Miłe niespodzianki

Podczas wdrożenia dokonano zmian we wcześniejszych założeniach. Nie planowano w pierwszej fazie wdrożenia uruchomienia konfiguratora wariantów, umożliwiającego dowolne zestawienie np. kompletu kuchennego dla klienta z dostępnych elementów. FORTE wykorzystywało w tym celu niemieckie, autorskie oprogramowanie. Przedstawiciele firmy oglądali podobne rozwiązania w niemieckich fabrykach stosujących SAP R/3, nigdzie jednak taki moduł nie został stworzony przez SAP, ale przez zewnętrzną firmę jako dodatkowy program. "Nam ze standardu R/3 udało się pozyskać pożądaną funkcjonalność. Konfigurator wariantów wdrożyliśmy jako pierwsi w Polsce" - stwierdza Andrzej Korzeb.

Nie zakładano również wdrożenia w pierwszej fazie modułu kontrolingu wewnętrznego, planowano jedynie uruchomienie programów umożliwiających tworzenie sprawozdań na potrzeby instytucji zewnętrznych, giełdy czy urzędu skarbowego. Okazało się, że tempo wdrożenia wpłynęło na uruchomienie modułów umożliwiających obserwację kosztów w czasie rzeczywistym, wykrywanie centrów zysku i śledzenie na bieżąco struktury kosztów. Dokonano również pierwszych przymiarek do modułu zarządzania jakością. "Prace postępowały bardzo szybko. Nie chcieliśmy ich przerywać, dlatego zdecydowaliśmy się na uruchomienie kolejnych podzespołów wdrożeniowych" - mówi Andrzej Korzeb.

Wszyscy na start

Produktywny start systemu SAP R/3 nastąpił 1 stycznia 1999 r. Przez pierwsze trzy tygodnie stycznia czyszczono i uzupełniano bazy danych przeniesionych z poprzedniego systemu. "BPCS nie pokrywał całego obszaru działalności przedsiębiorstwa, nie rejestrował wszystkich danych o stanie magazynów czy dostawcach. Tymczasem R/3 jest bardzo wymagający pod względem wprowadzania i kontroli danych. Pomijając pewne braki, czekał nas transport danych w postaci kilkuset tysięcy pozycji" - mówi Andrzej Korzeb. System zainstalowano w pięciu lokalizacjach w Polsce i jednej w Niemczech, łącznie korzysta z niego ok. 400 użytkowników. Obejmuje on następujące obszary: planowanie produkcji, sprzedaż i dystrybucję, finanse i księgowość, kontroling, gospodarkę materiałową oraz obsługę dokumentacji celnej. Moduł obsługi dokumentów celnych (ODC) został stworzony przez partnera SAP w Polsce, poznańską firmę Business Consulting Center. Dane znajdujące się w systemie R/3 wprowadzane są do ODC automatycznie. W styczniu 2000 r. planowane jest uruchomienie kolejnych modułów: zarządzania skarbcem, płynnością finansową i środkami trwałymi, zarządzania zasobami ludzkimi, kontroli jakości oraz system informowania kierownictwa. "Szczególnie interesujący jest moduł kadrowo-płacowy, umożliwiający planowanie i monitorowanie programu szkoleń, prowadzenie polityki planowania zasobów ludzkich. Chcemy zintegrować zarządzanie zasobami ludzkimi z zarządzaniem technologią i umożliwić obserwowanie kosztów związanych z pracochłonnością procesu pracy w czasie rzeczywistym." - twierdzi Andrzej Korzeb.

Jeszcze przed rozpoczęciem planowanego wdrożenia zarząd sprecyzował cele, które zamierzał osiągnąć w wyniku wdrożenia. Podstawowymi zadaniami było obniżenie stanów magazynowych, skrócenie czasu realizacji zamówienia i obniżenie poziomu reklamacji.

"Wdrożenie systemu informatycznego daje nam przede wszystkim większą pewność trafności podejmowanych decyzji. Jeśli informacje stanowiące podstawę podejmowania decyzji pochodzą z bardzo różnych źródeł i mają zupełnie różną postać - znacznie zwiększa się ryzyko popełnienia błędu. Z SAP R/3 otrzymujemy informację ustandaryzowaną" - mówi Andrzej Korzeb. System pozwolił na obserwację firmy w czasie rzeczywistym, a przez to na lepsze planowanie produkcji i możliwość dokonywania wcześniejszych korekt. Jednocześnie tam, gdzie procesy są porównywalne i można dokonać zestawienia odpowiednich wartości liczbowych, powstało coś na kształt wewnętrznej konkurencji. Możliwość porównania kosztów prowadzi do sytuacji, w której przedstawiciel jednej fabryki nie musi dokonywać zakupów u kolegi z drugiej, jeśli korzystniejsze jest nabycie określonego produktu w firmie zewnętrznej. Lepiej można również określić koszt wyprodukowania serii o określonej długości i ręcznego przestawienia maszyn. "Wiemy na czym stoimy. Dzięki temu możemy zupełnie inaczej negocjować z naszymi odbiorcami" - uważa Andrzej Korzeb.

"Zwiększyła się prędkość przepływu informacji w firmie. Dzięki temu możemy lepiej obsługiwać klientów, udzielać im rzetelnej, wiarygodnej informacji na temat przebiegu i stanu realizacji ich zamówienia" - twierdzi Maciej Formanowicz.

I co dalej?

Dalsze plany informatyzacji FORTE związane są z podłączeniem do sieci korporacyjnej 17 firmowych salonów meblowych oraz uruchomieniem elektronicznej wymiany danych EDI z dostawcami i odbiorcami. "Chcielibyśmy, by stało się możliwe przesyłanie zamówień i faktur drogą elektroniczną. Jesteśmy na to gotowi, podobnie jak nasi odbiorcy zagraniczni. Niestety, większość odbiorców i dostawców krajowych nie jest jeszcze do tego przygotowana technologicznie, finansowo i organizacyjnie" - mówi Maciej Formanowicz. "Zamierzamy włączyć FORTE do gospodarki globalnej. To nie tylko kwestia przyjmowania zleceń przez Internet czy tworzenia dokumentacji w formie elektronicznej, ale również integracji z systemami informatycznymi dostawców i odbiorców tak, by możliwe było automatyczne wysłanie brakujących materiałów do produkcji czy uzupełnienie oferty sklepu meblowego" - stwierdza Andrzej Korzeb. W dalszej perspektywie FORTE planuje uruchomienie sprzedaży detalicznej mebli przez Internet oraz udostępnienie oprogramowania graficznego, pozwalającego na samodzielne zaprojektowanie przez klienta dowolnej aranżacji meblowej przy wykorzystaniu sieci.