Przekierowanie strumienia listów

Do pełnego outsourcingu dokumentów papierowych niezbędne jest przekierowanie przychodzącego strumienia dokumentów do firmy usługowej. Najprostszym sposobem jest wprowadzenie nowego adresu do korespondencji, na przykład skrzynki pocztowej, z której dokumenty odbierane są przez kurierów firmy zewnętrznej. Proces przejścia trwa w praktyce od trzech do sześciu miesięcy. W tym czasie dokumenty, które zostały przekazane jeszcze na stary adres, są także odbierane przez centrum operacyjne.

Dokumenty, które nie spełniają kryteriów przetwarzania (na przykład pisma imienne "do rąk własnych" oraz reklamy), są odsyłane do firmy po zarejestrowaniu kancelaryjnym lub niszczone - zależnie od kategorii i zgodnie z zapisami umowy. Pozostałe dokumenty są skanowane, rozpoznawane, kategoryzowane oraz indeksowane w formie elektronicznej, wersja papierowa jest archiwizowana. Na końcu następuje powiadomienie pocztą elektroniczną lub za pomocą wiadomości SMS, że dokument został przetworzony i znajduje się w zasobach systemu obiegu.

Skaner w firmie, obróbka w centrum

Niekiedy skanowanie dokumentów odbywa się w firmie klienta (on-site, np. w oddziale), natomiast przetwarzanie realizowane jest centralnie. Model taki stosowany jest często wtedy, gdy liczy się czas od momentu odbioru dokumentów do właściwego zakończenia sprawy. Mówimy tu np. o procesach bankowych związanych z uruchomieniem kredytów gotówkowych "w 5 minut". W takim przypadku organizuje się skanowanie w modelu rozproszonym, skan dokumentu zostaje elektronicznie przekazany do centrum usługowego, gdzie odbywa się jego przetwarzanie (OCR, indeksowanie i kategoryzacja). Gotowe dane z dokumentów zostają przetransferowane do systemów klienta, gdzie inicjowane są właściwe procesy. Środowisko takie może być maksymalnie automatyzowane.

Sposób na faktury i formularze

Jedną z usług, w których nowoczesne oprogramowanie jest szczególnie przydatne, jest masowe przetwarzanie formularzy. Podczas implementacji, do systemu wprowadza się maskę szablonu i przy przetwarzaniu jest ona usuwana z obrazu skanowanej ankiety - tzw. FormOut. W znaczny sposób polepsza to wyniki OCR w odróżnieniu od tradycyjnych metod, wykorzystujących wzorce wydrukowane w innym kolorze - tzw. Color Drop Out. Dodatkowo analizując wartości, których można się spodziewać w danym polu, zwiększa się niezawodność przetwarzania ankiet. Praktycznie wszystkie duże ankiety i dokumenty spisów są analizowane w ten sposób, przykładem może być obsługa obecnego spisu powszechnego na Ukrainie - partner strategiczny firmy Xerox wykorzystuje tę samą technologię.

Ponieważ duży odsetek przetwarzanych dokumentów stanowią faktury, opracowano specjalną funkcjonalność systemu do nich dostosowaną, która nie bazuje na masce czy wzorcu, ale kontekstowo przetwarza dokument, poszukując także słów kluczowych takich jak numer faktury czy NIP. Jeśli faktura nie zostaje prawidłowo sklasyfikowana, wprowadza się korekty i doucza sztuczną inteligencję narzędzi. Oprogramowanie to może być bezpośrednio integrowane z SAP za pośrednictwem certyfikowanych konektorów dających gwarancję zasilenia systemu ERP właściwymi danymi.

Papier do archiwum

Proces przetwarzania dokumentów papierowych na wersję elektroniczną kończy się przekazaniem dokumentów do archiwum. Rejestracji podlega data wpłynięcia dokumentu, a następnie przydzielana jest do niego kategoria archiwalna. Dokumenty archiwizowane są w pudłach znakowanych za pomocą kodu kreskowego i w razie potrzeby można prosto zamówić oryginał do firmy wprost z aplikacji repozytorium elektronicznego, takiego jak DocuShare. Oryginał papierowy zostanie wtedy dostarczony najpóźniej następnego dnia.