Wraz z identyfikacją wymagań biznesowych, istotnych z punktu widzenia prowadzonych działań, wskazane jest także zbieranie wstępnych wymagań dotyczących cech niezwiązanych bezpośrednio z funkcjonalnością systemu (to np. parametry wydajnościowe systemu, ograniczenia dotyczące docelowego środowiska uruchomieniowego, ergonomia itp.). W podanym przykładzie procesu pozyskiwania klienta: "system musi pracować w przeglądarce Internet Explorer 6.0", do tego "system musi pracować na dowolnej bazie danych dostępnej jako open source, wspierającej mechanizm transakcji" oraz "system musi współpracować z programem MS Outlook 2003".

Realizacja całości przeprowadzonych prac doprowadziła do tego, że przedstawiono docelowy sposób funkcjonowania firmy w obszarze objętym projektem, zdefiniowano oczekiwania wobec docelowego systemu informatycznego, określono docelową strukturę informacji. Innymi słowy, zdefiniowano sposób funkcjonowania organizacji, uwzględniający dostępność systemu informatycznego, realizującego istotne - z punktu widzenia organizacji - wymagania, oraz ograniczenia, do których musi dostosować się firma, zgodnego także z docelową infrastrukturą teleinformatyczną.

Ostateczne korzyści

Dotychczasowe rozważania na temat specyfiki projektów i definiowania wymagań na podstawie modelu procesów biznesowych koncentrowały się głównie na artefaktach inżynierskich. Byłyby one niepełne, gdyby nie zostały uzupełnione wnioskami istotnymi z punktu widzenia inwestycji biznesowej, jaką stanowi projekt usprawnienia procesów biznesowych. Pierwszą korzyścią wynikającą z przeprowadzenia przedsięwzięcia jest jakość rozwiązania, tj. jakość rozwiązania biznesowego i wspierającej je specyfikacji rozwiązania IT. Chodzi tu o jakość wynikającą z zastosowania naturalnego, intuicyjnego podejścia do rozwiązania problemu, polegającego na (1) określeniu, co jest źródłem problemu, (2) rozważeniu możliwych sposobów jego rozwiązania, (3) wyborze rozwiązania optymalnego (a nie najbogatszego, najdroższego, największego, najtańszego czy najbardziej renomowanego - niepotrzebne skreślić).

Warto podkreślić, że ostateczne rozwiązanie zostało wypracowane w efekcie podjęcia wspólnych prac przez uczestników wielu ciągów działań, składających się na ostateczny rezultat udostępniany klientom. Nie ma znaczenia, czy jest to klient zewnętrzny czy wewnętrzny - każdy z nich bowiem oczekuje produktu najwyższej jakości. W efekcie wspólnie prowadzonych prac znacznie wzrasta świadomość uczestników procesu o wpływie efektów prowadzonych przez nich działań na inne obszary funkcjonowania firmy.

Ostatnią, co nie oznacza, że najmniej istotną korzyścią z zastosowania opisanego podejścia jest uzyskanie pełnej niezależności powstałej specyfikacji usług rozwiązania informatycznego od jego realizacji. Zakończywszy prace nad usprawnianiem procesu, firma może podjąć świadomą decyzję dotyczącą sposobu pozyskania docelowego produktu informatycznego. Tak zdefiniowane wymagania stanowią wysokiej jakości specyfikację wymagań do zapytania ofertowego. Specyfikacja może być spełniona przez wiele dostępnych rozwiązań informatycznych; istotne jest jednak to, iż każda z propozycji rozwiązania może zostać w precyzyjny sposób zweryfikowana pod kątem zgodności z oczekiwaniami. Z drugiej strony, określone w opisany sposób oczekiwania wobec systemu informatycznego stanowią doskonałą podstawę do rozpoczęcia prac nad budową systemu dedykowanego, zmniejszając do minimum niebezpieczeństwo związane z niezrozumieniem potrzeb docelowego odbiorcy systemu, co jest jednym z najpowszechniejszych powodów porażek projektów IT.

Artur Kasprzyk jest prezesem i dyrektorem technicznym firmy AION sp. z o.o.