By zarządzało się lepiej
- Monika Tomkiewicz,
- 28.09.2010
Szczecin jako pierwsze miasto w Polsce tej wielkości ma zintegrowany system zarządzania finansami. Wszystko, aby władze mogły lepiej zarządzać. Efekty już widać.
Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki UM Szczecina
Zapanować nad pieniądzem
To problem w skali mikroorganizacji. Jakiś czas temu dotyczył on jednak całego urzędu i odbijał się na jakości zarządzania. "Mieliśmy przestarzałe, rozproszone i niewydolne systemy, które pracowały na pełną moc. Nie potrafiliśmy z jednego miejsca wygenerować informacji o mieście, podać zbiorczej informacji o osobie, firmie czy nieruchomości" - opowiada Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki. A to przekładało się na konkretne problemy zarządcze. Tak jak wtedy, gdy prezydent Szczecina spytał na naradzie, jak miasto może pomóc dużej firmie i padła propozycja, aby umorzyć jej należności. Odpowiedź na następne pytanie prezydenta - ile one wynoszą, przy ówczesnych, rozproszonych systemach nie była jednak tak łatwa do wydobycia i zajęła pracownikom urzędu kilka dni.
Teraz to kwestia chwili. W lipcu 2010 r. zakończyło się bowiem produkcyjne uruchomienie systemu klasy ERP do zarządzania miastem, pierwszy etap wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania finansami miasta. Szczecin jest pierwszym, dużym miastem w Polsce, który wdrożył taki system we wszystkich kluczowych obszarach w aspekcie finansowym i majątkowym. System obejmuje moduły księgi głównej, finansów, rejestru umów, budżetowania i kontrolingu, środków trwałych, podatków i opłat lokalnych, dochodów z mienia, kadr i płac, obsługi funduszy unijnych, oświatowych, hurtowni danych oraz ewidencji kontrahentów i nieruchomości.
"To najważniejsze części systemu, które usprawniają zarządzanie finansami i zapanowanie nad przepływem pieniądza w mieście, co dla decydentów jest najważniejsze" - mówi Barbara Wojciechowska, kierownik projektu wdrożenia systemu ERP w UM Szczecin. Szczególnie kiedy mówimy o mieście, którego dochody oscylują wokół kwoty 1,42 mld zł, a wydatki 1,87 mld zł, o urzędzie w którym załatwia się ok. 450 tys. spraw rocznie, który rozlicza się z prawie 180 jednostkami oświaty, w którym obsługą zadań związanych z finansami zajmuje się 50% pracowników urzędu. O tym, jak zmieniła się praca i zarządzanie miastem w kluczowych obszarach najlepiej wiedzą pracownicy różnych działów.
Prognozować, analizować, kontrolować
Dla Biura Budżetu i Funduszy Pomocowych wdrożony system to zmiana jakości pracy, skrócenie ścieżki obiegu dokumentów i redukcja liczby tych dokumentów. To możliwość poświęcenia czasu na analizę, a nie wprowadzanie danych do tabel, to kontrola realizacji poszczególnych projektów składających się na budżet, które można teraz bez dodatkowego nakładu pracy prezentować decydentom tak jak tego wymagają.