Jako narzędzie wdrożenia

Odejście od "mówienia o procesach" na rzecz wdrażania orientacji procesowej wymusiło na dostawcach modelerów konieczność przystosowania ich do potrzeb wdrożenia w przedsiębiorstwie. Coraz częściej, oprócz możliwości narysowania procesów, posiadają one wbudowane możliwości publikacji procesów w intranecie, komunikacji czy wręcz pracy grupowej przy identyfikacji i zarządzaniu opisem procesów przedsiębiorstwa (np. część tych możliwości ma już nowy Microsoft Visio).

W płatnych wersjach pojawiają się dodatkowo typowo implementacyjne możliwości: analizy i symulacji modelowanych procesów, projektowania formularzy dokumentów czy zarządzania SOA.

Sposób wyceny płatnych wersji jest także dostosowywany do potrzeb użytkowników. Pierwszą oczywistą możliwością jest zakupienie kilku licencji oraz użytkowania dowolnej liczby darmowych instalacji tylko do rysowania modeli procesów. Jest to jednak bardzo niewygodne z uwagi na kłopoty z utrzymaniem jednolitości wersji, konieczność ciągłego zgrywania danych, wychwytywania różnic itp. Dlatego biorąc pod uwagę fakt, że przedsiębiorstwa najwięcej licencji potrzebują na etapie identyfikacji procesów, została stworzona możliwość zakupu czasowego części licencji. Za kwoty rzędu kilkudziesięciu euro można na rok kupić pełną wersję produktu z pełnym wsparciem producenta. Po tym okresie można licencję przedłużyć, zrezygnować lub, biorąc pod uwagę mniejsze potrzeby w okresie rozwoju stworzonej mapy procesów, ograniczyć liczbę licencji.

Warto zwróć uwagę na jeszcze jeden fakt: rozpowszechnienie wykorzystania modelerów wymusiło standaryzację graficznego opisu procesów. Pozwala to na wykorzystanie diagramów procesów nie tylko przez osoby "wtajemniczone", ale przez szerokie grono użytkowników znających obowiązującą notację. Ilość dostępnych szkoleń BPMN oraz wykorzystanie tej notacji praktycznie we wszystkich wersjach modelerów pokazuje, że nowy standard był potrzebny i przyjmie się tak jak zasady rysunku technicznego czy też standardowy plan kont.

Nowe źródła przewagi konkurencyjnej

Dzięki rozpowszechnieniu notacji BPMN oraz standardów interface opisu procesów XPLD lub BPEL, możliwe jest elastyczne łączenie aplikacji służących do opisu procesów z systemami wykonawczymi. Ponieważ dobry modeler można ściągnąć i używać za darmo, dostawcy narzędzi klasy BPMS będą musieli źródeł swojej przewagi konkurencyjnej szukać w systemach wykonawczych. Dotychczas bardzo często występowało rozróżnienie między narzędziami do zarządzania procesami poprzez integrację aplikacji oraz narzędziami do przygotowania kompletnych procesów. Obecnie praktycznie wszystkie narzędzia łączą w sobie obie możliwości. Pozwala to na szybsze i tańsze wdrożenie zarządzania procesami jako uzupełnienia do już wdrożonych (i, co nie bez znaczenia, zapłaconych) systemów ERP lub CRM.

Wybierając narzędzie wykonawcze procesów już dzisiaj należy zwrócić uwagę, aby pozwalało ono na:

- elastyczną adaptację procesów biznesowych, w tym zarządzanie uprawnieniami i odpowiedzialność za administrowane i wykonywane procesy

- wsparcie zarządzania wiedzą, pozwalające na gromadzenie i bieżącą weryfikację informacji wraz z danymi o pełnym kontekście ich wystąpienia oraz o osobach w nich uczestniczących, a może także poprzez współdzielenie wiedzy z dostawcami

- mobilną realizację pracy przy użyciu nie tylko komputerów, ale także telefonów lub terminali BlackBerry

- powiązanie w prosty sposób z systemami dostawców czy też klientów, tak aby można było optymalizować proces wykraczający poza jedno przedsiębiorstwo, np. składanie ofert czy wycena kosztorysów w ramach wspólnego procesu

- tworzenie rozwiązań typu B2B integrujących systemy przedsiębiorstwa i jego partnerów biznesowych.

- bieżące śledzenie wielowymiarowych parametrów praktycznie dowolnej liczby procesów wykonywanych w dowolnym czasie dzięki połączeniu z aplikacjami BI

- możliwość rozbudowanego śledzenia wykonania procesów a także debugowania pozwalającego na wykonanie symulacji procesu np. na danych rzeczywistych według różnych scenariuszy biznesowych

- opis procesów elementarnych w formie usług SOA i zarządzanie tak zbudowaną "architekturą zorientowaną na usługi".