Firmy gromadzą i wykorzystują w swojej działalności coraz większe ilości danych. Dane te znajdują się zazwyczaj w różnych systemach i są wykorzystywane w różnych obszarach aktywności biznesowej. Na przykład, dane tego samego klienta banku mogą znajdować się równocześnie w dziale prowadzącym obsługę kont, w dziale kredytów i w dziale sprzedającym jednostki funduszu inwestycyjnego. Im bardziej rozległa działalność firmy i większa liczba obsługujących ją systemów informatycznych, tym większa potrzeba integracji danych. Im bardziej są one spójne, tym efektywniej może działać przedsiębiorstwo. Przykładowo, pracownik call center, mając pełną, aktualną wiedzę o kliencie, może go szybciej obsłużyć, a handlowiec lepiej przygotować ofertę. W osiągnięciu takiej spójności pomagają rozwiązania z zakresu zarządzania danymi podstawowymi (referencyjnymi) - Master Data Management.

Terminem Master Data Management (MDM) określa się generalnie grupę rozwiązań informatycznych i związanych z ich wdrożeniem działań, podejmowanych w celu zapewnienia spójności i wysokiej jakości oraz wiarygodności i aktualności najważniejszych danych, wykorzystywanych w różnych procesach biznesowych przez różne jednostki organizacyjne firmy i jej pracowników. Kluczowe dla przedsiębiorstwa dane nazywane są danymi podstawowymi lub danymi referencyjnymi. Żeby można było nimi skutecznie zarządzać, a w konsekwencji zapewnić warunki do efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, powinny być one zintegrowane w skali całej organizacji. Tak, żeby każdy użytkownik biznesowy miał dostęp do "jednej wersji prawdy", do takich samych, jednolitych, spójnych informacji, na przykład o kliencie czy o produkcie.

Zazwyczaj właśnie dane o klientach i produktach są uznawane za najważniejsze, najbardziej typowe rodzaje danych referencyjnych. To one powinny być w pierwszym rzędzie przechowywane i zarządzane w skali całego przedsiębiorstwa w taki sam, uporządkowany i jednorodny sposób. Danymi referencyjnymi mogą być także inne dane istotne z punktu widzenia interesów firmy, na przykład dane o dostawcach, pracownikach, usługach, kontraktach itp.

Podstawowe decyzje

Jak najlepiej przeprowadzić wdrożenie systemu zarządzania danymi referencyjnymi? Przede wszystkim, trzeba zadecydować, które dane są dla firmy najważniejsze, kluczowe. "Firma sama musi wiedzieć, jakie dane są dla niej podstawowe i jak je chce wykorzystywać" - mówi Jarosław Karski, consulting manager z firmy SAP. Następnie trzeba określić, gdzie mogą być zakładane dane podstawowe i jak będzie odbywała się ich dystrybucja. "Te decyzje w dużej mierze zależą od struktury firmy i jej strategii" - podkreśla Jarosław Karski.

Zakładanie danych podstawowych może się odbywać lokalnie lub centralnie. W pierwszym przypadku każdy uprawniony może zakładać dane podstawowe w każdym departamencie lub oddziale firmy. Mogą się one potem nakładać na siebie, więc trzeba rozwiązać kwestię ich sprawdzania i uzgadniania.