"Kiedyś wieloletni plan inwestycyjny miasta był tak naprawdę robiony dwa razy. Tworzył go wydział rozwoju miasta, a później my musieliśmy wpisywać go po raz drugi do budżetu. Teraz dane z planu inwestycyjnego są w systemie, możemy z nich korzystać i automatycznie zaciągać do budżetu" - podaje przykład Klaudia Kacprzyk. I dodaje, że w jednym miejscu jest teraz model, projekt, plan i wszelkie zmiany i informacje o wykonaniu budżetu. Dzięki temu biuro w prosty sposób może prognozować wydatki, co jest np. podpowiedzią dla skarbnika np. w zakresie sposobu finansowania działalności.

Biuro budżetu nie jest jedynym, którego praca uległa znaczącej zmianie dzięki systemowi. Podatki - to moduł systemu, na którego budowie poległo już nie jedno miasto. W Szczecinie on działa, przynosi wiele korzyści, a już realizowana jest rozbudowa systemu o moduł obsługi egzekucji administracyjnej. Dorota Brzozowska, dyrektor Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych UM Szczecina zwraca uwagę na to, że dzięki wdrożeniu ZSI-FK wszystkie dane dotyczące m.in. ewidencji ludności, nieruchomości, ewidencji gruntów i budynków są w jednym systemie. "To przekłada się na łatwiejszą weryfikację danych, eliminację ludzkiego błędu, szybkość pracy, większą wiarygodność" - wymienia. Jolanta Kopocińska, zajmująca się na co dzień sprawami podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego i od posiadania psów, pokazuje zaś, że w jej pracy niezwykle pomocne jest np. to, że nowy system jest zintegrowany z bazą ewidencji gruntów i budynków, dzięki czemu nie musi sprawdzać i spisywać danych z osobnej bazy. "Poza tym teraz wprowadzamy dane podatnika do systemu tylko raz. Wcześniej wprowadzało się je osobno do każdej ewidencji, które funkcjonowały w samodzielnych aplikacjach" - opowiada.

System daje też możliwości, dzięki którym minimalizuje się odsyłanie obywatela od pokoju do pokoju. Pracownik działu podatków ma bowiem wgląd w część księgową, w której widzi płatności podatnika i nie musi go odsyłać do koleżanki z innego piętra, tylko pewnych informacji może mu udzielić na bazie dostępnych mu w systemie, wiarygodnych danych.

Zająć się myśleniem

Są też korzyści bardziej wymierne, które widać chociażby na początku roku, kiedy urząd musi wydać w krótkim czasie decyzje podatnikom - osobom fizycznym płacącym podatek od nieruchomości. Kilka lat temu ich przygotowanie trwało 3 miesiące. Obecnie trwa... 2 tygodnie. I nie wiąże się to ze zwiększeniem nakładów finansowych na tę akcję. Jest to możliwe dzięki automatycznemu generowaniu decyzji, outsourcingowi wydruków masowych i kopertowania, uporządkowywaniu przesyłek z uwzględnieniem geolokalizacji. Wreszcie dzięki systemowi obsługi korespondencji, który zarządza przesyłkami.

Wdrożenie systemu umożliwia zachowanie ciągłości procesów, która - przy obecności systemów dziedzinowych - wymagała przepisywania wielu danych do kolejnych systemów przez pracowników różnych działów, których dotyczyła jedna sprawa. Teraz np. zamawiający tworzy w systemie specyfikację zamówienia, które widzi zaopatrzenie, dział kontrolingu ma w systemie możliwość zatwierdzenia zamówienia pod kątem zgodności z budżetem, księgowość własnej weryfikacji i działań, a magazyn wprowadzenia informacji o przyjęciu przedmiotu zamówienia. Wszystko dzieje się w jednym systemie, bez konieczności przepisywania danych, weryfikacji z danymi z innych systemów. Pracownicy mówią wprost - "Nie musimy już robić roboty głupiego, przepisywać ręcznie danych z jednej tabelki do drugiej. Możemy zająć się myśleniem".

Efekty wdrożenia widać więc już w poszczególnych działach. Sprawniejsze zarządzanie budżetem, szybsze załatwianie spraw np. związanych z podatkami i dochodami z mienia. Niebawem efekty wdrożenia będzie widać bezpośrednio w zarządzie miasta, który ma dostęp do panelu menedżerskiego. Z tego poziomu włodarze miasta będą mieli dostęp do najważniejszych z ich punktu widzenia danych, niezbędnych do szybkiego i efektywnego zarządzania miastem - informacji o podstawowych wskaźnikach opisujących stan finansów miasta czy stopnia realizacji poszczególnych zadań budżetowych.