W drugim przypadku dane podstawowe zakładane są tylko w jednym miejscu i udostępniane innym. W sposób scentralizowany odbywa się ich sprawdzanie i dystrybucja. Konieczne jest jednak dodatkowo opracowanie procesu zgłaszania założenia lub zmiany tych danych. Oba modele są wspierane przez odpowiednie rozwiązania i narzędzia IT.

MDM daje możliwość rozpoznawania danych i ich weryfikowania, sprawdzania czy to są te same dane, czy nie, wraz z określeniem prawdopodobieństwa tego zdarzenia. Pozwala też na właściwe użycie odpowiednich danych. Trzeba jednak patrzeć na dane całościowo, w powiązaniu z innymi. Nie tylko na przykład na sam numer domu, ale też cały kontekst jego występowania, łącznie z adresem, nazwiskiem itp. "Wtedy łatwiej zachować spójność danych i wychwycić błędy" - zauważa Jarosław Karski. W systemie finansowym dostawca może być oznaczony kodem 158, a w systemie magazynowym jako 136, ale przez odniesienie do wyższego poziomu integracji wiadomo, że w obu przypadkach jest to ten sam dostawca. Możliwe jest wtedy wspólne raportowanie i analiza danych o dostawcy z dwóch różnych systemów.

Kwestii zarządzania danymi referencyjnymi nie można jednak rozwiązać jednorazowym wdrożeniem. "Master Data Management, to proces ciągły. Wymaga pewnego wysiłku na początku, ale potem też trzeba cały czas uważnie śledzić rozwój sytuacji" - mówi Jarosław Karski. System dostaje dane do wprowadzenia, ale też tworzy listę podejrzanych danych, które trzeba przeglądać co jakiś czas.

Świadomość znaczenia zasad MDM zależy w dużej mierze od tego, jak jest ukształtowany i prowadzony biznes. Jeżeli firma wykorzystuje zaawansowane analizy, to znaczenie MDM jest duże. Ale są też organizacje, gdzie raporty zleca się pojedynczym osobom do wykonania w Excelu. Wtedy uzgadnianie danych trzeba robić "ręcznie", po kolei. "Firmy rozwinięte informatycznie, które chcą dokładnych informacji na bieżąco, są w stanie ponosić wydatki na MDM. Lepiej doceniają potrzebę uspójnienia, uporządkowania, zintegrowania danych tam, gdzie potrzebna jest informacja analityczna, a nie operacyjna. Albo tam, gdzie jest dużo różnych systemów, które wymieniają między sobą informacje" - ocenia Jarosław Karski.

Między ludźmi

Proces wdrożenia systemu MDM zależy od wielu różnych czynników. Przede wszystkim od tego, ile danych podstawowych ma być branych pod uwagę - czy tylko klient, czy też jeszcze produkt, usługa, dostawca. Również od tego, ilu jest faktycznie klientów lub dostawców i w ilu systemach znajdują się różne informacje o nich. Na koniec też od tego, na ile te dane są już uporządkowane i usystematyzowane.

Istotnym elementem realizacji systemu MDM jest sfera relacji międzyludzkich. "Projekty MDM są bardzo trudne od strony politycznej, ludzkiej. Technicznie to również złożone przedsięwzięcia, ale strona polityczna jest najważniejsza i najtrudniejsza. MDM powoduje bowiem, że trzeba zrezygnować z części swojej suwerenności. I właśnie ten aspekt jest często przeszkodą w pomyślnej realizacji projektów MDM w organizacji" - wyjaśnia Adam Bartos, dyrektor ds. technologii w SAS Institute.