Różne przedsiębiorstwa stosują rozmaite zasady planowania inwestycji, często z diametralnie różnymi konsekwencjami. Najgorzej w zestawieniu tych metod wypada centralizacja decyzji, wprowadzająca ścisły reżim nie tylko merytoryczny, ale przede wszystkim ilościowy. Wyniki mogą być różne w zależności od tego, jak bardzo planowane zakupy różnią się od realnych potrzeb. Metoda autonomiczna, na pozór bardziej efektywna, uwzględniająca potrzeby bezpośrednich użytkowników, może powodować powstawanie chaosu merytorycznego, co prowadzi do dodatkowych kosztów pośrednich wynikających z niespójności oprogramowania w ramach całej firmy. Metoda mieszana, bazująca na standardach obowiązujących generalnie, ale dozująca ilości zakupów wg konkretnych zapotrzebowań, wydaje się najefektywniejsza. W jej przypadku trudniej popaść w pułapki finansowe wynikające z rozrzutności czy niedoinwestowania, oczywiście przy niezłej kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Sukces tej metody w dużej mierze zależy od poprawności przeprowadzonych prac analitycznych, określanych jako czynności wstępne.

Czynności wstępne

Mają na celu określenie rodzaju oprogramowania najskuteczniejszego dla działów czy zakładów firmy. Wymaga to wykonania szczegółowej analizy potrzeb użytkowników, popartej znajomością zakresu ich prac. Tak więc działań tych nie możemy pozostawić na "za pięć dwunasta".

Drugim aspektem jest oszacowanie liczby licencji, dokładnie oddające realne zapotrzebowanie. Trzecim zadaniem, które powinno być wykonane i to bez względu na sposób doboru oprogramowania, jest inwentaryzacja sprzętu, mająca na celu określenie, czy wymogi stawiane przez oprogramowanie mogą być spełnione przez posiadany sprzęt. Zakup w ciemno jest często przyczyną powstawania kosztów pośrednich wynikających z konieczności doinwestowania sprzętowego, gdy większość komputerów pracuje niewydolnie lub wręcz nie sposób wykorzystać na nich nowych wersji programów. Może to być powodem nieprzewidywalnego w skutkach wzrostu rozmiaru inwestycji lub też wykonanie inwestycji chybionej.

Kto powinien określać standardy?

W nieodległych czasach było to zadanie dużo łatwiejsze. Przedsiębiorstwa posiadały jeden lub kilka komputerów klasy mainframe i wszystko z natury rzeczy musiało być zcentralizowane. Obecnie rozwój technologii spowodował poważne rozgrupowanie sprzętowe z korzyścią dla działań autonomicznych. W pewnych sprawach trzeba, niestety, wracać choćby częściowo do centralizmu poprzez standaryzację, co nie tyle związane jest z chęcią przejęcia władzy, a raczej z ustaleniem porządku i optymalizacją kosztów. Standaryzacja jest w zasadzie zadaniem niezależnej komórki organizacyjnej, której konieczność istnienia potwierdza wiele dużych firm. Dział standaryzacji pozwala uzyskać synchronizację działań, pełniąc rolę spójnika między użytkownikami a decydentami. Jednocześnie zwalnia użytkowników z konieczności zajmowania się analizami oprogramowania i sprzętu, pozostawiając im czas na wykonywanie właściwych obowiązków.

Do zadań tego działu powinny należeć następujące sprawy: - badanie przydatności wykorzystywanego oprogramowania w firmie; - poszukiwania rynkowe w celu znalezienia najlepszego oprogramowania; - wstępne testowanie oprogramowania i określanie jego przydatności; - inwentaryzacja sprzętowa; - określanie sposobów integracji systemów w firmie, zarówno na płaszczyźnie sprzętowej, jak i oprogramowania; - prognozowanie strategii rozwoju systemu informatycznego firmy; - określanie potrzeb inwestycyjnych oraz skutków finansowych i organizacyjnych przy ich realizacji; - koordynacja zakupów oraz utrzymywanie kontaktów z dostawcami.

Jak widać, przekrój zadań jest szeroki, wymagający znajomości specyfiki dziedzin informatycznych (sprzętowych, systemowych, sieciowych i zastosowań), ekonomiczno-prawnych i menedżerskich. Tak więc skład osobowy musi tę specyfikę uwzględniać i nie ma mowy, by wszystkie te czynności załatwić przy udziale jednego pracownika. Pojęcie inwentaryzacji sprzętowej może budzić pewne wątpliwości. Otóż, nie należy rozumieć inwentaryzacji jako dublowania gospodarki materiałowej przedsiębiorstwa. Gospodarka materiałowa prowadzona dla celów księgowych rzadko odzwierciedla rzeczywisty stan sprzętu komputerowego. Niejednoznaczność określeń składników sprzętowych często nie pozwala na znalezienie łącznika pomiędzy częściami komputera a jego obudową, nie mówiąc już o połączeniach sieciowych. Inwentaryzacja sprzętowa prowadzona dla potrzeb standaryzacji powinna uwzględniać dynamicznie wszelkie zmiany konfiguracji, połączenia sieciowe oraz umiejscawiać stosowane systemy operacyjne i aplikacje. Na rynku funkcjonują już specjalizowane programy umożliwiające niemal automatyczną kontrolę oraz inwentaryzację składników dowolnie rozbudowanych sieci.