Odnośnie ostatniej innowacji przyjęto, że na materiały tańsze niż 5000 zł będzie wystawiany jedynie dokument rozchodu, bez zapotrzebowania. Natomiast na materiały o wartości większej niż 5000 zł wystawiane byłoby zapotrzebowanie i/lub dokument rozchodu, zależnie od rodzaju materiału. Kwotę 5000 zł ustalono poprzez negocjacje wszystkich zainteresowanych stron.

Efekty zmian

Wdrożenie propozycji zespołu wymagało najpierw akceptacji prezesa firmy XYZ i zajęło, ze zrozumiałych względów, trochę czasu. Poniesiony trud zrekompensowały jednak wynikowe efekty zmian. Dzięki nim:

Stan po wdrożeniu zmian przedstawia rys. 2. Jak widać, w znacznej mierze wyeliminowano czynności o niewielkiej lub żadnej wartości dodanej. Przede wszystkim jednak, stan po zmianach jest wynikiem zakwestionowania podstawowego, tradycyjnego założenia, zgodnie z którym pobranie i zamówienie materiału wymaga najpierw zatwierdzenia oddzielnego dokumentu, tj. zapotrzebowania.

Przeniesienie Działu Gospodarki Materiałowej do Pionu Usług i częściowa decentralizacja decyzji o zakupach skróciła znacznie czas oczekiwania na materiał i zlikwidowała jedno z głównych wąskich gardeł obiegu dokumentów. Prawie 90% zakupów jest obecnie dokonywanych w dniu zgłoszenia potrzeby materiałowej w stosownej formie. Ponieważ na większość materiałów od razu wystawiany jest dokument rozchodu z określonym miejscem powstawania kosztów (coś w rodzaju Just-In-Time), pobieranie materiałów bez wiadomego przeznaczenia i potrzeby jest utrudnione.

Spowodowało to radykalne zmniejszenie zapasów materiałowych w firmie do tego stopnia, że niektóre komórki zrezygnowały z prowadzenia magazynków podręcznych. Ich pracowników zajmujących się dotychczas troską o zapasy na czarną godzinę skierowano do świadczenia usług klientom firmy. Wystawianie dokumentu rozchodu, jako podstawy ubiegania się o materiał, skróciło do minimum czas między zużyciem materiału a zarejestrowaniem tego zużycia. Poprawiło to znacząco wiarygodność rachunku kosztów oraz analiz ekonomicznych i zużycia materiałów. Nie bez znaczenia były także efekty psychologiczne. Decentralizacja decyzji doprowadziła do zwiększenia jakości pracy i wzrostu zadowolenia pracowników. Oczekuje się ponadto, że uproszczona organizacja pracy ułatwi w przyszłości wdrażanie zintegrowanego systemu informatycznego.

<hr size=1 noshade>Grzegorz B. Gruchman jest konsultantem firmy DGA Systemy Informacyjne.

1 Opis przypadku przygotowano na podstawie opracowania Jarosława Kownackiego (DGA Systemy Informacyjne).