Umowa zatem powinna dopuszczać możliwość doprecyzowania jej przedmiotu po zakończeniu świadczenia przez firmę IT usług o charakterze analitycznym oraz - jeżeli taka będzie decyzja biznesowa przedsiębiorcy - powinna umożliwiać rozwiązanie umowy, najczęściej po dokonaniu zapłaty przez zamawiającego za wykonane przez firmę IT usługi. W odniesieniu do kolejnej części umowy, a więc fazy pilotażu - kontrakt zasadniczo powinien umożliwiać - po spełnieniu ustalonych i uzgodnionych przez strony przesłanek - zmianę (najczęściej rozszerzenie zakresu) przedmiotu umowy i świadczonych usług.

Dodatkowo, kontrakt może także zakładać rozwiązanie umowy również na tym etapie, choć takie postanowienia mogą być w praktyce trudne do wynegocjowania z firmą informatyczną. Jeżeli chodzi o trzecią część umowy, która dotyczy usług związanych z fazą wdrożenia masowego, to z oczywistych powodów trudno sobie wyobrazić możliwość jakichkolwiek zmian w zakresie realizacji przedmiotu umowy.

Wniosek o dokonanie zmiany

Drugim z narzędzi, które umożliwia stronom zmianę umowy bez potrzeby jej formalnego aneksowania (chyba że umowa taki wymóg wprowadzi) jest wprowadzenie procedury tzw. wniosków o dokonanie zmian (change request). Polega to na tym, iż kontrakt przewiduje dla poszczególnych struktur powstałych w związku z realizacją kontraktu IT - takich jak Kierownik Projektu czy Komitet Sterujący - uprawnienia związane z możliwością umowy w ściśle określonym zakresie. Oczywiście, im wyżej w hierarchii, tym uprawnienia są na ogół większe. I tak np. strony mogą się umówić, iż Kierownicy Projektów mogą modyfikować przedmiot umowy w takim zakresie, w jakim nie ma to wpływu na budżet zaplanowany na dany etap, czy też cały projekt. Z kolej Komitet Sterujący może mieć uprawnienia do takich zmian, które pociągają za sobą również zmiany w zakresie zasad wynagrodzenia oraz harmonogramu projektu.

Wskazany mechanizm dokonywania zmian również opiera się na zgodzie dwóch stron umowy. Zaletą jego jest to, iż nie potrzebujemy zgody na poziomie zarządów (choć niewykluczony jest udział członków zarządu w Komitecie Sterującym) po to, aby wprowadzić drobne - z punktu widzenia całej inwestycji - zmiany. Uprawnienia do wydawania zgody delegowane są na poziom osób, które biorą czynny udział w realizacji inwestycji - a więc wspomnianych już Kierowników Projektu oraz Komitet Sterujący.

Warto zadbać o to, aby implementowany do umowy IT mechanizm wniosków o dokonanie zmian był jednoznaczny i precyzyjny. Z doświadczenia wiemy, iż zdarza się, że strony umowy IT owszem przewidują w kontrakcie mechanizm wniosku o wprowadzenie zmian, ale jest on implementowany w oparciu o tak niejasne postanowienia kontraktowe, iż niekiedy nie da się jednoznacznie stwierdzić, do jakich zmian uprawniony jest np. Komitet Sterujący, a jakie zmiany muszą być dokonane na poziomie formalnego aneksu do umowy.