Kontrakty na trudne czasy

W okresie gorszej koniunktury gospodarczej firmy szukają oszczędności również w usługach IT, dążąc do ograniczenia zakresu usług, a w konsekwencji - obniżenia wynagrodzenia należnego firmom IT. Często okazuje się bowiem, że to, co było akceptowalne w dobrych czasach nie ma racji bytu w czasie kryzysu.

Kontrakty na trudne czasy

Już na etapie przygotowania umowy IT należy przewidzieć sytuacje, w których będzie możliwe dokonanie zmian w zakresie przedmiotu umowy, wynagrodzenia czy harmonogramu świadczonych usług - bez potrzeby formalnej zmiany umowy w formie aneksu, a nawet zastanowić się nad mechanizmami pozwalającymi zamawiającemu na zmianę (zmniejszenie) zakresu umowy bez potrzeby uzgodnień z dostawcą. Po analizie postanowień umownych, przedsiębiorcy uświadamiają sobie bowiem często, że podpisany kontrakt nie daje im możliwości dokonania zmian w umowie, czy też jej zakończenia bez konieczności zawarcia aneksu i... spór gotowy.

Przedmiot umowy

Jednym z podstawowych elementów wyróżniających umowy IT spośród innych umów gospodarczych zawieranych w profesjonalnym obrocie jest często brak szczegółowego zdefiniowania przedmiotu umowy w kontrakcie. Wynika to z faktu, iż przedsiębiorca na etapie negocjowania kontraktu informatycznego nie jest w stanie - co na pierwszy rzut oka może wydawać się dość absurdalne - określić, czego właściwie oczekuje od dostawcy usług IT. W praktyce bowiem na początkowym etapie współpracy strony nie są w stanie określić zakresu prac oczekiwanych od dostawcy.

Dookreślenie przedmiotu umowy

Z biegiem czasu - kiedy firma informatyczna ma możliwość poznania konkretnego przedsiębiorcy oraz specyfiki branży, w której on działa oraz kiedy zostaną przedstawione stosowne raporty, czy też analizy potrzeb biznesowych będące efektem prac firmy informatycznej - przedmiot umowy coraz bardziej się krystalizuje i przedsiębiorca ma możliwość dokładniejszego określenia potrzeb biznesowych. Często jednak okazuje się, że wynik tych prac prowadzi zamawiającego do wniosku, że oryginalnie uzgodniony zakres został ustalony zbyt pochopnie. Są jednak przynamniej dwa mechanizmy, które pozwalają na doprecyzowanie (korektę) przez strony przedmiotu umowy po jej podpisaniu.

Pierwszy z nich jest ściśle związany ze strukturą umowy IT. Doradzając naszym klientom w negocjacjach związanych z zawarciem umów IT proponujemy, aby umowy wdrożeniowe składały się z co najmniej dwóch, a nawet trzech części. Pierwsza z nich powinna obejmować świadczenie przez zleceniobiorców usług o charakterze analitycznym. Firma IT na podstawie doświadczenia przy wcześniejszych projektach oraz danych i informacji udostępnionych przez przedsiębiorcę przygotowuje "część papierową" wdrożenia. A więc przygotowuje raporty, analizy i rekomendacje do przestudiowania przez przedsiębiorcę, który po lekturze przedstawionych mu dokumentów powinien mieć komfort, aby: zlecić danemu dostawcy IT kontynuowanie świadczenia usług w zakresie przezeń rekomendowanym, a w przypadku kiedy wnioski i rekomendacje dostawcy nie spełniają oczekiwań przedsiębiorcy, wypowiedzieć lub odstąpić od umowy na zasadach i warunkach w niej określonych.


TOP 200