Dla każdego inne narzędzie

O przydatności aplikacji wspierającej zarządzanie procesami nie decyduje liczba posiadanych przez nią funkcjonalności, lecz ich zgodność z potrzebami organizacji.

Czytaj też:

Serwis Procesowcy.pl opublikował w styczniu wyniki swojego drugiego (po badaniu dojrzałości procesowej polskich organizacji) przedsięwzięcia badawczego. Tym razem porównano funkcjonalności dostępnych na polskim rynku narzędzi do modelowania procesów biznesowych oraz narzędzi wspierających zarządzanie procesami.

Raport stanowiący podsumowanie badania jest kierowany głównie do organizacji stojących przed wyborem aplikacji tej klasy. Syntetyczne porównanie funkcjonalności ułatwia wstępną selekcję dostawców wydających się spełniać najlepiej oczekiwania potencjalnych klientów. Należy jednak podkreślić, że raport nie jest rankingiem i nie należy automatycznie traktować aplikacji, która ma największą liczbę zdefiniowanych w ramach badania funkcjonalności, jako narzędzia najlepiej spełniającego wymagania każdej organizacji. Wszystko zależy od potrzeb i możliwości, jakimi dysponuje potencjalny klient.

Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji związanych z wyborem narzędzia należy przede wszystkim koncepcyjnie włączyć potencjalną aplikację w strategię wdrożenia i utrzymywania szeroko rozumianego systemu zarządzania procesami biznesowymi. Użytkownicy planujący wykorzystać oprogramowanie jedynie do graficznego tworzenia map procesów będą skupiać się na innych cechach niż użytkownicy nastawiający się na wykorzystanie narzędzia do głębokiej analizy procesów i wsparcia ich realizacji. Nierozsądne i nieefektywne byłoby odwoływanie się przez te dwie przykładowe grupy potencjalnych użytkowników do pełnej, obejmującej ponad 300 pozycji, listy funkcjonalności, zawartej w przygotowanym raporcie. Każda organizacja powinna dostosować przygotowany materiał do swoich precyzyjnie zdefiniowanych potrzeb. Co więcej, poza dostosowaniem listy porównywanych funkcjonalności sugerowane jest nadanie im odpowiednich wag - podejście takie ma zapobiec sytuacjom, w których preferowane jest rozwiązanie spełniające większą liczbę wymagań, ale pozbawione kilku krytycznych dla danej organizacji funkcjonalności.

Bazującą na przygotowanych wymaganiach analizę wstępnych ofert warto wykorzystać do stworzenia short listy dostawców wydających się najlepiej spełniać oczekiwania. Wstępnie wyselekcjonowane firmy dobrze jest zaprosić na przygotowane w standardowy sposób prezentacje, podczas których potencjalni użytkownicy są w stanie zaobserwować niuanse różniące od siebie poszczególne funkcjonalności - na przykład czas wykonania w różnych narzędziach tych samych operacji. Po porównaniu funkcjonalności należy skupić się na aspektach pozafunkcjonalnych, takich jak: cena licencji, cena usług wdrożeniowych, cena usług utrzymaniowych, cena niezbędnej infrastruktury, wydajność.

Ostateczny wybór aplikacji powinien być wypadkową stopnia spełnienia wymagań funkcjonalnych i wspomnianych aspektów pozafunkcjonalnych - proporcje między tymi obszarami zależą od priorytetów i możliwości poszczególnych organizacji. Wykorzystana podczas preselekcji lista funkcjonalności powinna stanowić załącznik do umowy z wybranym dostawcą i podczas wdrożenia stanowić podstawę do odbioru prac.