Jeżeli danych w firmie jest dużo, to zazwyczaj różne działy odpowiadają za różne systemy informacji; systemy te mają różnych sponsorów biznesowych. By zbudować system MDM, trzeba poddać swoje systemy pod jurysdykcję ogólną. Szefowie działów muszą podjąć decyzję, że będą uczestniczyć w kosztach inwestycji i utrzymania systemu, który będzie poza ich wpływami. Przekonanie, że warto to robić jest trudne; trudne jest pogodzenie się z tym, że mamy oddać część swych systemów pod zarząd komu innemu. Tym bardziej, że często w tych systemach są strategiczne zasoby, na przykład informacje o klientach, które zazwyczaj w pierwszej kolejności są wybierane na dane referencyjne.

Gwarancją powodzenia i sukcesu może być jedynie silne poparcie ze strony zarządu. "Najważniejsze systemy w firmie trudno jest zintegrować. Jeśli nie ma wyraźnej, spójnej, wysoko umocowanej decyzji na szczeblu zarządczym i nie ma pomysłu na efekt biznesowy, to powodzenie wdrożenia jest zagrożone. Próba wprowadzenia MDM na niskim poziomie ma małe szanse na realizację" - przekonuje Adam Bartos.

Źródłem problemów może być również postawa dostawców rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w organizacji. "Master Data Management, to przede wszystkim projekt konsultingowy, gdzie duże znaczenie ma integrator. Rzadko kiedy bywa tak, że wszystkie komponenty architektury IT w firmie pochodzą od jednego dostawcy, a wszystkie używane systemy są od jednego producenta; zazwyczaj używa się wielu różnych rozwiązań. Pojawia się więc konieczność integracji danych z wielu różnych systemów. To duże przedsięwzięcie. Trzeba się dogadać z wieloma różnymi dostawcami. I tutaj mogą pojawić się problemy: dostawca jakiegoś systemu ma kontrakt utrzymaniowy, którego jednym z podstawowych zapisów jest to, że zmiany mogą być robione tylko przez dostawcę; inaczej firma traci gwarancję na działanie systemu. Zdarzają się jednak przypadki, gdy dostawca nie potrafi przeprowadzić integracji i nie zgadza się też na zmianę zapisów umowy. Albo zgadza się na zmiany w zamian za dodatkowe wynagrodzenie" - tłumaczy Adam Bartos. Poradzenie sobie z tą sytuacją wymaga przede wszystkim nie lada umiejętności negocjacyjnych.

Uruchomienie systemu MDM w firmie, to duża zmiana, wiążąca się często z poważnym przekształceniem dotychczasowej architektury informacyjnej, doprowadzeniem do powstania wspólnych zasobów referencyjnych. "To duże przedsięwzięcie. Bez sprecyzowania wyraźnych korzyści biznesowych się nie uda" - mówi Adam Bartos. A największą korzyścią jaką można osiągnąć jest, jego zdaniem, efekt synergii informacji. Widać to wyraźnie na przykład w branży ubezpieczeń i kredytów, gdy różne firmy działają w ramach jednej grupy kapitałowej. W takiej sytuacji efekty dostępu do pełnej informacji o jednym kliencie są bardzo ważne. Warto mieć w jednym miejscu informację o jednym kliencie, by móc mu dostarczyć odpowiednią ofertę marketingową. Ale, jak podkreśla Adam Bartos, trzeba dużo determinacji i dużo dobrej woli po stronie zarządu, żeby projekt MDM zrobić i żeby on się udał.

Przejrzyste reguły

Dla sprawnego funkcjonowania systemu Master Data Management ważne jest jasne, precyzyjne określenie zasad i obszarów odpowiedzialności za przetwarzane dane. Tym bardziej, że często ta odpowiedzialność jest rozproszona. A często jest też tak, że informacja jest wykorzystywana wskroś różnych systemów - wtedy musi być dokładnie wiadomo, kto za nią odpowiada.