Dostęp użytkowników do archiwum wiadomości

Jak wspomnieliśmy wcześniej. Możliwość wyszukiwania oraz wyciągania wiadomości z archiwum mają nie tylko administratorzy, ale również użytkownicy końcowi. Aby mogli mieć oni dostęp do zasobów archiwum konieczne jest utworzenie dla nich lokalnych użytkowników o odpowiednim poziomie dostępu lub, co z pewnością będzie preferowane w przedsiębiorstwach z uruchomionymi usługami katalogowymi, wykorzystanie autoryzacji przez LDAP.

Najszybszy i najłatwiejszy dostęp do wyszukiwania możliwy jest przez panel przeglądarki internetowej. Na danym koncie wyświetlić można jedynie wiadomości, do których jest dostęp do odczytu dla danego użytkownika, więc nie ma obawy nieautoryzowanego dostępu dla osób postronnych. Aby szybko znaleźć wiadomość wystarczy skorzystać z prostego wyszukiwania, natomiast opcja zaawansowana pozwala na zawężenie obszaru poszukiwań dzięki filtrom, które pozwalają na konstruowanie złożonych zapytań. Podstawą wyszukiwania są właściwości maili pozwalające na znalezienie każdej wiadomości. Kryterium wyszukiwania może być treść, adresy nadawców i odbiorców, typ załącznika oraz data. Strona z wynikami wyszukiwania wyświetla jedynie podstawowe informacje na temat wiadomości, czyli adres nadawcy i odbiorcy, temat, datę oraz wielkość. Zawartość można obejrzeć na jeden z dwóch sposobów. Klikając na wybranym mailu, co wyświetli jego treść w specjalnym wbudowanym oknie panelu lub po dwukrotnym kliknięciu, co pokaże treść w nowym, osobnym oknie przeglądarki. Dodatkowo znalezioną wiadomość można pobrać jako plik *.eml do przejrzenia w późniejszym czasie.

Co jednak w przypadku kiedy mamy do czynienia z kilkoma urządzeniami Barracuda Message Archiver w przedsiębiorstwie? Można wówczas skorzystać z usługi Federated Search, która umożliwia wykonanie pojedynczego zapytania na wielu urządzeniach Barracuda jednocześnie oraz na danych znajdujących się w usłudze Cloud. Takie podejście pozwala na porównanie zawartości każdego z systemów, a nie przeszukiwanie ich oddzielnie. Wyniki są wówczas łączone i trafiają do jednego interfejsu wyszukiwania. Funkcja Federated Search jest dostępna dla modeli Barracuda Message Archiver 450 oraz wyższych.

Oprócz wyszukiwania archiwalnych wiadomości przez interfejs webowy producent oferuje również alternatywne metody dostępu do danych, które znacznie ułatwiają wyszukiwanie i odzyskiwanie maili.

Dzięki dodatkowi do programu Microsoft Outlook możliwa jest obsługa archiwum znajdującego się na urządzeniach Barracuda Message Archiver. Użytkownik dostaje wygodne w użyciu narzędzie integrujące popularną aplikację pocztową, które w prosty sposób udostępnia zarchiwizowane elementy skrzynki serwera Exchange w tym pocztę, kalendarze i foldery prywatne. Oprócz tego dodatek realizuje dostęp do załączników bieżących wiadomości, które podlegają archiwizacji bezpośrednio z serwera Exchange.

Firma Barracuda Networks wspiera również użytkowników urządzeń mobilnych. Producent udostępnia aplikacje mobilne na urządzenia Apple (iPhone, iPod oraz IPad), a także na platformy pracujące pod kontrolą systemu Android. Mobilne wersje aplikacji realizujące dostęp do archiwum maili umożliwiają wyszukiwanie wiadomości w oparciu o zawartość, zakres dat, nadawcę oraz zawartość tematu, po czym istnieje możliwość ponownego wysłania na skrzynkę znalezionej wiadomości, odpowiedzi lub przekazania dalej.

Z poziomu urządzeń przenośnych możliwy jest nieograniczony dostęp spoza sieci firmowej do wiadomości email, które nie są już widoczne w bieżącej zawartości skrzynki pocztowej.

Do realizacji połączenia z poziomu urządzeń mobilnych Barracuda Message Archiver wykorzystuje bezpieczny protokół HTTPS.

W przypadku braku możliwości użycia urządzeń mobilnych bądź programu Microsoft Outlook, Barracuda Networks udostępnia także samodzielną aplikację na systemy Windows oraz Mac OS X. Po instalacji tego oprogramowania nie jest konieczne również logowanie się do interfejsu webowego w celu odnalezienia szukanej wiadomości, która została zarchiwizowana.

Prostota korzystania z dodatkowych narzędzi wyszukiwania w archiwum wiadomości sprawia, że niezmiernie łatwo znaleźć szukaną wiadomość bez względu na to, czy trzeba to zrobić z poziomu komputera wewnątrz sieci firmowej, czy może przebywając poza firmą używając urządzenia mobilnego. Natomiast dostępne filtry oraz funkcje dają możliwość szybkiego odnalezienia konkretnej informacji.