Nadążyć z informacją

Własnoręczna integracja

Większość aplikacji używanych w SPEDPOL-u stworzył wewnętrzny dział informatyki, często przy współudziale konsultantów z Schenker BTL. W ten właśnie sposób powstał system kadrowo-płacowy KaPla, program służący do sporządzania dokumentów spedycyjnych SpedCust, a ostatnio także system informacji kierowniczej SIK. "Na podjętej kiedyś decyzji o samodzielnym tworzeniu systemów zaważyła jakość systemów oferowanych wówczas na rynku, a także rachunek ekonomiczny" - mówi Marek Kozak, dyrektor rozwoju systemów informatycznych w SPEDPOL-u. - "Teraz, po kilku latach może znaleźlibyśmy odpowiadające nam produkty, tylko po co wymieniać systemy, które się sprawdziły".

O jakości rozwiązań stworzonych przez SPEDPOL może świadczyć to, że jedno z nich używa... ponad 1000 klientów firmy. SpedCust, bo o tym programie mowa, powstał z myślą o usprawnieniu procesu sporządzania dokumentacji transportowej. "Zauważyliśmy, że większość naszych klientów ma problem z wypełnianiem dokumentacji, która często była niekompletna i nieczytelna" - stwierdza Marek Kozak. - "Postanowiliśmy więc przedstawić naszym klientom produkt przyspieszający wypełnianie i obrót dokumentami. My zaoszczędziliśmy czas, który potrzebny był na wyjaśnianie wszystkich wątpliwości i wzbogaciliśmy naszą ofertę usługową. Nasi klienci pozbyli się części własnych problemów z dokumentacją". Bezpłatny program, zbudowany na podstawie analiz działalności Optimusa, jednego z czołowych klientów SPEDPOL-u, jest stale wzbogacany. Niedawno dodano do niego moduł umożliwiający śledzenie kosztów logistycznych wraz z dokładnym miejscem ich powstawania.

Sercem scentralizowanych systemów firmy jest SoftSped, system do administrowania spedycją, stworzony na bazie przerobionego gruntownie produktu firmy Rimco. Rozwiązanie to umożliwia zarządzanie ruchem spedycyjnym, a także automatyzację obiegu dokumentów między SPEDPOL-em a podwykonawcami i klientami firmy. System, korzystający z baz danych lokalnej i centralnej, połączono z innymi rozwiązaniami stosowanymi w firmie - systemem finansowo-księgowym Pro/Mis, systemem ewidencji i planowania zleceń Opal-PL oraz programem do sporządzania dokumentów spedycyjnych SpedCust. Jego wdrożenie usprawniło przepływ informacji w firmie i, co najważniejsze, umożliwiło planowanie i racjonalizację transportów. Scentralizowany system, zainstalowany we wszystkich terminalach firmy, umożliwia śledzenie ruchu przesyłek na całej trasie przewozu. Dane pochodzące z kodów paskowych naklejanych na listy przewozowe są przesyłane do centralnej bazy danych, aktualizowanej co godzinę, dzięki czemu w każdej chwili można stwierdzić, gdzie znajduje się przesyłka.

Wdrożenie systemu znacząco podniosło jakość usług, świadczonych przez SPEDPOL. Przedstawiciele spółki szacują oszczędności przynoszone dzięki zastosowaniu SoftSped na ponad 14 mln zł rocznie! "Nawet nie sposób oszacować wszystkich niewymiernych zalet wynikających z zastosowania scentralizowanego systemu. Dzięki niemu dokładnie wiemy, co się dzieje na całej trasie przesyłki, i w związku z tym mamy możliwość śledzenia kosztów każdej jednostkowej usługi, a także zapobiegania wszelkim niepożądanym niespodziankom, które mogą pojawić się w trakcie transportu" - wyjaśnia Marek Kozak. - "Nie sposób także przecenić korzyści wynikającej z automatyzacji obrotu dokumentami przewozowymi oraz fakturowaniem i dekretacją księgową zleceń".

Uzupełnieniem informacji pochodzących z SoftSpedu jest wdrożony w ub.r. system informacji kierowniczej SIK, umożliwiający śledzenie wszystkich informacji związanych z obsługą przesyłki, sprzedażą usług.