Jedno miejsce, wszystkie dane

Do pełnej integracji systemu wspomagającego planowanie transportu z systemem finansowo-księgowym, a także elektronicznym systemem obiegu dokumentów, była konieczna migracja z bazy danych T-Base na IBM DB/2. Jak podkreślają informatycy z VOS Logistics, to jeden z nielicznych przykładów takiej operacji zrealizowanych w naszym kraju. Dzięki temu udało się stworzyć w pełni zintegrowane środowisko aplikacyjne, na które, oprócz modułów: finansowo-księgowego, zakupów i sprzedaży oraz gospodarki magazynowej systemu Baan i aplikacji SWIP, składają się systemy: elektronicznego obiegu dokumentów (ESOD) oraz CRM wraz z funkcjami wspomagającymi windykację. Dostęp do tych aplikacji jest realizowany za pomocą portalu korporacyjnego. Każdy pracownik ma określony zestaw funkcji, z których korzysta. Oprócz zarządzania spedycją, kontroli nad realizacją zleceń i płatnościami, może zgłosić problem związany z funkcjonowaniem infrastruktury do działu IT, zarezerwować salę konferencyjną lub rzutnik, a nawet wziąć udział w wewnętrznej aukcji samochodów i sprzętu komputerowego, które firma sprzedaje użytkownikom po wygaśnięciu umowy leasingowej.

Integracja systemów do planowania spedycji i systemu elektronicznego obiegu dokumentów ułatwiła dostęp do dokumentów przewozowych. Wszystkie w momencie dojścia do firmy są skanowane i wrzucane do tzw. wirtualnych teczek. Dzięki temu pracownicy mają łatwy dostęp do informacji związanych ze zleceniem, co przyspiesza wystawienie faktury za przewóz, a to z kolei oznacza wymierne korzyści finansowe. Przyspieszenie wystawiania faktury o 2, 3 dni pozwoliło spółce na uzyskanie dodatkowych 150 tys. zł zysku rocznie.

Portal tak wrósł w firmę, że - jak przyznają pracownicy VOS Logistics - dziś trudno sobie wyobrazić jej funkcjonowanie bez stałego dostępu do niego. Właśnie tam są publikowane wszelkie dane związane z korporacją. Dzięki temu, że wszyscy korzystają z jednej aplikacji można łatwo sprawdzić praktycznie wszystkie działania podejmowane przez personel.

SWIP kontra Lovos

Z uznaniem o portalu wypowiadali się także przedstawiciele centrali VOS Logistics. Jak mówi Arkadiusz Glinka, istnieją duże szanse, że podobne rozwiązanie zostanie zaimplementowane w całej grupie VOS Logistics. "Po wizycie w centrali firmy wszyscy zdaliśmy sobie sprawę z tego, że powinniśmy być dumni z naszych rozwiązań informatycznych i organizacyjnych, a już na pewno nie powinniśmy się ich wstydzić" - mówi Arkadiusz Glinka. Zanim to jednak nastąpi, polski oddział czeka migracja do nowego systemu wspomagającego zarządzanie taborem. Zdaniem polskich informatyków będzie to zapewne rozwiązanie, które połączy najlepsze cechy SWIP i systemu Lovos, używanego przez pozostałe spółki grupy. Prawdopodobnie zostanie również wymieniony system finansowo-księgowy. Moduł Baan będzie zastąpiony systemem CODA, z którego korzystają wszystkie spółki grupy.

Mimo zbliżających się nieuchronnie rozstrzygnięć, informatycy z VOS Logistics Polska nadal pracują nad udoskonaleniami systemu, szukając takich rozwiązań, które będą niosły kolejne oszczędności. W najbliższych planach działu IT jest wdrożenie komunikatorów internetowych, a także zastąpienie tradycyjnej telefonii rozwiązaniami opartymi na Voice over IP. W przypadku biznesu spedycyjnego, gdzie wszystko opiera się na niskich marżach, każda redukcja kosztów jest na wagę złota.