O wiele więcej niż skanowanie
- 27.04.2010
Przyjmowanie i przetwarzanie dokumentów papierowych często pochłania bardzo wiele zasobów. Firmę można usprawnić nie tylko optymalizując jej procesy biznesowe, ale także wspomagając samo przetwarzanie dokumentów.
Cyfrowe przetwarzanie dokumentów papierowych jest często ograniczane do ich skanowania, które nie zapewnia optymalnego wykorzystania oprogramowania do zarządzania treścią. Najwięcej korzyści biznesowej dostarczy indeksowana i kategoryzowana treść, pozyskana za pomocą narzędzi rozpoznawania OCR/ICR.
Automatyczna kategoryzacja
Każda kategoria dokumentów wymaga innego podejścia w procesie przetwarzania, dlatego niezbędna jest właściwa kategoryzacja. W tradycyjnym modelu operator ręcznie dzieli dokumenty papierowe na odpowiednie kategorie, układane w innych kuwetkach lub rejestrowane w systemie na podstawie listy wyboru.
Nowoczesne oprogramowanie zapewni automatyczny podział na kategorie przy pomocy mechanizmu poszukiwania słów kluczowych (na przykład: faktura, reklamacja, umowa czy podanie) oraz porównywania wyglądu dokumentu z bazą wzorców. Dzięki temu można automatycznie wychwycić dokumenty łatwe (określone przede wszystkim po wyglądzie) takie jak: NIP, wyciąg z KRS czy kopia dowodu osobistego, ale i dokumenty trudne, wyszukiwane po słowach kluczowych, na przykład: umowy, reklamacje czy pisma z różnych instytucji. System ten uczy się sam na podstawie dostarczonej próbki około 100 szt. dokumentów.
Pomoc dla dużych i małych
Przejście firmy do obsługi dokumentów papierowych przez podmiot zewnętrzny nie może odbyć się z dnia na dzień i zazwyczaj najpierw dokonuje się optymalizacji procesów biznesowych. W takiej sytuacji możliwe są dwie drogi do outsourcingu - przez skanowanie w obrębie firmy (np. w oddziałach), a przetwarzanie realizowane jest centralnie lub poprzez przekierowanie całej korespondencji papierowej do centrum usługowego, gdzie realizowany jest cały proces.
Druga metoda umożliwia pełne wykorzystanie efektu skali, niemniej istnieje pewna bariera mentalna, charakterystyczna dla firm pracujących w tradycyjny sposób. Na pewno pokonanie jej jest łatwiejsze, jeśli organizacja już korzysta z systemu obiegu dokumentów - wtedy dokumenty zaczną pojawiać się "same" w systemie, jednak sposób pracy pozostaje bez zmian.
Pierwszym etapem wdrożenia projektu oursourcingowego jest definicja typów dokumentów, które stanowią największą część ogółu ruchu, są ustandaryzowane i można je będzie przetworzyć na zewnątrz. Zazwyczaj są to faktury oraz dokumenty pochodne procesów obsługi klientów (umowy, wnioski, formularze, reklamacje itp.). Następnym krokiem jest integracja systemów outsourcera z systemami klienta (np. CRM, DMS, ERP, WorkFlow itp.), po czym realizowana jest faza testowa. Po właściwym odbiorze prac przygotowawczych, projekt startuje.