Od mapowania do zarządzania

Raport przygotowany w ramach działalności serwisu Procesowcy.pl ma pomóc firmom w kluczowym momencie procesu wyboru narzędzia - podczas definiowania wymagań funkcjonalnych. Zebrane w raporcie potencjalne funkcjonalności podzielone zostały na cztery podstawowe obszary: mapowanie/modelowanie procesów, publikacja, analiza procesów, zarządzanie procesami.

Pierwszy obszar (mapowanie/modelowanie) w dużym uogólnieniu skupia się na funkcjach umożliwiających graficzne odwzorowanie definiowanych procesów z wykorzystaniem szeregu notacji oraz tworzenie modeli poprzez przypisywanie danych i atrybutów do map procesów.

Publikacja to obszar funkcjonalności, dzięki którym użytkownicy są w stanie komunikować w organizacji definiowane procesy - między innymi poprzez wykorzystanie różnych formatów zapisu, udostępnianie plików w repozytoriach, możliwość pracy grupowej na modelach z repozytoriów.

Obszar analiza procesów obejmuje przede wszystkim cechy umożliwiające przeprowadzanie symulacji procesów na zdefiniowanych modelach oraz na wielowymiarową analizę danych uzyskanych podczas symulacji.

Zarządzanie procesami to zbiór potencjalnych funkcjonalności, które skupiają się głównie na mierzeniu przebiegów rzeczywistych procesów (na przykład poprzez import danych z systemów transakcyjnych) i odnoszeniu danych z pomiarów do zdefiniowanych dla poszczególnych procesów wskaźników (KPI - Key Performance Indicators) oraz na wsparciu realizacji procesów dzięki mechanizmom klasy workflow.

Rysowanie nie wystarczy

Wyniki porównania potwierdzają tezę, że proste narzędzia, służące wyłącznie do rysowania procesów, to już przeszłość. Większość dostawców biorących udział w porównaniu oferuje złożone aplikacje serwerowe, które umożliwiają wykorzystanie modeli procesów do prowadzenia szczegółowych analiz, ale przede wszystkim stanowią narzędzia do monitorowania procesów biznesowych poprzez ciągłe porównywanie automatycznie importowanych wyników z założeniami.

Aby nie zatracić równowagi, należy jednak pamiętać, że BPM (Business Process Management) to przede wszystkim zmiana postrzegania organizacji oraz zmiana mentalności i nawet najlepiej dobrane narzędzie informatyczne nie przesądzi o powodzeniu całości systemu.

Łukasz Tartanus jest członkiem zespołu serwisu Procesowcy.pl.