usuwa wszystkie kopie powtarzających się wiadomości oprócz najnowszej. Uważam, że jest to duża oszczędność czasu i irytacja.

Możesz użyć tej funkcji, aby wyczyścić pojedynczy wątek, wszystkie wątki w folderze lub wątki w folderze i wszystkich jego podfolderach. Gdy czytasz wątek, który chcesz wyczyścić, przejdź na kartę Strona główna, kliknij strzałkę w dół obok opcji Wyczyść i wybierz opcję Wyczyść wątek, Wyczyść folder lub Wyczyść folder i podfoldery.

Mówiąc o folderach i podfolderach, łatwo jest je tworzyć i przenosić wiadomości do nich i z nich w Outlooku, jako sposób na organizowanie i śledzenie wiadomości. Największym ograniczeniem folderów jest to, że możesz umieścić wiadomość tylko w jednym folderze na raz, nawet jeśli może ona być związana z wieloma folderami. Można jednak użyć funkcji zwanej Foldery wyszukiwania, aby utworzyć wirtualne foldery, które grupują wiadomości według różnych kryteriów. Można na przykład utworzyć folder wyszukiwania dla wiadomości od określonych nadawców, wiadomości oznaczonych jako wymagające działań następczych lub wiadomości zawierających określone słowa. Dzięki temu ta sama wiadomość może znajdować się w wielu folderach. Aby utworzyć folder wyszukiwania, przejdź do zakładki Foldery, wybierz Nowy folder wyszukiwania i wybierz kryteria.

Jest jeszcze jedna funkcja, która jest nieco ukryta, a która może być niezwykle potężna dla zautomatyzowanego zarządzania pocztą - tworzenie i używanie reguł. Reguły podejmują działania na wiadomościach w zależności od ich kontekstu - nadawcy, słów w tekście emaila, itd. Możesz na przykład automatycznie kierować wszystkie wiadomości przychodzące od szefa do folderu Boss lub kierować wszystkie wiadomości zawierające słowa „budżet 2021” do folderu 2021.

Aby utworzyć regułę, kliknij kartę Plik, a następnie na ekranie Informacje kliknij kafelek Zarządzaj regułami i alarmami. Na wyświetlonym ekranie, w zakładce Reguły e-mail, kliknij przycisk Nowa reguła. Zostanie wyświetlony Kreator reguł z listą wszystkich dostępnych działań, takich jak „Przenieś do folderu wiadomości z określonymi słowami w temacie” lub „Oznacz wiadomości od kogoś do sprawdzenia”. Kliknij tę, którą chcesz, a następnie kontynuuj kroki kreatora, aby utworzyć regułę. To wszystko.

Reguły poczty e-mail można stosować nie tylko do poczty przychodzącej, ale także do wiadomości otrzymanych przed utworzeniem reguły. W tym celu przejdź do folderu, w którym chcesz, aby reguły zadziałały, wybierz kartę Folder i kliknij przycisk Uruchom teraz reguły.

W Outlooku jest też wiele innych narzędzi do zarządzania, takich jak używanie kolorów do kategoryzowania poczty. Ale żadne z nich nie jest szczególnie potężne.

Outlook oferuje jednak potężne narzędzia do przeszukiwania poczty. Przeglądając skrzynkę odbiorczą lub folder, użyj pola wyszukiwania na ekranie. Domyślnie Outlook przeszukuje bieżący folder, ale możesz użyć menu rozwijanego po lewej stronie, aby przeszukać jego podfoldery, całą bieżącą skrzynkę pocztową, wszystkie skrzynki pocztowe, a nawet wszystkie elementy Outlooka. I możesz być bardziej szczegółowy: Gdy umieścisz kursor w polu wyszukiwania, na wstążce pojawi się karta Wyszukiwanie, która oferuje wiele sposobów wyszukiwania, w tym według nadawcy, tematu, tego, czy wiadomość ma załączniki, i wiele innych.

Jak widać, Outlook zawiera bardzo rozbudowane funkcje zarządzania pocztą i wyszukiwania. Ale są one od siebie odłączone i zazwyczaj trudno jest z nich korzystać lub zapamiętać, jak z nich korzystać. Aby w pełni wykorzystać ich możliwości, musisz być prawdziwym użytkownikiem Outlooka.


TOP 200