O wiele więcej niż skanowanie

Przyjmowanie i przetwarzanie dokumentów papierowych często pochłania bardzo wiele zasobów. Firmę można usprawnić nie tylko optymalizując jej procesy biznesowe, ale także wspomagając samo przetwarzanie dokumentów.

Cyfrowe przetwarzanie dokumentów papierowych jest często ograniczane do ich skanowania, które nie zapewnia optymalnego wykorzystania oprogramowania do zarządzania treścią. Najwięcej korzyści biznesowej dostarczy indeksowana i kategoryzowana treść, pozyskana za pomocą narzędzi rozpoznawania OCR/ICR.

Jak rozpoznaje się znaki

Przy rozpoznawaniu znaków wykorzystywane są różne silniki OCR: pełnotekstowe, strefowe oraz inteligentne. Każde pole może być weryfikowane przez kilka silników jednocześnie. Dzięki temu możliwe jest uruchomienie głosowania pomiędzy silnikami znacząco zwiększającego poziom jakości odczytanych automatycznie danych. Dodatkowym punktem poprawiającym jakość jest łączenie systemu z bazami danych i słownikami. Przy kalibracji silników zakłada się maksymalizację jakości odczytywania przy minimalizacji danych błędnych. Standardem jest kontekstowe rozpoznawanie tekstu w języku polskim.

W optymalnym modelu, dokumenty przychodzące są oznaczane kodem kreskowym identyfikującym każdy egzemplarz lub stronę, przetwarzane, indeksowane i archiwizowane. Informacje są zapisywane w systemie, dzięki czemu można dowiedzieć się nie tylko gdzie dany dokument występuje w archiwum, ale także kto ostatnio miał do niego dostęp. Niektóre firmy decydują się na użycie RFID, co umożliwia szybkie sprawdzenie zawartości pudła bez jego otwierania. Ze względu na koszty, z RFID korzysta się tylko przy kluczowych dokumentach, które wymagają szczególnego monitorowania i są obwarowane różnymi przepisami związanymi z dostępem.

Automatyczna kategoryzacja

Każda kategoria dokumentów wymaga innego podejścia w procesie przetwarzania, dlatego niezbędna jest właściwa kategoryzacja. W tradycyjnym modelu operator ręcznie dzieli dokumenty papierowe na odpowiednie kategorie, układane w innych kuwetkach lub rejestrowane w systemie na podstawie listy wyboru.

Nowoczesne oprogramowanie zapewni automatyczny podział na kategorie przy pomocy mechanizmu poszukiwania słów kluczowych (na przykład: faktura, reklamacja, umowa czy podanie) oraz porównywania wyglądu dokumentu z bazą wzorców. Dzięki temu można automatycznie wychwycić dokumenty łatwe (określone przede wszystkim po wyglądzie) takie jak: NIP, wyciąg z KRS czy kopia dowodu osobistego, ale i dokumenty trudne, wyszukiwane po słowach kluczowych, na przykład: umowy, reklamacje czy pisma z różnych instytucji. System ten uczy się sam na podstawie dostarczonej próbki około 100 szt. dokumentów.

Pomoc dla dużych i małych

Przejście firmy do obsługi dokumentów papierowych przez podmiot zewnętrzny nie może odbyć się z dnia na dzień i zazwyczaj najpierw dokonuje się optymalizacji procesów biznesowych. W takiej sytuacji możliwe są dwie drogi do outsourcingu - przez skanowanie w obrębie firmy (np. w oddziałach), a przetwarzanie realizowane jest centralnie lub poprzez przekierowanie całej korespondencji papierowej do centrum usługowego, gdzie realizowany jest cały proces.

Druga metoda umożliwia pełne wykorzystanie efektu skali, niemniej istnieje pewna bariera mentalna, charakterystyczna dla firm pracujących w tradycyjny sposób. Na pewno pokonanie jej jest łatwiejsze, jeśli organizacja już korzysta z systemu obiegu dokumentów - wtedy dokumenty zaczną pojawiać się "same" w systemie, jednak sposób pracy pozostaje bez zmian.

Pierwszym etapem wdrożenia projektu oursourcingowego jest definicja typów dokumentów, które stanowią największą część ogółu ruchu, są ustandaryzowane i można je będzie przetworzyć na zewnątrz. Zazwyczaj są to faktury oraz dokumenty pochodne procesów obsługi klientów (umowy, wnioski, formularze, reklamacje itp.). Następnym krokiem jest integracja systemów outsourcera z systemami klienta (np. CRM, DMS, ERP, WorkFlow itp.), po czym realizowana jest faza testowa. Po właściwym odbiorze prac przygotowawczych, projekt startuje.