W przypadku, gdy funkcja journalingu nie jest dostępna na serwerze lub z innych powodów nie może zostać wykorzystana do archiwizacji poczty, można użyć dodatkowo urządzenia Barracuda Spam Firewall, które jest w stanie przechwycić wszystkie maile przychodzące i wychodzące z przedsiębiorstwa. W przypadku wiadomości przychodzących wykorzystuje się funkcję journalingu z poziomu urządzenia Barracuda Spam Firewall, natomiast dla wiadomości wychodzących konfiguruje się urządzenie Barracuda Message Archiver jako przekaźnik poczty (mail relay).

Odnosząc się do funkcji archiwizacji poczty przez urządzenia Barracuda Message Archiver trzeba również wspomnieć o dodatkowej funkcji, która pozwala znacznie oszczędzić miejsce na serwerach pocztowych przeznaczone na bieżące maile. Barracuda Message Archiver wykorzystuje mechanizm stubbingu, co zonacza, że przesyłane załączniki są usuwane z bazy Exchange i przechowywane tylko na rozwiązaniu Barracudy. Same wiadomości pozostają w bazie Exchange bez żadnych zmian i posiadają linki do właściwych załączników znajdujących się na dyskach archiwum. Umożliwia to zmniejszenie rozmiaru bazy Exchange oraz skrócenie okna backupu serwera pocztowego.

Konfigurację współpracy z serwerem pocztowym wykonuje się w karcie Mail Sources. W tym miejscu można ustawić archiwizację wiadomości dla serwerów MS Exchange, Novell GroupWise, jak również tych wykorzystujących journalingu do przechwytywania poczty. W razie konieczności administrator może też w tym miejscu ustawić opcje importu plików PST.

W celu zwiększenia bezpieczeństwa i wydajności podczas retencji danych przechowywanych na lokalnych dyskach urządzenia Barracuda Message Archiver istnieje możliwość wykorzystania do archiwizacji wiadomości usług w ramach modelu Cloud. Do dyspozycji są dwie opcje. Ustanowienie kopii lustrzanej archiwum oraz ustawienie polityki retencji wiadomości z lokalnego archiwum do przestrzeni w chmurze. W pierwszym przypadku ustawienie polityk powoduje, że wiadomości archiwizowane lokalnie przez urządzenie są automatycznie zapisywane również na dyskach w chmurze. Do tego określić można maksymalny czas ich przechowywania. Natomiast polityka retencji określa po jakim czasie lokalnego przechowywania w archiwum wiadomości mają zostać przeniesione do chmury.

Firma Barracuda Networks wyposażyła swoje urządzenia także w funkcje zwiększające wydajność, a przede wszystkim oszczędzające przestrzeń dyskową przeznaczoną na przechowywanie archiwum wiadomości. Wbudowane mechanizmy kompresji i deduplikacji pozwalają skutecznie zmniejszyć ilość miejsca potrzebnego na składowanie danych. Wpływa to na wydłużenie polityk retencji, co daje niższe koszty utrzymania. Należy wspomnieć, że deduplikacja wykonywana jest na poziomie pojedynczych wiadomości, zatem wykonuje się jedynie dla dwóch identycznych maili. Każda różnica w treści eliminuje wiadomości z możliwości wykorzystania tego mechanizmu.

To w jaki sposób archiwizowane są wiadomości oraz jak długo są przechowywane określone jest w konfiguracji polityk retencji. Określają one dokładnie jak długo poszczególne wiadomości mają być przechowywane w systemie oraz kiedy mogą zostać usunięte. Mechanizm zabezpieczeń zaimplementowany w Barracuda Message Archiver nie zezwala użytkownikom na usuwanie wiadomości, które zostały poddane archiwizacji. Taką możliwość posiadają jedynie administratorzy.

Oprócz polityk określających wygasanie wiadomości na podstawie daty, można utworzyć reguły retencji na podstawie różnych kryteriów wyszukiwania. Po określeniu odpowiednich filtrów system wyszukuje wygasające wiadomości na podstawie ich dopasowania do zestawu filtrów.