Nowe reguły gry są stopniowo akceptowane. Ich elementem jest wprowadzenie "poczekalni". Do niej odsyłani są dostawcy, którzy wprowadzili firmę w błąd, mają niejasną sytuację właścicielską albo stosowali dumpingowe ceny. Wiąże się to z odsunięciem na kwartał albo dwa kwartały od udziału w postępowaniach, ale otwiera pole do uzdrowienia relacji. Na ławkę kar mogą wpadać także duzi gracze. "Zdarza się to, kiedy grają ceną, chociaż mieli informację, że działa schemat bardziej złożony: cena plus konsekwencje biznesowe i technologiczne oraz pozamówieniowa ocena realizacji. Większość dostrzega jednak korzyść w takim ustawieniu obopólnych relacji. Dajemy jasne warunki współpracy, możliwość długofalowej, opartej na przejrzystych zasadach współpracy i dodatkowo system referencji, których wcześniej PZU nie udzielało zbyt chętnie. A to biorąc pod uwagę wielkość i potencjał PZU na rynku, rzecz cenna, pokazująca potencjał dostawcy, który sprostał wyzwaniu" - przyznaje Artur Kurcweil.

IT w Grupie PZU wraz z częścią ubezpieczeń majątkowych oraz obszarem zakupowym przeżywa obecnie gwałtowną, bardzo szybką zmianę. Dotychczasowe efekty tych zmian ośmielają do wybiegania w przyszłość. W kontekście synergicznej, efektywnej organizacji zakupów - nawet poza granice PZU. Można wyobrazić sobie skalowanie wzwyż rozwiązań i praktyk wypracowanych w zakresie zakupów dla całej grupy spółek, w których udziałowcem jest Skarb Państwa. "Łatwo dostrzec, jak olbrzymi to potencjał. Na przykład koncepcja prywatnej chmury, w ramach obowiązujących regulacji i uwarunkowań prawnych, wspólnych usług IT dla grupy spółek Skarbu Państwa - to byłoby potężne narzędzie poprawy struktury kosztowej" - stwierdza Artur Kurcweil. "W pewnych obszarach zarządzania dostawcami IT dokonaliśmy pionierskich przy naszej skali i w naszym sektorze zmian, kierując się efektywnością IT. Staliśmy się prekursorem zmiany w relacjach i modelach usług. Dziś jeszcze skupiamy się na wewnętrznej zmianie, teraz odbywa się jej najszybsza, najbardziej angażująca część. Ale potem z pewnością moglibyśmy dzielić się doświadczeniem i współpracować przy szerszych projektach" - podsumowuje Robert Pławiak.

Jak planować wydatki na inwestycje w IT w firmie?

Mariusz Żywarski, kierownik Zespołu Finansów i Zasobów IT Office w Biurze Zarządzania i Strategii IT Grupy PZU

Planowaniem budżetu w obszarze IT zajmuję się już kilka lat. Za każdym razem podejście się zmienia w zależności od tego, jakie cele strategiczne i wyzwania są stawiane organizacji IT. Według mnie zawsze przed rozpoczęciem planowania należy sobie zadać kilka oczywistych, ale istotnych pytań, które ułatwią przejście całego procesu planowania:

• Czy realizacja budżetu w tym roku była zgodna z planem? Jak duże będzie odchylenie na koniec roku? Z czego to wynika?

• Ile firma może przeznaczyć na inwestycje i rozwój w kolejnych latach? Czy planujemy od dołu czy od góry?

• Czy zrealizowane inwestycje w IT przyniosły spodziewane efekty? Czy koszty wykonanych inwestycji zgadzają się z planami, czy je przekraczamy?

• Jak firma planuje sprzedaż w kolejnym roku? itd.

Odpowiedź na te lub podobne pytania pozwala stworzyć obraz tego, co nas czeka w przyszłości i na tej bazie wypracować najlepsze dla danej organizacji podejście.

Ważne jest ustalenie transparentnych reguł dla uczestników procesu planowania - należy to zrobić wspólnie z działem kontrolingu lub finansów, który będzie weryfikował nasze plany i inwestycje. Takie podejście ogranicza dyskusje na konferencjach budżetowych do niezbędnego minimum, czyli podejmowania decyzji, w którą inwestycję wchodzimy, bez wdawania się w polemikę, czy na pewno została poprawnie zwymiarowana i zaplanowana.

Często podczas planowania świadomie pomijamy niektóre koszty, jakie należy ponieść, by zrealizować daną inwestycję, lub o nich zapominamy. Wcześniej czy później one się pojawią i wówczas opłacalność naszej inwestycji staje pod znakiem zapytania. Widać to zwłaszcza przy inwestycjach, których opłacalność jest na krawędzi. Zachęcam do ograniczania tego ryzyka i uwzględniania również kosztów utrzymania zasobów potrzebnych do realizacji danej inwestycji.

Kolejnym ważnym elementem jest edukacja, szczególnie tych osób, które w przyszłości będą odpowiadać za wykonanie budżetu.