O wiele więcej niż skanowanie
-
- 27.04.2010
Gdy upływa okres życia dokumentu, klient otrzymuje informację o tym, że według reguł, dokument powinien być brakowany. Zależnie od decyzji klienta, niszczona jest wersja papierowa lub także elektroniczna. Dokumenty papierowe są bezpiecznie niszczone, firma otrzymuje certyfikat zniszczenia, może także otrzymać nagranie wideo. Niszczenie kopii elektronicznej jest potwierdzane certyfikatem usunięcia informacji z macierzy dyskowej.
Jakie dokumenty?
Typowa firma przetwarza dokumenty klasy B o czasie życia od 5-6 lat w przypadku kat. B5 (większość z nich stanowią faktury) do nawet 50 lat przy B50 (jest to na przykład dokumentacja osobowo-płacowa).
Dokumenty klasy A też można przetwarzać w systemie, ale zgodnie z prawem, ich archiwizacją zajmują się archiwa państwowe. Dokumentami tej klasy są na przykład protokoły ze spotkań rad nadzorczych, dokumenty związane z ważnymi przekształceniami w organizacji, a także inne, które mają istotną spuściznę historyczną. Są zazwyczaj skanowane on-site.
Klasyfikowane dokumenty niejawne, chronione mocą Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych, także mogą być przetwarzane w modelu usługowym. W praktyce przeprowadza się to w siedzibie organizacji, w pomieszczeniu odpowiednim do poziomu klasyfikacji danych dokumentów, przez pracowników posiadających wymagane certyfikaty. Istnieje także możliwość przetwarzania poza siedzibą firmy.
Największy zysk z centralizowanej obsługi dokumentów w modelu outsourcingu odniosą te firmy, które mają dużą ilość faktur przychodzących albo zarządzają kontaktami z klientem, w szczególności firmy handlowe, banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy operatorzy telekomunikacyjni. Takie usługi mają także sens w mniejszych organizacjach, które przetwarzają dużą ilość dokumentów.
Kolejnym ważnym aspektem jest odpowiedzialność za powierzone procesy i dokumenty, która jest znacznie wyższa w przypadku outsourcera niż u pojedynczego pracownika firmy. Najważniejszą jednak zaletą jest możliwość koncentracji na głównej działalności, często handlowej, bez konieczności myślenia o właściwej organizacji zaplecza. Przetwarzanie dokumentów w modelu współdzielonym umożliwia redukcję kosztów - koszt przetworzenia jednej strony jest kilkakrotnie niższy niż przy modelu on-site, w obrębie pomieszczeń organizacji.
Centrum usług outsourcingowych Xerox Warszawa jest nową inwestycją, jest to jedno z kilkudziesięciu centrów BPS tej firmy w Europie. Drugim centrum w Polsce jest ACS Xerox w Krakowie, które realizuje wiele projektów przetwarzania dokumentów, w tym przede wszystkim usługi merytoryczne takie jak księgowanie dokumentów czy zarządzanie dokumentacją HR.
Centrum Xerox Business Process Services jest wyposażone w oprogramowanie Xerox Production Imaging Manager (XPIM) oraz zestaw wysokowydajnych skanerów produkcyjnych o wydajności powyżej 100 stron/min. W miarę potrzeb centrum może działać na trzy zmiany, zapewniając oczekiwaną przez odbiorców wydajność - w modelu usługowym nie ma konieczności dostosowania własnych zasobów do obsługi obciążenia nagłych wzrostów ilości dokumentów, gdyż dba o to usługodawca.
Środowisko XPIM jest oprogramowaniem własnościowym zapewniającym przewagę technologiczną i nie jest udostępniane na zewnątrz. System rozwijany jest w kilku ośrodkach badawczych Xerox na świecie (np. w PARC).
Grzegorz Szymanko, Dyrektor ds. Produktów, Rozwiązań i Implementacji w firmie Xerox Poland
