By zarządzało się lepiej

Szczecin jako pierwsze miasto w Polsce tej wielkości ma zintegrowany system zarządzania finansami. Wszystko, aby władze mogły lepiej zarządzać. Efekty już widać.

Mieliśmy przestarzałe rozproszone i niewydolne systemy, które pracowały na pełną moc. Nie potrafiliśmy z jednego miejsca wygenerować informacji o mieście, podać zbiorczej informacji o osobie, firmie czy nieruchomości. W lipcu 2010 r. zakończyło się jednak produkcyjne uruchomienie systemu klasy ERP do zarządzania miastem.

Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki UM Szczecina

Pokój zastępcy dyrektora Biura Budżetu i Funduszy Pomocowych w Urzędzie Miasta Szczecin. Miasta z dochodami dochodzącymi do 1,5 mld zł, liczącego 400 tys. mieszkańców. Zastanawia brak wielkich szaf wypełnionych dokumentami i regałów pełnych segregatorów. Na biurku leży tylko gruba, tak na oko 500 stron, księga "Budżet Szczecina na 2010 rok". Jak się później okazuje, opracowanie zostało wygenerowane ze zintegrowanego systemu zarządzania miastem. "Kiedy dwa lata temu zaczynałam pracę w urzędzie, wdrożenie systemu dopiero się zaczynało. To, co utkwiło mi mocno w pamięci to widok koleżanek obłożonych kilkunastoma segregatorami, przepisujących dane z dokumentów do wielkiej tabeli w Excelu" - opowiada Klaudia Kacprzyk, z-ca dyrektora biura.

Zapanować nad pieniądzem

To problem w skali mikroorganizacji. Jakiś czas temu dotyczył on jednak całego urzędu i odbijał się na jakości zarządzania. "Mieliśmy przestarzałe, rozproszone i niewydolne systemy, które pracowały na pełną moc. Nie potrafiliśmy z jednego miejsca wygenerować informacji o mieście, podać zbiorczej informacji o osobie, firmie czy nieruchomości" - opowiada Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki. A to przekładało się na konkretne problemy zarządcze. Tak jak wtedy, gdy prezydent Szczecina spytał na naradzie, jak miasto może pomóc dużej firmie i padła propozycja, aby umorzyć jej należności. Odpowiedź na następne pytanie prezydenta - ile one wynoszą, przy ówczesnych, rozproszonych systemach nie była jednak tak łatwa do wydobycia i zajęła pracownikom urzędu kilka dni.

Teraz to kwestia chwili. W lipcu 2010 r. zakończyło się bowiem produkcyjne uruchomienie systemu klasy ERP do zarządzania miastem, pierwszy etap wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania finansami miasta. Szczecin jest pierwszym, dużym miastem w Polsce, który wdrożył taki system we wszystkich kluczowych obszarach w aspekcie finansowym i majątkowym. System obejmuje moduły księgi głównej, finansów, rejestru umów, budżetowania i kontrolingu, środków trwałych, podatków i opłat lokalnych, dochodów z mienia, kadr i płac, obsługi funduszy unijnych, oświatowych, hurtowni danych oraz ewidencji kontrahentów i nieruchomości.

"To najważniejsze części systemu, które usprawniają zarządzanie finansami i zapanowanie nad przepływem pieniądza w mieście, co dla decydentów jest najważniejsze" - mówi Barbara Wojciechowska, kierownik projektu wdrożenia systemu ERP w UM Szczecin. Szczególnie kiedy mówimy o mieście, którego dochody oscylują wokół kwoty 1,42 mld zł, a wydatki 1,87 mld zł, o urzędzie w którym załatwia się ok. 450 tys. spraw rocznie, który rozlicza się z prawie 180 jednostkami oświaty, w którym obsługą zadań związanych z finansami zajmuje się 50% pracowników urzędu. O tym, jak zmieniła się praca i zarządzanie miastem w kluczowych obszarach najlepiej wiedzą pracownicy różnych działów.

Prognozować, analizować, kontrolować

Dla Biura Budżetu i Funduszy Pomocowych wdrożony system to zmiana jakości pracy, skrócenie ścieżki obiegu dokumentów i redukcja liczby tych dokumentów. To możliwość poświęcenia czasu na analizę, a nie wprowadzanie danych do tabel, to kontrola realizacji poszczególnych projektów składających się na budżet, które można teraz bez dodatkowego nakładu pracy prezentować decydentom tak jak tego wymagają.


TOP 200