Nadążyć z informacją

"Logistyka to informacja". To proste stwierdzenie opisuje znaczenie, jakie w codziennej działalności firmy Spedycja Polska SPEDPOL sp. z o.o. odgrywają systemy informatyczne.

"Logistyka to informacja". To proste stwierdzenie opisuje znaczenie, jakie w codziennej działalności firmy Spedycja Polska SPEDPOL sp. z o.o. odgrywają systemy informatyczne.

Mimo niespełna 9 lat działalności na rynku, SPEDPOL sp. z o.o. rozwija się błyskawicznie. Stał się w tym czasie jedną z największych polskich firm spedycyjno-logistycznych, gwarantującą terminowy przewóz przesyłek towarów na terenie całej Polski i przygotowaną do świadczenia kompleksowych usług logistycznych. Rozwój, wspomagany przez szwedzkiego udziałowca spółki firmę Bilspedition Transport & Logistic (Schenker BTL), zawdzięcza przede wszystkim zaangażowaniu pracowników i inwestycjom informatycznym. "Informatyka jest w naszej firmie nie tylko narzędziem wspomagającym zarządzanie usługami oraz komunikację wewnątrz i na zewnątrz spółki. Jest także motorem rozwoju, umożliwiającym racjonalizację wszystkich naszych działań" - mówi Janusz Górski, prezes zarządu Spedycja Polska SPEDPOL sp. z o.o.

Dzięki wdrożeniom systemów informatycznych w ciągu kilku ostatnich lat SPEDPOL zmienił się nie do poznania. Spółka została połączona z europejskim systemem transportowym, spłaszczono jej strukturę organizacyjną. Liczba terminali spedycyjnych, między którymi odbywają się połączenia transportowe, zmniejszyła się z 30 do 18, prawie pięciokrotnie zredukowano zatrudnienie. W tym samym czasie liczba przesyłek dostarczanych przez SPEDPOL wzrosła sześciokrotnie do niemal 13 tys. na dobę. Rozbudowano sieć regularnych połączeń krajowych, dzięki czemu ponad 95% przesyłek na terenie całego kraju jest dostarczanych w ciągu 24 godzin.

Agresywna konkurencja na rynku spedytorów coraz częściej realizujących również funkcje operatorów logistycznych wymaga stałego udoskonalania jakości, a także dostarczania ciągle nowych usług. Jednym z jej gwarantów jest zintegrowany system informatyczny. "Niemal na początku naszej działalności postanowiliśmy, że nie będziemy utrzymywać rozbudowanej bazy transportowej, a swoją przewagę konkurencyjną oprzemy na systemach informatycznych. Z początku wyczuwaliśmy pewien wewnętrzny opór przed nowoczesnymi technologiami - zwłaszcza że nasze plany wiązały się z dość poważną zmianą i redukcją personelu. Teraz jednak myślę, że mamy to już za sobą" - mówi Janusz Górski. - "Ludzie zaczęli postrzegać informatykę jako coś, co daje im wytchnienie i szybko zmniejsza ilość wykonywanej przez nich pracy. Przeszliśmy pewną ewolucję od obaw do otwartości wobec technologii".

Sukcesywna rozbudowa infrastruktury byłaby niemożliwa, gdyby nie odpowiedni ludzie. Rola działu informatyki w SPEDPOL-u nie ogranicza się do wspomagania innych działów firmy. Informatycy często wchodzą w skład różnych zespołów projektowych, tworzących rozwiązania dla klientów firmy, a coraz częściej także pełnią rolę doradczą w zakresie dostosowywania systemów informatycznych do wymogów logistycznych.

Skupić się na tym, co najważniejsze

Restrukturyzacja firmy i związana z tym rozbudowa systemów informatycznych były procesami trudnymi i czasochłonnymi, jednak przyniosły efekt. Obroty za ubiegły rok okazały się pięciokrotnie wyższe niż przed 5 laty, w 1999 r. przekroczą 200 mln zł. Dzięki integracji poszczególnych systemów znacząco zmniejszyły się czynności biurokratyczne, stanowiące poważny problem we wszystkich firmach transportowych i spedycyjno-logistycznych. O 10 dni skrócono proces windykacji należności, a koszty administracyjne związane z obsługą spedycji zmniejszono o około. 20%.

Systemy są wciąż udoskonalane, głównie w kierunku ich dalszej integracji oraz rozbudowy funkcjonalności. Wynika to ze strategii przyjętej przez SPEDPOL, który odchodzi od "czystej" spedycji w kierunku doradztwa i kompleksowej obsługi logistycznej. "Chcemy, aby nasza firma stała się partnerem w zakresie dystrybucji, gotowym do przejęcia kompleksowej obsługi logistycznej przedsiębiorstw. Dążymy do tego, żeby jako operator logistyczny stać się koordynatorem przepływu towarów, informacji i środków finansowych na całej długości łańcucha dostaw od klienta, przez spedytora i jego podwykonawców, po odbiorcę. To trochę jak żonglowanie piłeczkami, stanowiącymi kolejne etapy spedycji. Chcemy przejmować coraz więcej czynności, po to, żeby nasi klienci mogli skupić się na tym, co stanowi podstawę ich działalności tj. produkcji towarów i usługach" - mówi Janusz Górski. Spełnienie tych założeń wymaga budowania trwałej więzi z klientem, dokładnego poznania jego systemów informatycznych i specyfiki działalności.