Wiedza z doświadczenia

FORTE w kwietniu 1998 r. zdecydowało się na wdrożenie systemu SAP R/3, przyjmując bardzo krótki, 8-miesięczny termin wdrożenia. "Impuls wyszedł od zarządu, zresztą to właśnie zarząd powinien nadawać informatyce kierunek rozwoju. Dla tego wdrożenia przyjęliśmy priorytet w naszych pracach i nakładach inwestycyjnych. Bardzo wierzyliśmy we własne siły" - stwierdza Andrzej Korzeb. Przy wyborze systemu decydujące znaczenie miało wsparcie systemu w Polsce w postaci odpowiedniej liczby konsultantów i stopnia dostosowania systemu do polskich warunków. FORTE nie chciało zmagać się z podobnymi problemami jak przy BPCS. Istotne znaczenie miała również posiadana platforma sprzętowa - komputer AS/400, na którym działało już niemieckie oprogramowanie, wspomagające proces projektowania kuchni.

"Zanim przedsiębiorstwo rozpocznie wdrożenie, musi stworzyć własny schemat funkcjonowania, uporządkować procedury organizacyjne. Nam bardzo pomogły prace związane z uzyskaniem certyfikatu ISO 9001, które rozpoczęto już w 1993 r. Istotne było również wcześniejsze wdrożenie systemu BPCS, które również wymagało organizacyjnego uporządkowania przedsiębiorstwa" - mówi Maciej Formanowicz.

FORTE nie zamierzało dzielić wdrożenia na wiele etapów. "Chcieliśmy wdrażać wszystkie moduły jednocześnie. Pozwoliło to na uniknięcie sytuacji, w której reszta systemu będzie dostosowywana do modułu, wdrożonego jako pierwszy. Ponadto przyznaliśmy priorytet produkcji, uznając, że stanowi ona podstawę naszej działalności. Jednocześnie wdrażanie wszystkich modułów w tym samym czasie pozwoliło na stworzenie pewnej wizji, zaangażowanie wszystkich pracowników w jednym projekcie" - twierdzi Andrzej Korzeb.

Dogadać się z partnerem

Jako koordynatora wdrożenia zaangażowano firmę IBM. Zdaniem przedstawicieli FORTE, o tym wyborze zadecydowała jej metodyka wdrażania systemu i możliwości poruszania się po rynku informatycznym. FORTE zabezpieczyło się jednak przed możliwością niepowodzenia, zamawiając audyt konsultantów SAP przy każdym "kroku milowym". "Było to bardzo istotne nie tylko ze względu na możliwość dokonywania korekt na bieżąco, ale również zdyscyplinowania pracowników naszych i firmy IBM, wymuszenie terminowego uruchamiania kolejnych części systemu wraz z pełną dokumentacją" - mówi Andrzej Korzeb.

Przez okres wdrożenia były organizowane szkolenia dla pracowników. "Początkowo IBM podszedł do nas standardowo. Konsultanci zamierzali przekazać nam określoną wiedzę, ale to my chcieliśmy narzucać, czego konkretnie chcemy się nauczyć. Pracownicy bardzo starannie przygotowywali się do kolejnych szkoleń, pracując wcześniej z testowymi wersjami systemu. Nie zmarnowaliśmy żadnej godziny poświęconej nam przez konsultantów, zadając konkretne pytania i rozwiązując powstające problemy, a nie tylko oglądając ogólne prezentacje" - twierdzi Andrzej Korzeb. Jego zdaniem, efektywne wykorzystanie szkoleń było jednym z czynników, który pozwolił FORTE na zaplanowanie i dotrzymanie tak krótkiego terminu wdrożenia.

Wdrożeniem kierował trzyosobowy Komitet Sterujący, do którego weszły osoby z kierownictwa firm IBM i SAP oraz Andrzej Korzeba ze strony FORTE. Komitet otrzymał kompetencje umożliwiające szybkie podejmowanie decyzji w przypadku wątpliwości. Szefem wdrożenia został kierownik działu informatyki Jarosław Sobotka. Za kolejne etapy byli odpowiedzialni liderzy w poszczególnych obszarach wdrożenia - użytkownicy pracujący w działach produkcji, sprzedaży itd. Każdy lider formował własny, 4-5-osobowy zespół, dodatkowo wspierany przez jednego pracownika działu informatyki. Stopniowo wiedza była przekazywana innym użytkownikom, zespoły liderów powiększały się o następnych członków, w wewnętrznych szkoleniach brali udział kolejni pracownicy. "Wydaje się nam, że przyjęta metoda wdrożeń w zespołach liderów i stopniowego przekazywania wiedzy kolejnym użytkownikom była bardzo dobra. Niedawno z firmy odszedł lider jednego z obszarów. Nie wpłynęło to jednak w żaden sposób na wykorzystanie systemu, jego obowiązki bezboleśnie przejęli inni pracownicy" - mówi Andrzej Korzeb. Ponadto powstał Zespół ds. Integracji, Migracji Danych i Konfiguracji Sprzętu. Przed etapem całkowitego wdrożenia na każdym obszarze były uruchamiane systemy prototypowe.