Idea ECR szybko przeniosła się do Europy Zachodniej, gdzie zyskuje coraz więcej zwolenników. Powstała Europejska Rada ECR (European ECR Board), obejmująca największe przedsiębiorstwa zaangażowane w jej wdrażanie oraz firmy konsultingowe. Rada wspiera rozwój Efektywnej Obsługi Konsumenta w Europie. Już w drugiej połowie lutego tego roku ma powstać, przy ILiM w Poznaniu, Klub ECR Polska, który będzie promować tę strategię wśród polskich firm.

Tylko wygrani

ECR jest strategią przynoszącą korzyści wszystkim uczestnikom porozumienia (wygrany-wygrany), co różni ją od wielu aliansów, w których zazwyczaj tylko część współpracujących ze sobą stron uzyskuje długookresowe efekty wyraźnie lepsze niż dotychczas (wygrany-przegrany). W przypadku Efektywnej Obsługi Konsumenta oszczędności zachodnioeuropejskich firm branży spożywczej z tytułu redukcji kosztów i dostosowania ofert do popytu szacuje się łącznie na 33 mld USD. Znaczna część tej sumy zostanie odzwierciedlona w obniżce cen detalicznych, ponieważ w sektorze artykułów spożywczych jest duża konkurencja i dążenie do zmniejszania marży zysku. Toteż ostateczny konsument również korzysta z wprowadzenia ECR. Oprócz niższej ceny kupowane przez niego produkty odznaczają się lepszą jakością, świeżością i różnorodnością.

Bez kodów stop

Aby można było efektywnie monitorować popyt, wszystkie oferowane towary muszą być oznakowane kodami kreskowymi, za pomocą których zapisany jest na opakowaniu tzw. numer EAN (European Article Number). Kody kreskowe wskazują jednoznacznie na konkretny artykuł. Butelki o pojemnościach 0,33 i 0,5 litra, zawierające taką samą colę, będą miały różne numery EAN. "Nawet umieszczenie podczas świątecznej promocji wizerunku Świętego Mikołaja na nie zmienionej pod żadnym innym względem butelce spowoduje przypisanie takiemu artykułowi innego kodu" - mówi Elżbieta Hałas. Tak dokładne rozróżnienie znacznie ułatwia sprawdzanie, jaką popularnością wśród konsumentów cieszą się poszczególne produkty. Wyłączność na przyznawanie firmom numerów EAN ma w Polsce krajowy przedstawiciel organizacji EAN International, czyli Centrum Kodów Kreskowych w poznańskim ILiM. Powszechność stosowania kodów kreskowych jest już w naszym kraju dość duża, a ponadto wciąż rośnie. Elżbieta Hałas szacuje: "W tej chwili oznakowanych jest mniej więcej 70-80% produktów wytwarzanych w Polsce. Dynamika wzrostu tego wskaźnika jest imponująca - w 1993 r. było to tylko 25-30% artykułów". Istnieją więc podstawy do nadzorowania wielkości popytu. Oczywiście punkty sprzedaży detalicznej muszą być wyposażone w kasy z czytnikami, co jednak, przy rosnącej popularności nowoczesnych kas fiskalnych, nie jest już barierą nie do pokonania dla polskich sklepów.

Firmy łączcie się

Następnym etapem jest agregowanie i przesyłanie informacji do dostawcy. Wymagania sprzętowe są skromne. W prostych rozwiązaniach wystarczy komputer klasy PC, połączony z kasami i wyposażony w modem. Podobną instalację ma dostawca. Specjalistyczne oprogramowanie komunikacyjne pozwala przesyłać informacje w specjalnie stworzonym standardzie EANCOM (EAN-COMmunications). Wykorzystuje się tu systemy elektronicznej wymiany danych (EDI), działające na bazie publicznej sieci telekomunikacyjnej lub łączy.

Firma już na początku ocenia, jak zaawansowany system chce wdrożyć. Zależy to od poziomu złożoności komunikatów, jakie mają być przesyłane za jego pomocą, liczby kontrahentów, z jaką dane przedsiębiorstwo zamierza się kontaktować, oraz częstotliwości tych kontaktów. Oprogramowanie obsługujące elektroniczną wymianę danych kosztuje ok. 1 tys. USD za najprostszy system (do przekazywania podstawowych komunikatów, np. zamówienie i awizo wysyłki, do jednego dostawcy/ klienta), do 3-4 tys. USD za system umożliwiający komunikowanie się z większą liczbą partnerów handlowych. W tym ostatnim przypadku jest ono bogatsze również jeśli chodzi o treść wiadomości i zapytań. Standard EANCOM, funkcjonujący w zgodzie z UN/EDIFACT (zasadami ONZ, dotyczącymi EDI dla administracji, handlu i transportu), określa wiele rodzajów komunikatów stosowanych w kontaktach dostawca-klient. Podaje również dokładne instrukcje wyznaczające sposób konstruowania i przesyłania wiadomości przez oprogramowanie komunikacyjne. Wraz ze wzrostem technicznego zaawansowania systemu EDI, obejmuje on coraz więcej funkcji w łańcuchu dostaw - od producenta do detalisty.

Oprócz kosztów uruchomienia systemu obsługującego elektroniczną wymianę danych, firmy z pewnością będą brać pod uwagę fundusze, jakie muszą przeznaczyć na jego bieżącą eksploatację. Są to wydatki rzędu 150-400 zł miesięcznie, w zależności od częstotliwości połączeń i długości komunikatów. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa można bez trudności rozbudowywać system EDI, ponieważ aplikacje go obsługujące mają elastyczną, modułową budowę. Nie sposób samemu ocenić, jaki system powinna wdrożyć konkretna firma. Elżbieta Hałas z CKK-ILiM przekonuje: "Z każdym partnerem trzeba ustalić, jakie komunikaty będą przesyłane, jak często, czy będzie wykorzystana publiczna sieć telekomunikacyjna, czy też partnerzy skorzystają z usług wyspecjalizowanych operatorów i sieci pakietowych".

Trochę kultury

Pomyłką byłoby jednak twierdzenie, że gdy zastosuje się kody kreskowe, wyposaży punkty sprzedaży w odpowiednie systemy komputerowe, a następnie połączy się je z dostawcami, to można będzie mówić o stworzeniu ECR.

Podstawowym czynnikiem warunkującym powodzenie jest zmiana nastawienia menedżerów wszystkich firm - ogniw łańcucha dostaw. ECR wiąże się z ograniczeniem suwerenności pojedynczych przedsiębiorstw. Nie mają one już pełnej kontroli nad zamówieniami. Przesyłane do dostawców raporty o sprzedaży wyrażają przecież chęć otrzymania kolejnych partii produktu. Pośrednicy i producenci wysyłają towary na podstawie prognoz sprzedaży w zbliżającym się okresie, sporządzanych na bazie otrzymanych raportów. Często stosowane jest cotygodniowe planowanie popytu, sprzedaży i produkcji. Udaje się wtedy drastycznie ograniczyć potrzebę utrzymywania zapasów produktów przez producentów, a także potrzebę składowania u pośredników. Korzyści są zachęcające, ale czy kierownicy sklepów i hurtowni zechcą udostępnić tak ważne informacje, jak bieżąca wielkość sprzedaży i struktura popytu innemu przedsiębiorstwu? Ireneusz Fechner, zajmujący się Efektywną Obsługą Konsumenta w ILiM, przekonuje, że upieranie się przy całkowitej niezależności już jest drogie, a jego koszt będzie się wciąż zwiększał: "Istnieje wybór między tradycyjnie rozumianą suwerennością firmy a efektywnością jej działania. Trzeba wyzbywać się części suwerenności, jeżeli zyskuje się większą pewność działania na rynku. Podstawowa przeszkoda, stojąca na drodze rozwoju ECR w Polsce, tkwi w myśleniu ludzi. Suwerenność jest często prawdziwą kulą u nogi, szczególnie w przypadku przeprowadzania restrukturyzacji wymagającej nowych umiejętności".