Na początku była zmiana. Zmiana strategiczna prowadzona w Grupie PZU, która porusza szereg mechanizmów, i wymaga ich dostosowania do nowego, transformacyjnego trybu działania. W obszarze zakupów IT powstał schemat ukierunkowany na wykorzystanie grupowej synergii przy równoczesnym usuwaniu zagrożeń uzależnienia od dostawcy oraz promowaniu przejrzystych i długofalowych relacji z dostawcami. Warunkujący zarazem efektywność w dostarczaniu IT: szybciej, taniej i lepszej jakości dostarczane rozwiązani.

Potrzeba wprowadzenia odpowiedniego aparatu do zarządzania zakupami IT wiąże się z transformacją w Grupie PZU. Zmienia się struktura kosztów IT - spadają koszty utrzymania, rosną koszty rozwoju ze względu na dużą liczbę nowych projektów. Potrzebna więc była odpowiednia organizacja tego procesu. Na początku jednak stawiany jest wymóg adekwatności wybieranych rozwiązań do celów zmiany. "Punktem wyjścia do obecnego modelu zakupowego IT jest strategia firmy. To warto podkreślić, ponieważ historycznie IT w PZU działało często kontekstowo, w ramach poszczególnych spółek grupy. Zmiana, która się dokonuje, sprowadza się m.in. do tego, że strategia biznesowa i strategia IT obejmują całość grupy" - mówi Artur Kurcweil, dyrektor Biura Wsparcia i Operacji IT.

W ramach trwającej od dwóch lat transformacji zasypywane są więc fosy i burzone mury w IT. Pod ogólną strategią firmy znajdują się strategie poszczególnych działów biznesowych, a pod nimi ogólna strategia IT, która musi umożliwić realizację tych celów biznesowych i wnosić do nich swoją wartość. "Całą uwagę kierujemy na zrozumienie potrzeb biznesu. Rozmowa - jakimi środkami - to dopiero następny etap. Najpierw staramy się zrozumieć, o co chodzi, potem znaleźć odpowiednie rozwiązanie" - opowiada Artur Kurcweil.

N-wymiarowe relacje z dostawcami

Następnie wykorzystywane są nowe procesy i schematy zarządzania relacjami z dostawcami IT, które powstały w Biurze Strategii i Zarządzania IT podległym Robertowi Pławiakowi. To narzędzia do poszukiwania optymalnego zakupu ze względu na kryteria biznesowe i technologiczne możliwości. Poszukiwane są rozwiązania, które wniosą korzyść w kontekście całej grupy, a konsekwencją ich wprowadzenia nie będą żadne zagrożenia natury technologicznej, organizacyjnej czy ekonomicznej.

Baza alokacji kosztów i nowe centra kompetencji stanowią elementy tej konstrukcji. "Ich powstanie służy ułożeniu struktury kosztów w ramach grupy i zrozumieniu potencjału kompetencji IT, który w ramach grupy posiadamy. Na tej podstawie powoływane są centra kompetencji: zespoły wirtualne, łączące osoby i wiedzę w różnych punktach grupy we wspólnie działające zespoły. To był dotychczas niewykorzystywany znaczący potencjał. Sformowaliśmy pierwsze centrum, przed nami kolejne" - mówi Robert Pławiak.