Od Baana do własnych systemów

Dziś infrastruktura informatyczna spółki VOS Logistics to cztery główne systemy: system Baan, SWIP, Elektroniczny System Obiegu Dokumentów ESOD oraz aplikacja CRM. Wymiana danych pomiędzy nimi odbywa się w trybie online, bez konieczności importu plików.

Jedynym miejscem, gdzie jest inaczej, jest dział kadr. Ze względu na poufność danych o wynagrodzeniach w kadrach działa wyodrębniony system, który co miesiąc generuje pliki wrzucane na odpowiednie konta w systemie finansowo-księgowym.

Jednym z pierwszych systemów wdrożonych w spółce był pakiet Baan. Najpierw wdrożono moduł finansowo-księgowy (w rekordowo krótkim czasie - poniżej 30 dni), zaraz po tym przystąpiono do wdrożenia modułu transportowego - najważniejszego z punktu widzenia biznesu spedytorskiego. O wyborze tego rozwiązania zadecydowały przede wszystkim stosunkowo korzystna cena oraz fakt, że gwarantował dobrą integrację z modułem transportowym. Potem wdrożono moduły zakupów i sprzedaży oraz gospodarki magazynowej.

Niestety, błyskawiczny rozwój firmy, która w latach 1999-2001 r. rosła w tempie kilkudziesięciu procent rocznie, szybko obnażył braki istniejącego systemu wspomagającego zarządzanie taborem. To problem typowy dla spółek spedycyjnych. Moduły logistyczne i dystrybucyjne systemów MRP II/ERP są projektowane przede wszystkim z myślą o przedsiębiorstwach produkcyjnych, w których obrót towarami odbywa się na podstawie innych dokumentów, na ogół po ustalonych wcześniej trasach. Znacznie mniejsze są liczba i skala prowadzonych operacji. W związku z tym niektóre z rozwiązań przyjętych w systemach ERP są po prostu niepraktyczne. Wprowadzanie danych na temat zleceń zajmuje zbyt wiele czasu.

Moduły logistyczne nie mają również pewnych funkcji umożliwiających śledzenie transportu. Oczywiście, zawsze można przemodelować część procesów, tak aby przystawały do realiów biznesu spedycyjnego. To jednak wymaga czasu i sporych nakładów. Dlatego też prawie wszystkie firmy spedycyjno-logistyczne korzystają ze specjalizowanych rozwiązań.

Do wyboru mają dwa rozwiązania: wdrożenie któregoś z zagranicznych systemów wspomagających planowanie i nadzór transportu (np. DCS iLogistics używany przez kilku największych spedytorów w naszym kraju) albo własnego rozwiązania. Euroad poszedł drugą drogą. W ciągu kilku miesięcy dział informatyki we współpracy z działem spedycji Euroad zbudowały SWIP (System Wyszukiwania i Planowania Pojazdów), w technologiach Microsoftu (Active Server Pages; serwer Microsoft IIS 5 na platformie Windows 2000 Server, baza danych SQL Server 2000).

Spedycja po swojemu

System wspomaga planowanie spedycji od momentu otrzymania zlecenia do dostarczenia towaru. Zlecenia można składać zarówno telefonicznie, jak i za pomocą faksu oraz poczty elektronicznej. Najwięksi klienci VOS Logistics Polska mogą również składać zlecenia za pomocą EDI (UN/EDIFACT). Istnieje też możliwość składania zleceń poprzez WebEDI (jeden z modułów SWIP/CRM).

Po otrzymaniu zlecenia spedytor wybiera pojazd, który mógłby je zrealizować najszybciej. W bazie danych ma wszystkie informacje o planowanych i wykonywanych zleceniach. System wspomaga spedytora, umożliwiając mu wyszukiwanie ciężarówek z uwzględnieniem daty, czasu i miejsca załadunku. Pokazuje również, który pojazd jest najbliżej planowanego miejsca załadunku. Do identyfikacji wykorzystano kody pocztowe. System szuka samochodów w obszarze kodu miejsca załadunku i w jego okolicach, aż do momentu, gdy znajdzie pojazd gotów do przyjęcia ładunku.

Jeszcze w trakcie korzystania z modułu transportowego Baan decyzja o tym, który pojazd ma pojechać po zlecenie, była podejmowana przez spedytora na podstawie jego zazwyczaj niepełnej wiedzy o dostępnym taborze.

To utrudniało nadzór nad zleceniami. Zmuszało do prowadzenia sztucznego podziału pojazdów na podgrupy zarządzane przez jednego spedytora. Został on zlikwidowany wraz z wdrożeniem nowego systemu. Dziś każdy spedytor ma równy dostęp do informacji o zleceniach i pojazdach i na równych prawach może podejmować decyzje dotyczące ich realizacji.